Cartera de proyectos: cómo visualizar el estado y avance

A causa de la gran competitividad que existe en el mercado, e incluso para poder sobrevivir las empresas necesitan de una adecuada planificación de todos los niveles, y que tiene su punto de inicio con la planificación estratégica. En los últimos años fue cobrando cada vez mayor relevancia el concepto de gestión de cartera de proyectos, siendo en la actualidad una herramienta esencial para implementar en las empresas.

Entendemos por cartera de proyectos al grupo de proyectos relacionados, con el objetivo de facilitar su gestión efectiva , de cara a cumplir las metas estratégicas de una empresa. Este concepto se confunde muchas veces con el de programa de proyectos, siendo este un grupo de proyectos gestionados de forma coordinada para obtener unos beneficios que no serían posibles gestionados de manera individual. 

Para que una cartera de proyectos logre alcanzar el objetivo propuesto por una empresa, entran en juego muchos factores. Uno de ellos es ejecutar una correcta gestión de proyectos, y a partir de allí efectuar un seguimiento del avance del mismo.  

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En primer lugar, para visualizar el estado y avance de un proyecto, realizar un seguimiento general y específico te permitirá conocer el progreso y anticiparte a las posibles postergaciones de plazos de entrega, tomando decisiones de valor para evitar los menores efectos colaterales posibles, ante cualquier contingencia, y que la entrega del proyecto en sí se efectúe lo más cercano a la fecha prevista.

Una cartera de proyectos reúne los siguientes elementos destacados a continuación:

• Analizar las variables entre el plazo establecido del proyecto en cuestión y el tiempo real que muestra sus avances.
• Permite conocer las necesidades globales de la organización en relación con la implementación de nuevas herramientas de gestión de proyectos para facilitar las tareas repetitivas.
• Permite planificar soluciones con suficiente antelación. 

Sabemos que los tres pilares fundamentales en la gestión de proyectos son el alcance, el tiempo y el costo. Pues bien, sobre la base de estos fundamentos, podemos ejecutar el seguimiento para una cartera de proyectos, a través de indicadores que nos vayan poniendo al corriente del estado y avance de un proyecto, y si es necesario intervenir para acelerar un proceso que está estancando el progreso de dicho proyecto.

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Indicadores del estado y avance del proyecto.

•  Alcance desglosado: avance de cada proceso que hará cumplir el objetivo del proyecto. 

El alcance del proyecto hace referencia básicamente al objetivo que se quiere lograr en un plazo de tiempo determinado. Sin embargo, para efectuar un seguimiento de cartera de proyectos no se puede esperar hasta el final del mismo en espera de un análisis de sus efectos, sino acompañar la instancia de avance de cada proceso y tarea, a fin de que se vayan realizando de forma eficiente y concluyan de manera eficaz. 

Por ejemplo, una tarea fundamental para alcanzar el objetivo, deja de ejecutarse porque uno de los responsables se enfermó y tuvo que delegar el trabajo a un colaborador más inexperto que tarda el doble de tiempo en realizar las tareas porque hay que enseñarle todas sus nuevas funciones.

•  Tiempo: plazo previsto, plazo efectivo y plazo proyectado. 

Los proyectos no pueden mantenerse en suspenso por tiempo indefinido, ya que si no se fijan plazos, no se puede realizar un cronograma de fechas estimadas para la ejecución de cada tarea. Solo así se puede delimitar los tiempos requeridos para cada una por separado dentro del tiempo total estimado para todo el proyecto. 

Pero como es bien sabido, no todos los proyectos cumplen su objetivo en el plazo previsto, por más que se aúnen esfuerzos, ya que en el trayecto pueden ocurrir diferentes retrasos entre las tareas pautadas por plazos individuales. Por ejemplo, indefectiblemente al no llegar a la fecha de realización de una tarea en particular, esa fecha es removida y trasladada en una nueva fecha futura.  

De esta forma, suponiendo que el plazo previsto no se cumpla o se advierta que no es factible que lo haga, se deberá proceder, en función del tiempo perdido, a establecer un nuevo plazo general para la entrega del proyecto. Esta nueva fecha será proyectada en el tiempo, casi intuitiva, siguiendo los avances o progresos actualizados del proyecto. 

•  Costos: presupuesto previsto, presupuesto efectivo y presupuesto proyectado. 

Algo similar al seguimiento del cumplimiento de los plazos previstos ocurre con la fijación del presupuesto para el proyecto. En este sentido, contar con una cartera de proyectos a medida que avanza podrás llevar un registro del presupuesto que estás empleando en las tareas o procesos individuales, y, en función de ello, calcular y anticipar el presupuesto proyectado en el tiempo, que terminará convirtiéndose, o no, en el plazo real o efectivo en que el proyecto será finalizado y entregado. 

Por lo general, al inicio de un proyecto se calcula un determinado presupuesto de base, sabiendo que este número puede modificarse en función de posibles desviaciones que pueden darse a lo largo de este periplo. De ahí que a medida que se visualiza el avance del proyecto, se ejecuten acciones para intentar no salirse demasiado del presupuesto previsto, proyectando los gastos agregados al presupuesto base, para que se efectivice en el tiempo real.

Estas fueron algunas ideas a realizar en tu cartera de proyectos para visualizar el estado y avance de uno que tengas en proceso, con el fin de que establezcas un seguimiento eficiente del progreso de tu proyecto, para que logres alcanzar los objetivos ajustándote lo más posible al tiempo y presupuesto que invertiste en planificarlo.