Gestión de equipos usando Whatsapp: ¿Riesgos o beneficios?

En la actualidad, millones de personas se comunican a toda hora por Whatsapp, la plataforma de mensajería adquirida por Mark Zuckerberg más popular de los últimos tiempos, que pese a las últimas actualizaciones, nada ventajosas para los usuarios, continúa liderando el ranking entre las aplicaciones preferidas y más utilizadas en el mundo.

En este sentido, Whatsapp se convirtió en una red tan masiva que no solo las personas la utilizan para comunicarse a nivel personal, sino que las empresas vieron en ella una oportunidad de acercar sus productos y servicios a los clientes, acortando las barreras físicas. 

Es por este motivo que se abrió un nuevo escenario comercial para todas las organizaciones con la gestión de equipos usando Whatsapp, a fin de poder implementarlo para su servicio de atención al cliente. 

Ahora bien, si bien el Whatsapp común es una herramienta muy útil para las personas, lo cierto es que la alternativa comercial que eligen las empresas es Whatsapp Business. Básicamente, se trata de la misma aplicación con funcionalidades específicas para la gestión empresarial. 

Implementar Whatsapp Business en la página web de una empresa resulta útil para los clientes que navegan por internet y buscan contactarse con la empresa. Al respecto, Whatsapp Business es una herramienta de mensajería desarrollada especialmente para pequeñas y medianas empresas. 

Puede obtenerse por descarga gratuita para dispositivos Android y iPhone. Se trata de una herramienta que busca facilitar las interacciones entre las empresas y los clientes, ya que ofrece mecanismos de respuestas rápidas que permiten la automatización. 

Funcionalidades de Whatsapp Business.

Entre sus funcionalidades más destacadas, podemos mencionar que permite visualizar el perfil comercial de tu empresa, en donde figura la dirección de correo electrónico, sitio web y dirección de local físico.

También presenta estadísticas que registran la cantidad de mensajes enviados, entregados y leídos. Además, habilita respuestas rápidas a través de la mensajería instantánea. Esta es una ventaja competitiva para tu empresa, ya que le ahorra tiempo al cliente y el estrés de afrontar largas horas de espera por una respuesta. 

Asimismo, puedes interactuar mejor con los clientes y hacer que conozcan tus productos y servicios de manera mucho más rápida y directa. 

Gestión de equipos usando Whatsapp: ¿cómo lograr mejores resultados? 

Ahora que ya te mostramos un panorama general de las funciones principales que Whatsapp Business ofrece en relación con el Whatsapp común, creo que ya estás en condiciones para valorar lo que esta herramienta empresarial puede hacer por ti en la gestión de equipos usando Whatsapp. . 

1. Integra a todos tus colaboradores en un grupo empresarial de whatsapp para los temas generales.

Como whatsapp Business funciona de manera muy similar al whatsapp normal, también puedes crear grupos, organizar reuniones por videollamadas, enviar archivos, imágenes, archivos de audio, capturas de pantalla, notas de actualidad sobre tecnologías y el mundo de los negocios, etc. 

En este grupo general, puedes compartir temas en común a todas las áreas de la empresa, aunque también puedes impulsar a tus colaboradores a que se expresen por otros temas que tengan relación con su área particular y que afecte directa o indirectamente al marco estructural de la empresa. También este grupo se podrá utilizar para comunicar anuncios importantes.

2. Integra a todos los colaboradores de equipo en nuevos grupos de whatsapp para cuestiones específicas internas. 

Agregar los temas propios de las áreas funcionales al grupo de whatsapp general puede resultar contraproducente, generando confusión y distorsión en la fluidez del eje de conversaciones que se estaban generando. Para evitar esto, crea grupos aparte para discutir temas y problemáticas específicas de cada área. 

En última instancia, a las decisiones ya tomadas sí las pueden comunicar en el grupo de whatsapp general, pero no mientras están en proceso de debate.  

3. Utiliza whatsapp Business para que tus colaboradores se comuniquen con tus clientes de manera inmediata. 

Además de utilizar whatsapp para vincular a tus colaboradores, aprovecha la plataforma para que tus clientes se comuniquen contigo, a fin de que puedan acceder a más información sobre los productos o servicios que ofrece tu empresa. De esta forma, les das la oportunidad de que resuelvan sus dudas y aumenten su interés en tu marca.

4. Agrega el número de whatsapp de tu empresa a la página web de tu empresa para que desde allí se contacten los interesados.

Obviamente, si tus clientes reales o clientes potenciales te encuentran y te envían mensajes por whatsapp es porque agregaste el número en tu sitio web y perfiles en redes sociales. No olvides añadir este elemento en tu página, ya que favorece la retroalimentación: obtienes más oportunidades de cerrar ventas y tus clientes más oportunidades de adquirir lo que desean sin demoras. 

5. Ponle límites de horarios de oficina a las interacciones por whatsapp. 

Como administrador en la gestión de equipos usando whatsapp, fija un horario para las interacciones y comunicación con tus colaboradores y clientes. Excederte fuera del horario acordado para resolver las cuestiones laborales e interdepartamentales que hayan quedado pendientes solo suscitará el descontento de tus colaboradores y que la aplicación pierda eficacia y seriedad en su función empresarial.

En consecuencia, si el canal permanece abierto las 24 horas, se corre el riesgo de perder el rumbo y que cualquier colaborador en cualquier momento realice intervenciones innecesarias que no aporten valor a la empresa.

6. Automatiza una serie de preguntas y respuestas para los clientes cuando se comuniquen contigo. 

Y por último, volviendo al servicio de atención al cliente que permite brindar la aplicación, aprovecha el canal de chat para abrir conversaciones rápidas con tus futuros clientes, asesorándoles en todo lo que necesiten saber, ya sea respondiendo sus dudas o motivando su interés en tu marca. 

Las personas utilizan el Whatsapp para comunicarse con todo el mundo porque es una herramienta fácil de usar y la interacción es instantánea. Por lo tanto, que esta plataforma se haya adaptado a las necesidades de las empresas es una ventaja importante para su implementación masiva. 

Algunas desventajas de la gestión de equipos usando Whatsapp.

A pesar de que Whatsapp es uno de los sistemas de mensajería más usado, los expertos advierten de varios problemas al usar esta plataforma en la oficina, ya que consideran que  puede perjudicar la productividad entre los colaboradores y generar dependencia ya que estos podrían descuidar las tareas más importantes. 

Pero hay algo en lo que los expertos coinciden y es que al usar esta plataforma, se deben establecer horas de comunicación entre los colaboradores, por ejemplo, contactarse con un colega una vez terminado el horario de trabajo se considera poco profesional.

Hoy en día, existen generaciones muy conectadas con nuevas plataformas digitales. Por ejemplo, la generación millennial requiere distintos métodos de gestión de talento. Por esto, las empresas deben desarrollar habilidades digitales necesarias para lograr empresas más atractivas para un gran número de personas que no entienden el trabajo sin la nuevas tecnologías.

En conclusión, la gestión de equipos usando Whatsapp es posible y puede generar resultados satisfactorios, si se desarrolla del modo adecuado. Según las necesidades de tu empresa, puedes implementar la aplicación de negocios y lograr un entorno colaborativo ahorrando costos importantes para una empresa en crecimiento. 

Sin embargo, de elegir esta herramienta, debes evitar que lo laboral se mezcle con lo personal y distraiga la atención de tus colaboradores fuera de sus actividades correspondientes. Como verás, nada es fácil ni perfecto, pero el secreto está en hacer que funcione.