Importancia de digitalizar los procesos financieros

Digitalizar los procesos financieros es una maniobra necesaria en la transformación digital que se viene gestando desde hace un par de años, y que se vio potenciada en el último año a causa del escenario que nos está dejando la pandemia del Covid -19. 

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En tiempos en que a la vez se está imponiendo, bajo marco legal, la modalidad de teletrabajo en una amplia variedad de profesiones y puestos empresariales, los responsables de la gestión contable percibieron cómo los recursos que habitualmente empleaban para el control de las finanzas ya no estaban a su alcance. 

El área financiera de toda empresa cumple diversas funciones. Está constituida por un conjunto de actividades destinadas a alcanzar los objetivos de custodiar e invertir los valores y recursos , a mantener los sistemas de información adecuados para el control de activos y operaciones y, además, proteger el capital invertido.

Las formas de trabajo de estas áreas siguen dependiendo mayoritariamente del papel y de la ejecución manual de los procesos. Es habitual la recepción y emisión de facturas y gastos a través del correo electrónico que, en ocasiones, deben ser aprobados por varios colaboradores para, a continuación, incorporarlos al sistema de contabilidad. 

Este trabajo requiere tiempo y exige precisión para que todos los recibos queden registrados y facilitar la conciliación bancaria.

Para agilizar el control de la economía de las empresas y favorecer, al mismo tiempo, su organización, es recomendable recurrir a sistemas digitales de gestión financiera que te permitan digitalizar los procesos financieros. Su aplicación ayuda a reducir el tiempo que le dedicas a procesos tradicionales, disminuye el uso del papel, mejora la productividad y elimina errores gracias a la automatización de la mayoría de las tareas. 

¿En qué radica la importancia de digitalizar los procesos financieros?

En primer lugar, convengamos que, en plena era tecnológica en donde tuvo lugar la transformación digital más importante de los últimos años, la empresa que no automatiza sus procesos tiene serias posibilidades de estancarse y no cumplir con los objetivos de crecimiento que se propone. 

Esto ocurre porque es bien sabido entre los grandes líderes ejecutivos de empresas exitosas que una herramienta digital es una solución tecnológica que flexibiliza la ejecución de las tareas normalmente realizadas de manera manual. No obstante, hay empresas que se resisten, ya sea por desconocimiento o acostumbramiento a su zona de confort, a emprender la tarea de invertir en tecnologías, aun cuando tengan que trabajar el doble.

Pero lo cierto es que ignoran muchos de los beneficios que la digitalización le podría aportar a la optimización empresarial. En el área de finanzas, especialmente, digitalizar los procesos financieros te ayudará a posicionarte estratégicamente para la toma de decisiones de tu negocio. 

Por este motivo, cuando hablamos de digitalizar los procesos financieros, pensamos en términos de soluciones, no de tecnologías, soluciones que aporten valor, porque básicamente es la tecnología la que debe ponerse al servicio de las empresas y no al revés.

Entonces, resumiendo, ¿qué beneficios adicionales te puede brindar el hecho de digitalizar los procesos financieros implementando una herramienta de gestión financiera? Te lo explicamos a continuación.

• Proporcionar información actualizada, precisa y, en tiempo real, sobre datos numéricos del negocio. 

Las herramientas digitales de gestión financiera, gracias a sus diversas funcionalidades, facilitan la ejecución de muchas tareas porque permiten actualizar la información de la empresa en tiempo real sin que tengas la necesidad de cargar nuevos datos. Esto es posible porque se cargan automáticamente en una base de datos las nuevas operaciones financieras.

• Centralizar esta información contable a través de soluciones de gestión financiera eficientes. 

Como apuntamos anteriormente, una buena herramienta de gestión financiera no solo te ayudará a digitalizar los procesos financieros de forma práctica y rápida, sino que, al guardar la información digitalmente en una única plataforma, podrás acceder a ella de manera sencilla sin búsquedas eternas en planillas de cálculos. Es decir, olvídate de tener abiertas varias pestañas para calcular los ingresos y egresos de tus costos financieros.   

• Disponer de una visión global del negocio que permita mejorar la toma de decisiones. 

Además, como podrás obtener la información numérica que necesites abriendo la base de datos, tendrás al alcance de la mano y de forma directa todos los valores reunidos que te permita efectuar análisis comparativos, mes a mes, año a año, para orientar la toma de decisiones en el área de finanzas. 

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El propósito de esta digitalización es lograr una visión concreta de los movimientos financieros habituales y poder así destinar a conciencia los recursos correspondientes a cada operación: gastos de inversiones, transferencias, suministros de producción, etc. 

En definitiva, la tecnología y la información compartida son dos verdaderas palancas de competitividad porque neutralizan la ineficiencia de muchos procesos en los que se utiliza información desestructurada y poco realista. 

Y la mejor manera de lograrlo es utilizando datos conectados, compartidos y fiables, a través de las soluciones de gestión apropiadas para digitalizar los procesos financieros, acción que impacta directamente en la productividad y en la flexibilidad necesaria para operar con el máximo rendimiento en un contexto tan competitivo y fluctuante como el actual.