Costos ocultos: impacto de procesos anticuados

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En tiempos económicos difíciles, las organizaciones necesitan descubrir cómo hacer más con menos. A menudo, la respuesta inmediata es despedir algunos colaboradores, sin tener en cuenta que hay muchas maneras de optimizar los recursos y aumentar el resultado final.

Sin embargo, reducir los costos no siempre es una tarea sencilla. Algunos costos son fijos, otros son críticos para las operaciones, muchos de estos pueden llegar a ser erradicados de una manera “superficial” ya que tenderán a aparecer en una parte diferente de su proceso. Para reducir de manera más efectiva los gastos en su organización, necesitarás una estrategia de reducción de costos.

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Al diseñar esta estrategia de reducción de costos, no omitas el papel crítico que en este caso, tiene la mejora de procesos. Las mejoras sobre procesos que ya son obsoletos hacen que tú empresa sea más efectiva de arriba a abajo, eliminando el gasto innecesario y asegurando que los nuevos gastos no entren para reemplazar los viejos.

Bien, recuerda, toda mejora de proceso, sin importar cuán grande o pequeña sea, debe comenzar definiendo el estado actual en el que está dicho proceso , incluido el presupuesto.

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Si no puedes definir o comprender tus costos con claridad, realiza un análisis bien profundo para investigar más a fondo. Con un enfoque de mejora de procesos, debes mirar más allá de los números e investigar cómo lograr más con menos , a través del ahorro de tiempo y eficiencia.

Para lograrlo será importante que tengas en cuenta dos aspectos fundamentales:

  • Priorizar tu enfoque: Enfócate en las mejoras de tus procesos operativos. Priorizar qué procesos ofrecen los ahorros más significativos. 

No lo olvides, tu estrategia de reducción de costos es más sólida si capitalizas cada oportunidad con un enfoque que priorice los costos más grandes y las mejoras más factibles. 

  • Ejecuta tu estrategia: Los planes de mejora de procesos sin ejecución sólo aumentan sus costos en lugar de disminuirlos. Así que recuerda:: el paso más importante de cualquier estrategia de reducción de costos es ejecutar las mejoras de sus procesos y obtener ganancias para tu empresa.

Una vez que hayas implementado las mejoras en tu proceso, mide y revisa de manera regular el desempeño de estos en comparación con tus procesos anteriores. Asegúrate de aprovechar el poder de las herramientas de análisis de datos dinámicas y fluidas para ayudarte a rastrear esos ahorros de manera más efectiva .

En pocas palabras, los procesos ineficientes y obsoletos equivalen a tiempo perdido, lo que, en última instancia, se traduce en dinero perdido. Entonces, ¿qué puedes hacer para mejorar los procesos y ayudar a contener los costos? Estos cuatro tips son excelentes para que tengas en cuenta:

1- Busca una tecnología más rápida y accesible que ahorre costos y resuelve más problemas.

¿Estás utilizando una base de datos que alguien construyó o compró hace 15 años? Muchas compañías continúan usando herramientas inapropiadas de baja tecnología solo porque es la forma en que la compañía lo ha hecho durante años. 

No permitas que el miedo al cambio impida el crecimiento de tu empresa. Ten presente que los sistemas ineficientes no te permiten aprovechar al máximo los talentos y habilidades de todos tus colaboradores..

2- Asegúrate de actualizar, no "solo actualizar".

¡Ten cuidado! un producto más nuevo no siempre es un mejor producto.

Cuando las empresas buscan modernizarse, tienden a saltar a la tecnología como una solución rápida. Y para mantener bajos los costos, es tentador ir con lo que es más barato.

La verdad es que lo barato es fácil, pero generalmente no es una solución completa que resuelva la amplia gama de desafíos comerciales que enfrenta una empresa actualmente, o los que surgirán en el futuro.

3- No tomes pequeñas decisiones sobre soluciones tecnológicas.

Una solución llamativa podría resolver tu problema más urgente, pero esa es solo una. Luego tendrás que buscar otras soluciones para los problemas restantes que aún afectan a tu empresa a diario. Así es como terminarás con 12 soluciones diferentes..

4- Busca un software que sea amplio, integrado, accesible y ampliable

Ten en cuenta que cualquier solución de software o tecnología, es importante que te ayude a liberar los silos de información. De lo contrario, el mismo problema podría resolverse cinco veces por diferentes grupos o equipos en toda la empresa.

<<< La importancia de la transparencia de la información >>>

Por último, busca una solución a la que toda su base de empleados pueda acceder desde cualquier dispositivo.

Cuanto más amplia sea la distribución de tecnología, mayores serán las ganancias que puede esperar. Cuando tus colaboradores tengan las herramientas para mantener tu negocio en movimiento, estén donde estén, tendrás la mejor oportunidad de éxito.

Diagnóstico y mejora de procesos

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