Cómo desarrollar un plan de respaldo financiero para la estacionalidad

Tener un negocio de temporada puede convertirse en todo un desafío para mantener los flujos de ingresos durante la temporada baja, razón por la cual muchos propietarios de negocios estacionales pueden transformar su modelo de negocio para superar el efecto de la estacionalidad en sus finanzas. Este fenómeno afecta a numerosas empresas, desde sitios web de e-commerce hasta negocios del sector turismo y hotelería.

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Dentro de este sector, muchas empresas asocian la temporada alta con el período vacacional. Por tal motivo, no es extraño que busquen generar los mayores ingresos durante este período, pero una vez pasado el pico de la demanda, difícilmente pueden gestionar adecuadamente el período de estacionalidad baja, que es bastante largo en comparación con las temporadas de receso vacacional de las personas, sobre todo, en países cuyas economías se encuentran en crisis. 

Cuando existen estas fluctuaciones estacionales en los negocios, es fundamental comenzar a pensar en un plan de respaldo financiero, justamente con el objetivo de amortiguar esas bajadas en las ventas y ofrecer algunas alternativas para generar ingresos o al menos para que no decaigan. En este artículo, te contamos cómo desarrollar un plan de respaldo financiero para mantener un balance en tus ventas, durante los períodos de estacionalidad.

¿Cómo realizar un plan de respaldo financiero para controlar la estacionalidad?

Si tu negocio es propenso a evidenciar cambios estacionales, puedes percibir una diferencia significativa en tu flujo de caja durante la temporada baja, lo que puede generar dificultades en la elaboración de presupuestos, la dotación de personal y el pago de facturas. Sin embargo, con las estrategias adecuadas, las empresas estacionales pueden seguir siendo competitivas y rentables, incluso en tiempos de menor actividad. A continuación, seleccionamos las mejores prácticas para crear un plan de respaldo financiero.

1. Mantener un saldo bancario mínimo. 

Las empresas estacionales deben mantener en el banco un mínimo de dos meses de gastos comerciales. Esto no solo te ayudará a pagar facturas y los salarios del personal, sino que también te permitirá estar al día con los esfuerzos de marketing. Si reduces la velocidad de tu marketing durante una desaceleración estacional, es posible que se agote tu cartera de negocios y proyectos durante los próximos meses.

2. Tener actualización constante de tu flujo de caja. 

Es recomendable realizar modelos de flujo de caja anual, trimestral,  mensual y semanal. Puedes mantener un flujo de caja de 3 meses y actualizarlo semanalmente para obtener cambios significativos. Identifica los gastos fijos y variables, y planifica cubrir los gastos fijos, como el personal e insumos a lo largo del año. La información histórica de variables estacionales pueden orientarte durante la creación del presupuesto. Busca asegurar una línea de crédito para imprevistos y planifica un pago fijo para una línea de crédito en tu flujo de caja.

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3. Coordinar los esfuerzos de marketing, ventas y operaciones. 

La colaboración interfuncional transparente contribuye a la salud financiera. Mientras ventas asegura la oportunidad de negocio, operaciones entrega el producto y marketing saca el producto a la calle para que la gente lo conozca. La coordinación es fundamental para incrementar las ventas, como así también limitar el gasto de efectivo. Procura que no se agote tu inventario para evitar perder ventas. En este caso, conviene reducir el marketing para darle tiempo a operaciones para que produzca más.

4. Evitar decisiones a corto plazo.

Los negocios estacionales deben comprender cuánto capital de trabajo deben tener. Saber esto te permitirá mantener el norte de tus objetivos. Incluye un plan estratégico y evita tomar decisiones a corto plazo porque es posible que necesites tomarte tu tiempo para reflexionar sobre la mejor elección que tenga un impacto positivo en el rendimiento de tus ingresos.

5. Ahorrar durante las temporadas de liquidez. 

Ahorra en los tiempos de prosperidad para estar preparado en los tiempos de baja estacionalidad. Identifica los momentos en que deviene una escasez de efectivo. Las temporadas de mayor flujo de efectivo también tienden a ser muy ocupadas, lo que podría propiciar una baja visibilidad del presupuesto. Si mantienes un enfoque organizado de tu presupuesto en tiempos de abundancia, las épocas de escasez podrían ser mucho más llevaderas.

6. Planificar y presupuestar la reinversión. 

La gestión adecuada del flujo de caja es indispensable para cualquier negocio. Sin embargo, la importancia de una buena gestión financiera del flujo de caja se intensifica más en términos de negocios estacionales. Durante la temporada debes planificar y presupuestar sobre cuántos ingresos puedes reinvertir en tu negocio. No esperes grandes progresos al inicio, pero la idea es que a medida que vayas incorporando la planificación y el presupuesto en la reinversión puedas lograr reducir la escasez de una temporada baja.

7. Tener dinero ahorrado para la época de escasez.

Dependiendo de la duración de la estacionalidad de tu negocio, debes conservar el suficiente efectivo para superar los meses de temporada baja. De esta manera, si tu empresa genera el 90% de tus ingresos brutos durante la mitad del año, debes tener ahorros equivalentes a cinco o seis meses de gastos. Hacer esto te ayudará a salir más rápidamente de los períodos de escasez sin que tus ganancias se vean afectadas.

8. Medir el desempeño de tu empresa y garantizar la flexibilidad operativa.

Y una última recomendación para crear tu plan de respaldo financiero es modelar tu flujo de caja un mes antes y no después para anticiparte a los ciclos de ventas estacionales. Identificar y adoptar las métricas necesarias para medir el desempeño de tu empresa año tras año es crucial para conocer el estado de tus finanzas y tener un mayor margen de acción cuando tengas que atravesar las temporadas bajas. 

Por otro lado, también es importante contar con flexibilidad operativa en donde cuentes con una base de talentos que resuelvan múltiples tareas durante los picos y bajas estacionales, a fin de que puedan realizar aquellas tareas vinculadas con los clientes durante las temporadas altas, como así también las tareas administrativas durante las temporadas bajas. 

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En síntesis, para desarrollar un plan de respaldo financiero efectivo es necesario tener un saldo bancario mínimo, actualizar tu flujo de caja, alinear los esfuerzos de marketing, ventas y operaciones, evitar tomar decisiones a corto plazo, ahorrar el excedente de dinero durante la temporada alta, planificar y presupuestar, y medir el desempeño de tu empresa reuniendo talentos que cubran la actividad tanto de las temporadas altas como de las bajas. Así, al final del día, te darás cuenta de que valió la pena aplicar estas acciones para reducir la escasez de la baja estacionalidad.