Sistema de información contable: ¿Como gestionarlo adecuadamente?

Un sistema de información contable es clave para los departamentos contables y de finanzas de las empresas, y de esta forma, mantener alineadas las operaciones de contabilidad.

A continuación, veremos cuáles son los principales y cómo usarlo adecuadamente

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Sistema de información contable: definición y características

Se define a los sistemas de gestión contable como el conjunto de herramientas digitales que se utilizan con el fin de ordenar y controlar las operaciones contables de una empresa. 

De esta forma, la situación económica o financiera de una organización puede ser vista y analizada de forma rápida y eficaz. Esto permite la mejora en la toma de decisiones, mediante la recopilación de datos como: ingresos, egresos, gastos, inventario, nómina, libro mayor y diferentes reportes.

Las ventajas de contar con un sistema información contable pueden resumirse en:

• Automatización de la contabilidad de la empresa.
• Agrupación de la información en reportes.
• Análisis y reporte histórico de los datos contables.
• Presupuestar con información basada en datos reales.
• Procesos mejorados.

Por lo general, todo este control se lleva a cabo desde un software alojado en la nube, para poder acceder en cualquier momento desde cualquier lugar.

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Tipos de softwares contables

Según las necesidades, existen diferentes tipos de softwares contables:

• Sistema contable para facturación: es el encargado de emitir facturas, cheques y toda documentación de la actividad financiera.
• Sistema para la gestión de nóminas: se encarga de controlar y gestionar las obligaciones de pago de una empresa.
• Sistema de planificación recursos institucionales: se encarga de la compra de materiales, la elaboración de productos, el control del stock y la distribución, además de realizar operaciones contables.
• Sistema de gastos: agiliza y proporciona información sobre los ciclos de facturación y sobre los gastos de la empresa.

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Principales funciones

Tener la información contable disponible en un sistema de información permite establecer predicciones sobre el flujo de efectivo y del patrimonio total de la empresa. Además, sirve para tomar esa información y utilizarla en decisiones relativas a operaciones financieras. 

Mediante el sistema de información contable, se gestiona el pago de los colaboradores mediante funciones automatizadas que también brindan la posibilidad de generar facturas electrónicas,

En caso de tratarse de una empresa comercializadora de productos, el sistema de información cuenta con la información actualizada sobre el stock de los productos disponibles y faltantes, para controlar el movimiento y la capacidad del almacén, con base en datos reales.

De esta forma, el departamento puede tener un mejor control de ingresos, egresos y precios fijados, gracias al almacenamiento de datos que pueden ser compartidos en cualquier momento.

Asimismo, los sistemas de información contable permiten elaborar reportes para tener cada dato financiero bajo registro. Esto favorece la integración con otras áreas de la empresa y con los clientes: si un cliente solicita un presupuesto, puede generarlo.

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Factores clave en un sistema de información contable

Simplicidad

Que un sistema de información contable sea simple involucra aspectos como la interfaz de usuario y la usabilidad, para quienes vayan a trabajar con él. De esta forma, cumple la función de simplificar los procesos.

Agilización de procesos

Actualmente, los sistemas de información contable deben responder a la emisión y recepción de facturas de forma constante. Por eso es imperioso contar con un software profesional con respaldo permanente, alojado en la nube y disponible las 24 horas.

Operaciones contables en tiempo real

Cuando se trabaja en un área contable, se requieren procesos inmediatos que no demanden pérdidas de tiempo. Este proceso debe arrojar resultados en tiempo real, sobre todo si se trata de una gran empresa.

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Conclusión

Un sistema de información contable facilita y agiliza los procesos de esta área, lo cual beneficia a todos los colaboradores en general, permitiendo cobrar sus sueldos en tiempo y forma. Para usarlo adecuadamente, es preciso recordar que la tecnología siempre opera de forma favorable con la supervisión de un humano y con la gestión adecuada del equipo de trabajo.