¿Cómo eliminar la duplicación de tareas y la carga manual de datos?

Las empresas de hoy buscan agilizar ciertas tareas manuales que antaño se tornaban monótonas y repetitivas, a través de diferentes herramientas de integración que permiten eliminar la duplicación de tareas y la carga manual de datos.

Antes, y hasta no hace mucho tiempo, incluso en algunas empresas, ejecutaban la carga manual de datos, no una sino varias veces, porque no contaban con un software de integración que almacene todos los datos cargados de forma manual por una única vez, y que a partir de allí estos se carguen automáticamente cada vez que se efectúe una operación que requiera cotejar esos datos de manera pública. 

Los principales problemas de la duplicación de datos residen en aumentos innecesarios de los tiempos que podrían reducirse con una simple y única carga de datos manual, pero que al no contar con una herramienta que automatice este proceso, obliga a los colaboradores a repetir una y otra vez esta tarea tan poco productiva.

En consecuencia, disminuye la productividad de los equipos, porque el tiempo se pierde en estas tareas que, aunque aportan valor a la empresa, deberían automatizarse. Esto se vuelve necesario debido a que no solo se ralentizan las tareas de los colaboradores sino que la eficiencia también se ve reducida porque el esfuerzo, y principalmente estrés, que genera la duplicación de tareas se ve reflejado en un desempeño de actividades más pobre y poco satisfactorio.

Implementar una herramienta de integración para eliminar la duplicación de tareas y la carga manual de datos.

Para eliminar la duplicación de tareas y la carga manual, la mejor alternativa que podemos recomendarte es implementar una herramienta de integración que facilite la gestión de la información de una base de datos en una única plataforma. La integración de datos permite combinar procesos técnicos y de negocios que se utilizan para aunar información de diferentes fuentes para convertirla en datos valiosos y confiables. 

Esto facilita que diferentes tipos de información, tales como matrices de datos, documentos y tablas, sean fusionados por usuarios, organizaciones y aplicaciones para un uso personal, de procesos de negocio o de funciones.

Adquirir un software de integración posibilita el procesamiento analítico de grandes conjuntos de datos alineando, combinando y presentando cada conjunto de informaciones de departamentos organizacionales y fuentes de datos remotas y externas, para cumplir con los objetivos del integrador.

La integración de datos se implementa generalmente mediante un software especializado que alberga grandes almacenes de datos de recursos internos y externos. Los datos se extraen, se mezclan y se presentan de forma unificada. Por ejemplo, el conjunto completo de datos de un usuario puede incluir información extraída y combinada de marketing, ventas y operaciones, que se combinan para formar un informe completo.

Beneficios de eliminar la duplicación de tareas y la carga manual de datos mediante la implementación de una herramienta de integración.

• Reduce la carga manual de datos sobre los analistas de negocios. 

Las grandes empresas se enfrentan a una carga de trabajo abrumadora tratando de filtrar las enormes cantidades de datos que entran a la empresa en el día a día. 

Eliminar la duplicación de tareas y la carga manual de datos permite a los usuarios acceder a diferentes conjuntos de información basada en sus necesidades específicas. Brindar a los equipos acceso directo a información relevante deja a los analistas con un tema menos del que preocuparse, permitiéndoles dedicarse a conjuntos de datos más complejos que generan valor para el negocio.

• Eliminar la duplicación de tareas. 

En muchas ocasiones, algunas organizaciones realizan un relevamiento de clientes para conocer sus necesidades, y poco después descubren que un proyecto similar se completó hace unos meses en otro departamento. Con una integración de datos, se puede evitar esa redundancia, y no sólo en términos de grandes proyectos. 

Los problemas más comunes a los que se enfrentan las empresas se vinculan con registros de datos de clientes en múltiples lugares, documentación de procesos en distintos sistemas, etc.

• Maximiza el valor de los datos. 

Un análisis que puede ser eficaz para 10 de los empleados será considerablemente menos valioso si sólo tres de ellos reciben el informe. Unificar datos a través de distintos canales permite a las organizaciones aprovechar distintos tipos de datos conjuntamente con otros para maximizar su potencial y garantizar que los usuarios tengan la visibilidad que necesitan. 

4. Mejora la toma de decisiones. 

Entregar a los usuarios libre acceso a datos clave incorporados en las plataformas y servicios que utilizan les permite tomar mejores decisiones al interactuar con clientes y colaboradores. La integración de datos en los sistemas relevantes hace que la información sea accionable en las tareas diarias, otorgándole a los usuarios las ideas que necesitan para trabajar con la mayor inteligencia posible.

5. Aprovechar la diversidad de datos. 

Si bien el aprovechamiento de datos variados está relacionado con la maximización del valor de los datos, es importante reconocer que los distintos tipos de información crean desafíos únicos. 

La información de las hojas de cálculo, las bases de datos altamente estructuradas, informes de social media, diagramas, documentos técnicos, y una amplia gama de otras fuentes, deben unirse para obtener información completa de las operaciones, especialmente cuando tecnologías emergentes como el internet de las cosas traen todavía más datos a los ecosistemas empresariales. 

Esta diversidad puede llegar fácilmente a ser abrumadora y hacer que los datos se dejen abandonados si los usuarios no tienen acceso a ellos para aprovechar la información intuitivamente a través de sus departamentos.

En líneas generales, eliminar la duplicación de tareas y la carga manual de datos resulta una necesidad en las organizaciones si lo que se busca es optimizar los procesos, reducir tiempos, eliminar el trabajo operativo y aumentar la productividad, a través de la implementación de una herramienta de integración que ayude a automatizar las tareas repetitivas que impiden el crecimiento y modernización de una empresa.