Beneficios de lograr una comunicación interdepartamental eficaz

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Si tu empresa tiene varios departamentos o empleados que están a cargo de diferentes tareas, es importante comprender la eficacia de la comunicación interdepartamental. La comunicación interdepartamental es el procesode compartir información entre diferentes grupos empresariales. Independientemente de cuántos empleados tenga una empresa, la comunicación entre los empleados ayuda a garantizar que la empresa funcione sin problemas.

La comunicación interdepartamental aumenta la productividad

Hay varios beneficios para la comunicación interdepartamental. Una de las razones clave por las que debería ser un enfoque para las empresas es que ayuda a aumentar la productividad de tu organización al garantizar que todos estén alineados.

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Por ejemplo, si el departamento de marketing está ejecutando una campaña para una promoción "Compra uno y obtén otro de regalo" es importante informar a los representantes de servicio al cliente sobre cómo funciona la promoción y cuándo comienza. Si esos empleados no saben que está sucediendo, los clientes no tendrán una experiencia agradable.

La comunicación interdepartamental ayuda a evitar la confusión

Otro beneficio de la comunicación interdepartamental eficaz es que ayuda a evitar confusiones . Al mantener a tus colegas y colaboradores actualizados sobre hitos importantes, proyectos y otra información, la empresa puede evitar cometer errores que a la larga costarían tiempo y dinero.

Imagínate si desde depósito se demoran en realizar un envío importante a un cliente. Si el gerente de cuenta no fue informado, no podría actualizar al cliente, lo que podría resultar en que este cancelara el pedido. Sin embargo, si desde el depósito se comunica con el gerente de cuentas, puedes informar al cliente con anticipación y llegar a un acuerdo alternativo.

La comunicación interdepartamental genera confianza

Generar confianza y camaradería entre colaboradores y departamentos es otro beneficio clave de la comunicación interdepartamental. Los trabajadores pasan varias horas al día juntos, por lo que es importante que se lleven bien. Esto ayuda a crear una fuerza laboral comprometida que esté satisfecha con el trabajo. La comunicación eficaz puede ayudar a los trabajadores a establecer amistades con sus colegas, lo que puede fortalecer la inversión en el negocio.

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Usar los canales de comunicación correctos

Hay muchos tipos diferentes de comunicación interdepartamental. Es importante utilizar el mejor canal de comunicación para la tarea en cuestión:

  • Reuniones de equipos interdepartamentales: esta es una buena manera de actualizar la empresa sobre proyectos clave y responder preguntas urgentes. Las reuniones pueden llevar mucho tiempo, por lo que es importante crear una agenda y ceñirse a ella.
  • Correo electrónico: este es un canal de comunicación eficaz para distribuir información a otros departamentos y responder preguntas sencillas.
  • Mensajes instantáneos: para actualizaciones rápidas, preguntas e intercambio de información, la mensajería instantánea es un excelente canal de comunicación. También es útil para tareas urgentes.
  • Reuniones individuales: utilizar una reunión planificada con un jefe de departamento, por ejemplo, es una buena forma de discutir problemas y proporcionar actualizaciones sin ocupar el tiempo de todo el departamento.
  • Reuniones improvisadas: a veces, es más fácil acercarse al escritorio de alguien en lugar de programar una reunión o enviar un correo electrónico. Esto es bueno para tareas urgentes o información compleja.
  • Reuniones sociales: una atmósfera divertida y de trabajo en equipo ayuda a los empleados a conocerse fuera del entorno laboral. Esto puede fortalecer sus relaciones durante momentos de estrés en el trabajo.

Evitar las trampas de una mala comunicación

No importa cuántos empleados o departamentos tenga tu empresa, es importante seguir las mejores prácticas de comunicación departamental en toda la empresa. Establece metas para toda la empresa y compártalas con todos los departamentos para que los equipos sepan que todos están trabajando hacia los mismos objetivos. Esto ayuda a los colaboradores a ver que todos están en el mismo equipo, aunque se encuentren en diferentes departamentos organizativos.

Crea equipos de proyectos interdepartamentales cuando sea posible para fomentar la interacción entre departamentos. Por ejemplo, en lugar de incluir únicamente el marketing en el proyecto de promociones navideñas, obtén información de ventas y servicio al cliente. Los equipos multifuncionales aportan diferentes perspectivas a la mesa.

Ayuda a los diferentes departamentos a comunicarse entre sí utilizando términos comunes. A veces, los trabajadores pueden caer en la trampa de utilizar una jerga de la industria que puede no ser familiar para los de otros departamentos. Por ejemplo, los empleados de servicio al cliente pueden hablar sobre puntajes netos de promotores, que alguien de contabilidad puede no entender. Instruye a tus colaboradores sobre cómo pueden ser más comprensivos al comunicarse con otros departamentos de la organización para que todos comprendan lo que está sucediendo.
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