Planificación del trabajo: ¿Estamos desbordados o desorganizados?

La planificación del trabajo o planning es aquello que evita que una empresa pierda su rumbo a partir de de un conjunto sistemático de actividades que se presentan a modo de guía en pos del orden.

En este sentido, la planificación del trabajo se acomoda de acuerdo a la cuestión temporal (se establece un cronograma) y los agentes (se designa responsables) entre los que se divide las tareas que se han de realizar. Es decir, es una forma de estructurarse para optimizar el cumplimiento de objetivos y alcanzar los propósitos de la empresa en un plazo determinado de acuerdo a su urgencia. 

La importancia de trabajar de manera organizada

Planificar resulta importante, ya que, al organizar el trabajo y sistematizar la información, la toma de decisiones se realiza en mejores condiciones, a la vez que nos anticipa necesidades o problemas. Esto nos posibilita identificar si la exigencia en el trabajo es coherente a los tiempos reales de las horas laborales, o si hay una sobre exigencia a la hora de designar tareas. 

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Contar con un plan vuelve a los empleados más eficientes, productivos y precisos al ordenarlos en los tiempos de producción, y la tecnología se vuelve un aspecto clave al ofrecer plataformas que facilitan la planificación del trabajo. Estos programas permiten un seguimiento actualizado, que anticipa la necesidad de un cambio de táctica en caso de haber un error o una demora en el cumplimiento de las tareas.

¿Qué pasos se deben seguir en una planificación?

1- Establecer un panorama del plan ideal. 

Para esto se deben identificar tanto las problemáticas que se han de resolver como los objetivos actuales que se desean alcanzar.

2- Seleccionar una estrategia a seguir.

A partir de los datos recolectados previamente, se debe tomar una decisión de acción como respuesta a la problemática en relación a aquello que se apunta a conseguir. Por ejemplo, la estrategia puede ser la utilizar un software, contactar a un tercero, establecer un cambio en la rutina diaria de la empresa, entre otras opciones.

3- Realizar un cronograma (ordenando las tareas en relación a los plazos).

En este paso, se ha de poner por escrito, cómo se ha de llevar a cabo la estrategia a partir de un cronograma que organice las tareas en relación a su urgencia.

4- Definir el método y procedimiento a seguir.

Establecer un método permitirá que cada agente que realice la tarea que le corresponda lo haga siguiendo las mismas directrices que el resto de los sujetos de la empresa. Esto permitirá unificar el trabajo.

5- Separar el proyecto de acuerdo a las diferentes partes del proceso.

Un proyecto puede pasar por varios procesos (construcción, revisión, marketing, ventas, entre otros). Al dividir el proyecto en dichas partes se alcanza una mayor especificidad en cada etapa del proyecto.

6- Asignar dichas partes a los agentes.

Asimismo, esas partes serán asignadas a grupos diferenciados (o diversos miembros de un equipo), lo cual establecerá responsables claros de cada una de las partes. 

7- Marcar canales de comunicación entre las partes.

Finalmente, se deberá asignar un canal de comunicación oficial para que los responsables de cada una de las partes del proceso puedan dialogar sobre los proyectos en los que participan de una manera eficiente.

Consejos para optimizar el trabajo y no desbordarse

Un consejo general para la planificación del trabajo es definir políticas de la empresa a modo de guías o marcos de referencia para ayudar a las diferentes áreas o sectores a resolver problemas por cuenta propia. En este sentido, establecer reglas claras resulta muy útil en la toma de decisiones, tanto lo que se debe hacer como lo que no se debe hacer tiene que ser muy claro para los equipos También, se debe demarcar procedimientos específicos apoyados en métodos para que los agentes de la empresa conozcan un camino infalible para continuar avanzando. Formalizar los procesos, permite la automatización de tareas y un camino de avance más intuitivo.

Sumado a esto, contar con un sistema en el que los responsables, los tiempos y las tareas se encuentren por escrito es una buena forma de hacer visible los resultados esperados. Esto permite también un mejor diálogo entre sectores, en especial si cuentan con un software de gestión de trabajo en el que se puedan involucrar en la organización y actuar en base al diálogo constante.

¿Qué estrategias pueden realizar los agentes?

Más específicamente, al organizar o planificar los pendientes, es clave priorizar las tareas de acuerdo a su urgencia o valor. Esto también hace que la planificación sea constante y una forma de trabajo apropiada, ya que implica que al concluir una actividad, es reemplazada por otra. Esto debería ir acompañado de un listado en el que aparezcan las tareas que se han de realizar a lo largo de la jornada, de la semana o incluso el mes. Esto permitirá al responsable avanzar cuando haya cumplido con las tareas antes de lo estimado.

También, realizar una agenda que denote el tiempo que debería llevar cada actividad podría ayudar en el orden. Una clara gestión del tiempo al programar las actividades permite evitar distracciones que resultan menores como responder llamadas o mails, como también sobrecargarse o desbordarse de tareas. Así, al finalizar el día se podrá realizar una revisión más ordenada de lo realizado.

Beneficios del orden

Una de las ventajas más evidentes de la planificación del trabajo es que, al mejorar el ritmo y ordenar el trabajo, se evitan problemas que agobian a los mismos agentes responsables, y estos se vuelven más eficientes. Esto implica que, al organizarse, van a tener mayor tiempo libre al evitar: un tiempo ineficiente en el equipo, la duplicación de tareas al no ser claro al asignar un responsable, los retrabajos, entre otros problemas por mal manejo de los recursos.

De acuerdo a este fin, al delegar cada parte de un proceso a diferentes áreas potencia el trabajo en equipo, la confianza aumenta y se reduce el estrés al no cargar a una sola persona con la responsabilidad total de un aspecto o caso de la empresa. Al aliviar el estrés también se alcanza una mayor concentración y una posibilidad de desarrollo creativo en el trabajo individual.

Para concluir se podría decir que la planificación del trabajo es un sistema inteligente y estratégico que permite el crecimiento constante. Es un proceso que requiere tan sólo de 10 a 15 minutos y se puede hablar del planning tanto de manera individual (como un desarrollo personal) o en referencia a todo un equipo de trabajo (alineados bajo objetivos generales). Finalmente, se debe tener en cuenta que no hay una guía específica, ya que cada empresa, equipo o individuo debe actuar siguiendo una estrategia, la cual depende de los recursos, para conseguir su objetivo propio.