Medir, controlar y mejorar: indicadores en la gestión de proyectos

En los últimos años, las empresas están experimentando un proceso de cambios revolucionarios, pasando de una situación de protección regulada a entornos abiertos altamente competitivos. Esta situación, de transformaciones constantes del ambiente de negocio hace necesario que las empresas, para mantener e incrementar su participación de mercado en estas condiciones, deban tener claro la forma de cómo analizar y evaluar los procesos de su negocio.

La medición del desempeño puede ser definida generalmente, como una serie de acciones orientadas a medir, evaluar, ajustar y regular las actividades de una empresa. En el mundo de los negocios existe una infinidad de definiciones al respecto. Sin embargo, no es una tarea fácil dado que este concepto envuelve elementos físicos y lógicos, dependiendo de la visión del cuerpo gerencial, de la composición y estructura jerárquica y de los sistemas de soporte de la empresa. 

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Cuando nos referimos a indicador de gestión, hablamos de aquel dato que refleja cuáles fueron las consecuencias de acciones tomadas en el pasado en el marco de una organización. La idea es que estos indicadores permitan ayudarte a medir, controlar y mejorar el plan de acciones de la gestión de proyectos a tomar en el presente y en el futuro.

Es importante que los indicadores en la gestión de proyectos reflejen datos veraces y fiables, porque de lo contrario el análisis de la situación no será correcto. Por otra parte, si los indicadores son ambiguos o inexactos, la interpretación será complicada.

Lo que te permite generar indicadores en la gestión de proyectos es poder determinar si un proyecto o una organización son exitosos o si están cumpliendo con los objetivos. El líder de la organización es quien suele establecer los indicadores de gestión, que son utilizados de manera frecuente para evaluar desempeño y resultados.

¿Cuáles son las características de los indicadores de gestión de proyectos?

• Medios, instrumentos o mecanismos para evaluar hasta qué punto o en qué medida se están logrando los objetivos estratégicos.
• Representan una unidad de medida gerencial que permite evaluar el desempeño de una empresa frente a sus metas, objetivos y responsabilidades con los grupos de referencia.
• Producen información para analizar el desempeño de cualquier área de la organización y verificar el cumplimiento de los objetivos en términos de resultados.
• Detectan y prevén desviaciones en el logro de los objetivos.
• El análisis de los indicadores conlleva a generar alertas sobre la acción, no perder la dirección, bajo el supuesto de que la organización está perfectamente alineada con el plan.

¿Cómo generar indicadores de gestión de proyectos?

Si no se mide lo que se hace, no se puede controlar y si no se puede controlar, no se puede dirigir y si no se puede dirigir no se puede mejorar. Esto es sumamente importante si quieres lograr que tu proyecto se realice exitosamente porque podrás establecer plazos y costos, sabiendo si estos se cumplen o no, y cómo anticiparte a los riesgos o desviaciones entre lo planificado y lo que en verdad realizas en el tiempo previsto. 

En primer lugar, debes tener en cuenta los tres pilares de un proyecto. Estos son el alcance, el tiempo y los costos. El alcance determina el o los objetivos del proyecto, y constituye una de las instancias más importantes de la gestión. Poder medir el alcance del proyecto te permitirá evaluar el avance de las distintas actividades destinadas a cumplir el objetivo general.

El tiempo hace referencia a los plazos o periodos de tiempo establecidos para el proyecto y los costos el presupuesto requerido o planificado para la elaboración del mismo. Pero para que puedas medir estos procesos en función del tiempo y del costo, seleccionar los indicadores de gestión pertinentes te ayudará a controlar mejor el trayecto del proyecto con sus posibles riesgos, ya sea en retrasos o aumento en los costos. 

Indicadores de gestión básicos que puedes implementar para medir, controlar y mejorar tu proyecto

• Indicadores de avance del objetivo: estos indicadores medirán el porcentaje de avance del objetivo general del proyecto (alcance). Estos indicadores te ayudarán a establecer parámetros comparativos en el avance de las tareas orientadas a hacer cumplir el objetivo. De este objetivo general se desprenden otros objetivos secundarios que lo complementan y alimentan, a fin de que en cada avance cada vez más tareas estén realizadas, es decir, los objetivos o metas menores estén cumplidos.  
• Indicadores de tiempo (a corto y largo plazo): al igual que los indicadores de avance, los indicadores de tiempo miden la relación entre el plazo previsto y el plazo real, a fin de que se establezca la diferencia de tiempo que produce que un proyecto se retrase. Por ejemplo, si un proyecto estaba previsto realizarse en un año y claramente pasa el año y el proyecto aún no se concluye, ese periodo de más indicará las dificultades que se manifestaron durante el proceso para evaluar formas de mejorar esos plazos y evitar mayores retrasos.
• Indicadores de presupuesto: del mismo modo que con los indicadores de tiempo y alcance, estos indicadores te ayudarán a identificar las fugas del presupuesto real en comparación con el presupuesto previsto. Si tuviste un retraso en los plazos de un proyecto, es más que probable que los costos sean mayores a los previstos precisamente por ese tiempo postergado. 
• Indicadores predictivos: señalan y anticipan los posibles obstáculos que pueden aparecer durante los procesos. Esto te permitirá adelantarte a que las cosas ocurran, quizá no evitarlas, pero al menos podrás implementar medidas de contingencia para atemperar los efectos de dichos obstáculos. 
• Indicadores de eficacia y de eficiencia: la eficacia analiza si los resultados deseados se generaron, mientras que la eficiencia indica la medida en que el tiempo, el esfuerzo o el costo se emplean adecuadamente para obtener los resultados deseados.

No existe una regla definida en cuanto a determinar cuáles serán los mejores indicadores en la gestión de proyectos, ya que depende mucho del alcance de los objetivos (qué tan ambiciosos pueden ser), del tipo de organización, el equipo de colaboradores que te respalda, las tecnologías y presupuestos que manejas, entre otros factores influyentes. 

Pero con esta guía puedes facilitar tus tareas de gestión de proyectos profundizando en aquellas instancias indefinidas o problemáticas, cuyas desviaciones (es muy factible que aparezcan en las tareas que no fueron debidamente planificadas), a fin de que obtengas un mayor control de estos procesos y una mejora en los resultados, así como en la optimización del tiempo. Todo es posible si quieres y haces que suceda.