Cómo identificar los costos ocultos en tu empresa

Mantener un control de los costos es fundamental para encaminar una empresa hacia el éxito. Sin embargo, no siempre es tan fácil de lograr porque requiere de una supervisión exhaustiva de los procesos que se van gestando, y que muchas veces enmascaran situaciones en las que parte de la mercadería se pierde porque se abasteció de más y entonces los costos de esa mercadería perdida no se recupera ni convierte en ganancia.

Como su nombre lo indica, los costos ocultos son aquellos que están involucrados en la producción o en la administración de un negocio y que son difíciles de identificar. Dependiendo de su naturaleza o magnitud, los costos ocultos podrían conducirnos a tomar decisiones equivocadas sobre los precios o los resultados de los negocios.

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Si te estás preguntando cómo se generan, la respuesta puede representar un bosque de caminos que se bifurcan, ya que las causas pueden ser diversas. Por ejemplo, una falla en la ejecución de los procesos puede desencadenar no solo el retraso de la tarea, sino que se fuguen los costos por donde se manifestó el problema de fondo. Un lote perdido por falta de calidad también representa una causa de costos ocultos. 

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Otro generador de costos ocultos son los errores de cálculo respecto al costo total de un lote o producción y la falta de supervisión de los volúmenes reales de producción en relación con el volumen notificado en el inventario. 

Por el hecho de que es tan difícil detectar estos costos ocultos cuando se presentan en los gastos de una empresa, te mostramos de manera fácil y práctica cómo identificarlos. 

¿Dónde se manifiestan y cómo identificarlos?

• Cuando hay niveles de inventario mayores a los necesarios.

Ya se trate de materias primas o productos terminados, el costo oculto aquí es financiero, porque los inventarios no son otra cosa que “dinero inmovilizado” hasta que no se utilizan en la producción o se ponen a la venta. En este sentido, mientras más elevado sea el nivel de inventario, más dinero estará inmovilizado que podría usarse para distintas necesidades de la empresa y en cambio queda estancado.

Los altos niveles de inventarios suelen producirse por una planificación deficiente de la producción o de las ventas, y podría ocasionar la “obsolescencia de los productos'' (es decir, cuando estos pierden vigencia o llegan a su fecha de vencimiento y bajan el estatus porque dejan de ser comerciables) si pierden su oportunidad de venderse. 

• Cuando se utilizan materiales de alta calidad para un producto que compite en un mercado de precios bajos.

Puede suceder que se utilicen materiales de alta calidad para fabricar un producto pero que este compita en un mercado de bajo rango de precios. Entonces, probablemente el público consumidor optará por aquellos productos convencionales que satisfagan sus necesidades de inmediato y a un costo menor, si en este caso la calidad de los mismos no es un factor determinante para decidirse por el mejor.

• Cuando en un servicio técnico se hace más de lo presupuestado.

Asimismo, suele ocurrir que se efectúa un cálculo estimativo de lo que debería costar un presupuesto en un servicio técnico, por ejemplo, pero resulta que una vez realizado el trabajo el especialista se da con que el tiempo o el servicio realizado en sí fueron superiores en comparación con el monto pactado. 

En consecuencia, es muy factible que el técnico tenga que atenerse al presupuesto original, siendo consciente de la pérdida en su ganancia, pero evitando de esa manera dejar a un cliente insatisfecho o disgustado si le hubiese cobrado más de lo que esperaba pagar.

• Cuando se tiene que detener la producción por falla mecánica debido a un pobre mantenimiento.

Las fallas mecánicas representan retrasos en la producción y horas de trabajo perdidas, en el mejor de los casos. En el peor de los casos, la producción perdida involucra lotes de producción de la industria alimenticia. Las fallas inesperadas en la maquinaria son causadas, frecuentemente, por falta de mantenimiento preventivo.

• Cuando se utilizan medios de movilidad inadecuados.

En este caso, se generan los costos ocultos en el caso de aquellos productos cuyo medio de transporte podría ocasionarles un daño, si no se toman las medidas necesarias con vehículos equipados para transportar determinados productos según sus necesidades de permanencia. 

• Cuando se generan traslados de mercaderías innecesarias. 

Tanto si estos traslados se generan dentro de la planta como hacia sus próximos destinos, que pueden ser los distintos centros comerciales, constituyen movimientos que producen costos ocultos, porque requieren de personal para realizarlos. Al igual que en el caso anterior, representan un riesgo de costo para la producción, si llega a dañarse durante los trayectos, y por consiguiente, implicará un mayor retraso en la producción, que inevitablemente provocará gastos adicionales.

¿Cómo evitar que estos costos ocultos perjudiquen la rentabilidad de tu empresa?

Como señalamos previamente, es muy difícil controlar el total de la producción o incluso los recursos que se distribuyen en cada área para sus distintas funciones. 

Se necesita no solo de una minuciosa supervisión, sino de una relación de confianza y sinceridad entre los equipos para asumir las propias equivocaciones, cuando las haya, pero además la honestidad suficiente para declarar algún movimiento fraudulento hacia dentro o fuera de la empresa, que no esté debidamente remitida en los registros de costos. 

En esos casos, de encontrarse al culpable, se procederá a aplicarle una sanción ejemplar, dependiendo de la gravedad de la acción y del daño económico sufridos por la organización. No obstante, aún quedan algunas alternativas menos punitivas que se pueden implementar, en especial, cuando los costos ocultos se manifiestan debido a un lote de producción perdida:

• Mejorar la supervisión: detectar a los operarios que cometieron el error e incentivarlos a prestar mayor atención al trabajo que realizan, ya que de ellos también depende el éxito o el fracaso de los negocios de una empresa.
• Hacer un relevamiento de los procesos: se buscará corregir las fallas que originaron el problema.
• Ajustar los costos: de ser necesario, se reducirán los costos habituales en función de la materia prima o producción desechada. 

Existen más soluciones o alternativas que se podrían implementar, pero todo dependerá del problema específico que produjo los costos ocultos, ya que, en cada caso, se deben analizar todas las variables, los pro y los contra, de ejecutar una acción destinada a remediar su permanencia indeseada en el tiempo. Lo fundamental es poder identificarlos, y luego de eso, determinar cuáles serán las vías de salida que mejor salvaguarden los intereses de tu empresa.