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      ¿Cada cuánto medir?: La importancia de diferenciar los indicadores

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      En la gestión de los negocios, la dirección empresarial se plantea a diario diversos desafíos para lograr que los procesos y proyectos de cada departamento generen indicadores de confianza para asegurar un correcto seguimiento de lo que ocurre en la organización, a fin de obtener un panorama más detallado de las tareas y actividades que se realizan de manera efectiva, eficiente y precisa y de aquellas que presentan algún tipo de dificultad o falla durante el proceso. 

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      Atender a estas cuestiones es de vital importancia si queremos mejorar la forma de trabajar y de alcanzar nuestros objetivos. Para lograr esta visibilidad, es crucial que identifiquemos los diferentes niveles de indicadores, entender la frecuencia de medición de cada uno y por qué es importante saber en qué momento es conveniente hacerlo, en la búsqueda de mejorar los procesos y ahorrar la mayor cantidad de recursos disponibles para obtener el máximo beneficio. 

      Existen varios tipos de indicadores que las organizaciones utilizan para conseguir métricas confiables de la actividad que se realiza. En este artículo, nos proponemos diferenciar los indicadores según el área a la que se apliquen y explicar la importancia de saber introducir los plazos adecuados entre mediciones de la manera correcta.

       

      Diferentes indicadores para monitorear las áreas de una empresa

      En la elección de diferenciar los indicadores, encontramos distintas opciones según el nivel organizacional de la empresa que queramos medir. Por un lado, los indicadores de rendimiento se pueden dividir entre operativos y gerenciales. Pero por otro lado, no debemos dejar de lado los indicadores de las áreas de producción y administración

      Indicadores operativos

      Los indicadores operativos miden el progreso de las distintas tareas de cada proceso. Para generar datos, estos deben generarse diariamente como mínimo. Si la cadena productiva tiene una unidad de tiempo inferior al día, entonces deberemos adaptarnos a esa unidad del día. Un indicador operativo va a arrojar valores sobre las acciones que se realizaron en el día para constatar qué se hizo, cuándo se hizo y cómo se hizo

      A través de estos datos, vas a alimentar el sistema porque automáticamente quedarán cargados. Ahora bien, a la revisión de esa producción es conveniente realizarla semanalmente y la presentación a la dirección del avance de esa producción se debería efectuar mensualmente. Pero el sistema tiene que estar todos los días generando esta información. ¿En dónde suelen presentarse dificultades? Si por ejemplo trabajas en un proyecto y tienes una tarea con un deadline de dos meses, durante ese periodo no tendrás avance. 

      En este sentido, el problema no es de la herramienta sino que conceptualmente a esos dos meses deberías particionarlos en subtareas para poder así medir el avance diario. Esto ocurre porque una tarea que demora dos meses no se comienza el día 1 pero es necesario avanzar un poco cada día, ya que de lo contrario se acumula más trabajo en los últimos días y será difícil cumplir con el plazo establecido.

      Las subtareas deben ser entregables. Para saber qué es lo que tienes que hacer cada día, deben dividirse las tareas en subtareas que se convertirán a la vez en entregables. Eventualmente, cuando avances en un proyecto las mediciones pueden no llegar a ser diarias sino cada dos días o cada semana, por ejemplo. Pero la suma de todas las tareas hará que todos los días queden reflejados indicadores. 

      Indicadores de producción

      En cuanto a la producción, lo ideal es que tengas una medición diaria de avances de tareas, y si tu unidad de producción es inferior al día, tendrás que buscar la manera de adaptarte a eso intentando que la cantidad de producción no supere la capacidad de medición.

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      Indicadores gerenciales

      Ahora bien, cuando la información se desplaza de lo operativo a lo estratégico, es decir, hacia el nivel superior que es la dirección, entonces tendrás que generar indicadores semanales y mensuales. Esta periodicidad es relativa considerando que la unidad de medida es el día a día. Lo que no puedes hacer como director es medir la performance del gerente como una unidad de medida diaria porque todos los días ocurren distintas eventualidades. 

      Entonces, debes medir la performance con una unidad de medida que sea semanal o mensual para permitir la libertad de tomar acciones con el fin de encaminar el trabajo, si no desde el primer día debes empezar a reducir acciones. Por otro lado, lo que debes medir a nivel gerencial o directivo es por tendencia y no por número exacto. El número importa, pero no tanto como la tendencia. 

      Indicadores de administración

      Los indicadores en términos administrativos son distintos porque la administración sí tiene un nivel de trabajo más estacional. Normalmente, el área de administración tiene un trabajo más intenso los primeros días del mes para realizar actividades como el cierre y pago de los sueldos. Luego, la parte media del mes suele ser más tranquila, y al final del mes suele ser más alta porque debe realizarse el cierre de números. No se puede medir por producción diaria sino por resultados, entendiendo que los resultados van a depender de las fechas.

      Indicadores de ventas

      Los líderes deben adaptarse a ellos. A diferencia de los indicadores de producción, son menos variables las que están en juego. Con las ventas ocurre lo mismo que con la administración, ya que en la venta transaccional tienes que poder medir cómo tus acciones de marketing impactan en tus ventas, y eso no necesariamente es en el día a día sino en periodos. En las ventas, entonces, debes tomar periodos de tiempo para medir y establecer comportamientos del cliente potencial

      En el caso de las ventas consideradas, debes enfocarte en todas las tareas que permiten que se lleve a cabo el proceso comercial. No obstante, lo que sí debes medir diariamente es si se generaron contactos, cantidad de reuniones agendadas, es decir, todas las tareas que corresponden ejecutar en el día a día. Si estas tareas no se cumplen, probablemente no se den los resultados esperados, y si se llegaran a dar, sería meramente por azar.

      Los procesos de las ventas consideradas son mucho más largos que los de las ventas transaccionales, ya que implica más carga humana. En cambio, cuando las ventas son transaccionales, este proceso es mucho más corto e inmediato, por lo que los indicadores devolverán métricas también inmediatas por día.

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      En definitiva, diferenciar los indicadores más relevantes en tu organización y entender la frecuencia con que debes aplicarlos te permitirá establecer la prioridad de los datos que necesitas monitorear para tener visibilidad sobre los procesos. De esta manera, puedes conocer el estado de tus procesos y el avance de tus proyectos para saber dónde estás parado como empresa y si el camino trazado te llevará hacia donde quieres llegar y hacia lo que deseas alcanzar.

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      Planificación y gestión estratégica

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