Arquitectura, diseño e ingeniería: Organizar mi cartera de proyectos

Una empresa que trabaja por proyectos necesita tener una cartera que le permita ordenarse, ver de forma clara qué proyectos activos hay, y el estado de cada uno. En el ámbito de la construcción, es común trabajar de esta manera, aunque no siempre se logra hacerlo de forma ordenada. Esto trae consecuencias como:

• Una cantidad abrumadora de proyectos simultáneos que no permiten determinar claramente el nivel de prioridad de cada uno.
• No determinar el nivel de prioridad de un proyecto puede hacer que no se atiendan adecuadamente proyectos importantes, que se invierta demasiado esfuerzo en proyectos menores, o que por el contrario se ignoren completamente y se pierdan. Ninguna alternativa es buena.
• Dificultades al momento de planificar el trabajo.
• Falta de una visión macro del estado de todos los proyectos.
• Proyectos que se retrasan masivamente, lo que atrasa los períodos de cobro, aumenta los costos operativos y en definitiva hace perder ingresos.
• Conflictos de recursos, especialmente cuando las personas son asignadas a proyectos simultáneos que resultan en cuellos de botella y retrasos.

El objetivo de gestionar tu cartera de proyectos  es poder tener visibilidad sobre los proyectos, su estado de avance, asignación de recursos (tanto humanos como materiales), entre otros, logrando trabajar de manera más ordenada, y priorizando lo importante y lo urgente.

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Pero para hacer eso, las organizaciones enfrentan varios desafíos. En otras palabras cuando tu empresa gestiona esfuerzos complejos a gran escala compuestos por proyectos en ejecución simultánea, enfrentará dificultades tales como:

• Administración y supervisión: si bien los proyectos pueden sobrevivir con una estructura simple (por ejemplo, un gerente de proyecto, un ejecutivo sénior y un equipo de trabajo), las carteras completas requerirán una administración más compleja que involucra a muchas más partes interesadas repartidas en varias áreas.
• Planificación y ejecución: con las tareas que se ejecutan en paralelo, la planificación y gestión de una cartera de proyectos requiere serias habilidades de administración, coordinación y liderazgo.
• Gestión financiera: a medida que se rastrean y analizan las carteras a gran escala, se asignan más responsabilidades a quienes autorizan, registran e informan estos gastos. Significa más espacio para el error y, por lo tanto, más necesidad de cumplir con las regulaciones sobre gastos. En este sentido, la asignación de recursos es un factor clave.

¿Cuál es la mejor solución para llevar una buena gestión de tu cartera de proyectos?

La gestión de tu cartera de proyectos debe tener algún tipo de soporte físico o digital que te permita darles seguimiento. El problema con un registro físico (en papel, cuadernos, carpetas y distintos documentos) es que ocupa mucho espacio, es difícil de acceder, y fundamentalmente no permite compartirlo fácilmente con tu equipo y trabajar de forma colaborativa. Por eso un software dedicado a esto puede traerte ventajas como:

• Trabajo colaborativo favoreciendo la coordinación de diferentes equipos o áreas de trabajo.
• Visión y planificación completa de todos tus proyectos.
• Visibilidad de plazos.
• Reportes en tiempo real.
• Determinar el nivel de prioridad.
• Asignación de responsabilidades por proyectos y por tareas.
• Asignación de recursos de manera coordinada y equitativa.
• Involucración de todas las partes interesadas.
• Generación de alertas para avisarte a ti o al responsable del proyecto, según sea necesario y dependiendo de la etapa en la que esté el proyecto.
• Seguridad de la información.

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Al momento de gestionar una cartera de proyectos, personalmente recomiendo monday.com, que es una plataforma que te permite encontrar solución a los desafíos que anteriormente mencionamos. Algunos de los recursos disponibles para hacer esto son:

Crear una de cartera de proyectos y una hoja de ruta claros: Dividir los proyectos complejos en tareas accionables que puedas organizar, priorizar y asignar de manera fácil.

Obtener actualizaciones en tiempo real sobre el progreso: es decir, que puedas tener una comunicación en un lugar central, administrar recursos y obtener visibilidad del progreso.

Carga de trabajo: Una de las herramientas de reporte gráfico de monday es la de “carga de trabajo”. Te permite definir un límite de tareas para tu equipo, y ver claramente cuando este límite sea superado. Así no sobrecargarás de trabajo a tu equipo, y sabrás qué personas están libres para asignar a proyectos.

Informes de cartera personalizados: obtener informes visuales y personalizables te ayudan a seguir el progreso, el presupuesto, los plazos y más de tus proyectos, en un vistazo.

Además, asegurarte que puedas entregar resultados más rápido con funciones como:

Automatizaciones: Automatiza fácilmente tu flujo de trabajo para que pueda ahorrar tiempo y centrarse en el trabajo que realmente necesita de tu atención. Mediante automatizaciones puedes programar alertas personalizadas para las fechas límites de los proyectos, para asegurarte de que no se te vuelvan a pasar plazos importantes.

Seguridad de nivel empresarial: Debes elegir un software que esté totalmente comprometido a proporcionar un entorno altamente seguro y confiable.