Riesgos ante la mala confección de un proceso de compras

Los procesos en el área de compras están diseñados para proporcionar eficiencia, precisión y velocidad a la carga de trabajo diaria de las empresas, pero a medida que van creciendo las operaciones que antes solían funcionar con pocos recursos, hoy ya no generarán el mismo resultado, por lo que los líderes empresariales tendrán asumir más de un desafío para nivelar para arriba y evitar una mala confección de un proceso de compras.

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Las fallas que podrían presentarse van desde errores humanos comunes hasta una ineficiente gestión de las compras, lo que puede afectar negativamente las negociaciones con los proveedores para obtener las materias primas o productos de los cuales depende la producción para su posterior comercialización. Saber identificar los riesgos antes de que se materialicen en problemas puede parecer complicado, pero no es imposible cuando conocemos la falla y las posibles causas de su aparición.

El objetivo de este artículo es bajar a tierra los principales riesgos de una mala confección de un proceso de compras, entender por qué se producen y qué hacer para evitarlos en el futuro.

Los 3 principales riesgos de una mala gestión de compras 

Realizar las compras de tus productos o materiales no debería generar un problema serio que impacte en tus negocios. Sin embargo, influye qué proveedores eliges para las adquisiciones, cómo negocias con ellos, cada cuánto tiempo efectúas un pedido, con qué frecuencia cotizas, etc. A continuación, analizamos estos 3 riesgos.

1. No distinguir entre una compra puntual, contratación y una compra recurrente. 

Muchas veces, los encargados de realizar las solicitudes de compras no distinguen la diferencia entre una compra puntual, una contratación a un proveedor fijo para adquirir cierta cantidad de materiales y una compra recurrente. Una compra puntual, también llamada spot, es un tipo de compra inmediata o de tiempo reducido y de menor valor que debe realizarse de manera estratégica para no sacrificar costos. Puede variar el mes que viene o en el próximo pedido, dependiendo de la demanda y las necesidades de la empresa y no admite contrato. En cambio, la compra por contratación es generalmente una orden fija que se repite cada vez. 

Ahora bien, la compra recurrente también es iterativa, por lo que los costos no van a variar demasiado en un periodo de tiempo dado. Si por ejemplo, consigues tres cotizaciones con los mismos proveedores con los que compras regularmente, van a generar más o menos el mismo precio, tanto de hacer contratación como de hacer compras recurrentes. Por consiguiente, no exige realizar un análisis de proveedores. 

La diferencia principal entre contratación y una compra recurrente es que en esta última no envías a realizar una cotización cada vez que compras sino cada 3 o 6 meses en donde aprovechas para hacer una revisión de precios en general. De este modo, realizas las compras en función de lo que haga falta en tu empresa. No obstante, si cada vez que sales a cotizar vas a obtener tres cotizaciones iguales o similares de los mismos precios, implica una pérdida de tiempo. Lo importante de traer tres cotizaciones distintas es llevar tres proveedores distintos. Si son compras no recurrentes, ahí sí amerita investigar qué otras ofertas hay.

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2. Imposibilidad de fijar correctamente los plazos para gestionar las compras.  

Otro riesgo no menos importante en una mala confección de un proceso de compras es que el departamento de compras no le explique correctamente al resto de la empresa cuáles son las fechas límites en los plazos para conseguir los materiales necesarios para la producción. En consecuencia, al desconocer estos vencimientos en las fechas, la empresa en cuestión termina solicitando una orden de compra fuera de tiempo y el área se ve obligada a salir a comprar también fuera de tiempo, lo que retrasa todo el proceso posterior de producción y ventas. 

Normalmente, esto ocurre porque no existe una comunicación efectiva entre el departamento de compras y el resto de las áreas. Entonces, “lo que pasa en compras queda en compras” y la organización asume que puede solicitar los pedidos en cualquier momento y que la respuesta será inmediata. Luego, cuando compras no puede cumplir con un pedido que desde el primer momento no tuvo margen de planificación, la producción no puede avanzar con la elaboración o el desarrollo de productos y esto afecta significativamente la comercialización.

3. Falta de información para ver el histórico de tus compras. 

De modo similar al punto anterior, un área no puede funcionar adecuadamente si no cuenta con información suficiente para tomar decisiones y ejecutar acciones. Toda área de compras debería tener un historial de las adquisiciones que realiza, a fin de obtener datos relevantes de consulta antes de cada solicitud de compra. No es necesario realizar este procedimiento cada vez que se solicita un pedido, pero sí revisar este documento cada cierto tiempo, en especial, después de algún nuevo ajuste inflacionario o cambio en el mercado.

Si el área de compras no se ocupa de registrar las solicitudes que la empresa le envía, será difícil comparar los costos en adquisiciones de meses anteriores con los costos de las compras hechas en el presente y evitar gastos excesivos. En cambio, si tienes esos registros, aumenta la visibilidad de tu actividad de compra y puedes comprar más estratégicamente, teniendo en cuenta a otros proveedores o haciendo hincapié en la solicitud de aquellos productos o materias primas que impactan directamente en la demanda de los consumidores. Cuando el histórico de tus compras es omitido de tu base de datos, pierdes herramientas clave de negociación para el futuro.

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En síntesis, los 3 riesgos de una mala confección de un proceso de compras son, básicamente, no distinguir entre compras específicas y recurrentes, no fijar correctamente las fechas límite de entrega de productos y carecer de información necesaria para visualizar el histórico de tus compras realizadas para la toma de decisiones. 

Las razones de que estos riesgos se manifiesten son diversas, pero la falta de comunicación entre el área de compras y el resto de tu organización se apunta como una de las principales responsables de la desalineación departamental, lo que  dificulta la eficiencia de los procesos y el crecimiento empresarial conjunto. Mantén la sinergia comunicativa en alto con tus equipos y será mucho más fácil saber qué solicitudes realizar, para cuándo debe llegar el pedido y dónde consultar la información con el historial de compras.