¿Cómo detectar y resolver problemas de gestión en tu negocio?

Muchas veces las empresas en su trajinar por elaborar el plan comercial más exitoso que les brinden los resultados rentables que esperan, no se detienen a detectar y resolver problemas de gestión que pueden surgir en cualquier momento y la mayoría de las veces son inadvertidos o subestimados como problemas que no requieren la pronta intervención.  

Quizá por el hecho de que ya detectarlos y saber que existen es un gran problema para la empresa, por lo que saben que deberán reunirse los ejecutivos y discutir posibles soluciones, pero hasta que eso ocurra y se pongan todos de acuerdo, es preciso que desarrollen un análisis crítico de la situación actual de la empresa y establecer las causas que propiciaron esos problemas de gestión. 

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“La práctica hace al maestro”, dicen los entendidos, por lo cual, solo trabajando con disciplina y poniendo atención en poder identificar aquellas acciones que pueden estar afectando el funcionamiento de tu empresa, lograrás resolver los problemas de gestión, que a fin de cuentas evitará que se ramifiquen otros problemas futuros con tus clientes, con tus colaboradores, entre áreas, etc.

¿Por qué ocurren los problemas de gestión?

La pregunta que te estarás haciendo, seguramente, es ¿qué origina en las empresas los problemas de gestión? En primer lugar, estos se vinculan con información incompleta o sesgada, malos procedimientos o la falta de los mismos, así como la ausencia de sistemas de control de calidad.

Todas estas fallas y problemas de gestión pueden presentarse en todas las áreas de una empresa. Por ejemplo, una contingencia generada como consecuencia de una mala práctica, realizada por uno de los departamentos, propiciará, a la vez, consecuencias en el desarrollo o ejecución del trabajo de los colaboradores de dicho departamento, e incluso un residuo del problema puede salpicar a otros con el que posean cierta vinculación.

Una mala gestión en el área de marketing podría ocasionar consecuencias negativas en el área comercial, puesto que marketing es la encargada de atraer clientes potenciales para que ventas se encargue de contactarlos, ayudarles y ofrecerles soluciones de valor genuina. Pero si marketing no genera contenidos de calidad que retenga a los usuarios que visitan el blog, ventas no podrá obtener MQL factibles de convertirse en nuevos cierres de negocios.  

Y si el área comercial no tiene suficientes clientes, no logrará cerrar la cantidad de ventas que probablemente se propuso en los objetivos comerciales, y, en consecuencia, también se verán perjudicadas las áreas de operaciones, gestión contable, producción y todas las que se encuentren involucradas directa o indirectamente. 

Señalamos este, por citar un ejemplo, pero los problemas de gestión pueden desencadenarse en cualquier área que maneje un caudal importante de información y poco o deficiente personal humano que pueda ejecutar con eficiencia y eficacia las tareas que se le asignan. 

La mayoría de las empresas cometen algún tipo de error del que no llegan a estar conscientes. Gestionar una empresa de manera eficiente es un proceso constante, en el cual se deberán solucionar los problemas menores que se vayan detectando, a fin de optimizar los procesos y que estos den como resultado mejores ingresos. 

Primer paso: detectar los problemas de gestión.

Es evidente que no puedes optimizar los procesos sin antes efectuar una acertada detección de los problemas de gestión. Para lograr esto, debe existir un buen flujo de comunicación entre áreas y colaboradores de tu empresa. De este modo, mientras más información y mejor procesada esté, mayor será la capacidad para mejorar los procesos. 

Puede ocurrir que la ausencia de datos y la carencia de alineación entre áreas se deba a no contar con una herramienta digital adecuada o directamente no tenerla. La presencia de un programa de gestión, vinculadas a un CRM, te permite optimizar la mayoría de los procesos que se relacionan con la gestión de ventas y servicio al cliente. 

Por consiguiente, una herramienta digital de gestión te ayudará, en principio, a detectar más fácilmente las fallas, corregirlas rápidamente, y reestructurar la gestión del área o las áreas de tu empresa que necesiten esta mejora. 

Ya analizaste las causas de los problemas de gestión y advertiste que puede deberse a que necesitas implementar una herramienta de gestión; ahora bien, analiza el impacto económico que estos problemas generaron a nivel global y calcula la relación costo beneficio de realizar una inversión en dicha herramienta tecnológica.

Segundo paso: resolver los problemas de gestión.

Una vez que ya tienes los datos, informes por indicadores de los problemas de gestión detectados, el tiempo transcurrido y los principales detalles de los mismos, puedes comenzar a generar medidas o acciones orientadas a la solución de tales problemas.

Las soluciones deben enfocarse en las causas más importantes de los problemas, a fin de que los elimines de raíz para evitar que vuelvan a crecer, como la mala hierba. 

Siguiendo con el ejemplo de marketing y ventas, si el problema era poco personal calificado, una posible solución sería brindar capacitación al que ya tienes, y además contratar un community manager para que te ayude, por ejemplo, a administrar mejor la información que compartes en las redes, relacionadas a tu marca y contenidos de marketing.

Ahora bien, si no era tanto un tema de personal humano en tu área y sí de optimización de procesos, la mejor elección es implementar una herramienta de gestión que te ayudará no solo en el área de marketing, sino en todas las demás, gracias a la posibilidad que ofrece la integración. 

Resolverá tus problemas de carga de trabajo, detectará de modo fácil y rápido las dificultades que surjan y te ayudará a llevar a cabo las respectivas soluciones a tus problemas de gestión, ahorrando tiempo y costos .

En síntesis, la resolución de problemas de gestión se lleva a cabo de manera más eficaz y eficiente cuando es más fiable y optimizada la información de la que dispones. Solo incorporando la herramienta digital de gestión adecuada para la recolección, cruce y gestión de datos, podrás perfeccionar al máximo las tareas de dirección y gestión empresarial.