¿Cómo reformular los procesos en tu empresa?

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Hablar de “reformular los procesos en tu empresa para mejorar la productividad” nos suele remitir a la imagen de ejecutivos diseñando grandes y ambiciosas políticas nuevas. Se nos viene a la mente un conjunto de fórmulas revolucionarias que luego se aplicarán en todo el organigrama de la empresa, de arriba hacia abajo, sin perder de vista los objetivos a mediano y largo plazo. Pero, ¿es realmente así?

La realidad, sin embargo, está muy alejada de todo eso. Las verdaderas transformaciones y reformulaciones de los procesos llegan muchas veces a partir de la sumatoria de acciones. Ten en cuenta que la mejora de procesos es un aspecto importante que debe trabajarse en todas las empresas. Esto se debe a que estos son el vínculo que te permitirá llegar a las metas que tienes como empresa. Por ello es importante que estén optimizados.

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Parte de esta idea da forma a una tendencia que está ganando terreno entre las empresas líderes: el Lean management. Una metodología que tiene por objetivo eliminar los “desperdicios” en los procesos de una compañía para ganar en productividad. Cambiar el método de la forma en que se hacen las cosas, a través de una reformulación de los procesos que otorgue una autonomía a cada equipo de trabajo, a fin de implementar mejoras constantes en su funcionamiento.

Puedes hablar con tu Supply Chain Management para que pueda ayudarte a mejorar los procesos de gestión y establecerlos dentro de tu empresa. Para ello se requerirá también que sigas algunos pasos como los siguientes:

  • Definir los procesos que forman la organización y los indicadores clave más importantes de cada fase del proceso. Es necesario e importante que conozcas los indicadores y los midas para saber dónde se deben llevar a cabo las mejoras. Ejemplo: sería óptimo digitalizar las tareas administrativa de la empresa. Los indicadores clave serían, por ejemplo, la reducción del tiempo en tareas manuales, ahorro de costos, entre otros.

  • Definir la fase o fases del proceso en la cual se buscará mejorar el indicador que se ha elegido en un inicio.  Es mejor modificar de una en una las fases ya que así se conocerán en exactitud los resultados logrados. Si se cambian demasiadas cosas a la vez, no se conocerá qué cambio ha influido de manera positiva y cuáles no.

  • Una vez se ha escogido la etapa, o las etapas, que se deben mejorar se planifica el proyecto de cambio en el proceso. Primero se debe rediseñar el proceso y tener claro qué objetivos se pretenden conseguir. Una vez que se ha establecido el nuevo diseño, se deben escoger los recursos tecnológicos para llevar a cabo los cambios en el procesos, medir sus resultados, etc. Seguidamente, se deben definir los tiempos del proceso y, lo que es más importante, respetarlos a la hora de ponerlo en marcha. Por último, se debe involucrar a todo el equipo que este proceso implique, es trascendental realizar esto desde el principio del proceso de mejora.

  • Marcar los objetivos adecuados. Es importante marcar los objetivos a los que se quiere llegar así como identificar las oportunidades de mejora y qué recursos se necesitan para alcanzar dichos objetivos. Para poder lograr que sean los objetivos adecuados será primordial que tú y el resto del equipo de gerencia se reúnan y debatan al respecto, de esta manera lograrán llegar a un consenso que ayudará muchísimo a la hora de implementar los cambios en los distintos procesos y/o etapas que deban reformularse. Al estar todos de acuerdo, todos empujarán a cumplir los objetivos.

  • Analizar los resultados obtenidos. Es importante disponer de herramientas para analizar los resultados obtenidos con la mejora del proceso. En este paso, se debe analizar el indicador inicial y ver si se han conseguido los objetivos. Se deben analizar tanto los resultados cuantitativos como los cualitativos y ver si se han conseguido los objetivos definidos en un principio y si se ha podido implementar los cambios para mejorar el proceso. Los resultados se deben comunicar tanto al equipo implicado como a toda la compañía.

  • Controlar y seguir constantemente el proceso, utilizando las métricas. Los objetivos que se dieron en un proceso de mejora pueden cambiar con el tiempo. Es por ello que los procesos deben ser revisados de manera constante para poder identificar si estos cambian. Además, deben revisarse los procesos para saber si las mejoras que se querían lograr se han conseguido o no.

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