De la oficina al home office (y viceversa): cómo lograr ser adaptable

El home office se está convirtiendo en la modalidad preferida por muchas empresas desde que se comenzaron a implementar herramientas digitales de integración, que permiten realizar la mayoría de las tareas donde hay flujo de información constante entre los gerentes de área y sus colaboradores. 

A causa de la pandemia suscitada por el Covid-19, esta modalidad se intensificó casi al 100% porque las empresas adoptaron los protocolos de seguridad y aislamiento para evitar la exposición y contagio de sus colaboradores. 

Si bien muchos trabajadores ya contaban con experiencia haciendo home office, eran más los freelancers y tercerizados los que trabajaban desde sus casas  para clientes, y ellos administraban sus tiempos según sus propias necesidades y no las de una corporación, ya que no tenían relación de dependencia con un empleador. 

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Pero la pandemia supuso un nuevo desafío empresarial, uno muy grande, en estos tiempos de incertidumbre: pasar de la oficina al home office, y viceversa, en caso de que la situación post pandemia ameritara regresar a las oficinas de manera normal. 

En este sentido, no es lo mismo realizar home office algunos días al año que todos los días durante muchos meses. Tiene sus ventajas, como ahorro de los servicios en las oficinas porque estarían cerradas, pero también ahorro de tiempo y combustible ya que no habría viajes hacia el establecimiento corporativo como en la modalidad presencial. 

Pero también tiene sus desventajas si la empresa no está correctamente organizada, porque no logrará establecer un seguimiento continuo de las actividades que realizan los colaboradores home office y, en la mayoría de los casos, deberá “confiar” en que están al día con cada tarea. Contar con un buen canal de comunicación resultará de gran ayuda para el óptimo funcionamiento de la empresa durante la modalidad home office.

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De la oficina al home office, ¿cómo adaptarse?

Teniendo en cuenta estas variables, y que no sabemos a ciencia cierta cuándo el mundo regresará a la normalidad tras la pandemia, creemos necesario poder lograr la adaptación de la oficina al home office, y viceversa, para obtener el máximo provecho a esta nueva tendencia laboral. A continuación, te compartimos una serie de consejos que te pueden ser de utilidad para hacer menos drástica la transición. 

• Realizar la misma carga horaria de la oficina en el home office.

Puede ser de gran ayuda mantener en el home office la misma carga horaria de trabajo que se realizaba en la oficina, a fin de hacer más llevadera la transición. Es decir, si tú y tus colaboradores iniciaban sus actividades a determinado horario, que puede ser a las 8 AM, durante 8 horas seguidas y con un breve receso para la hora del almuerzo, mantén ese régimen para no alterar tu ritmo de mayor productividad. 

Si modificas esa rutina, tu rendimiento y el de tus colaboradores se verá afectado, y luego será muy difícil retomar la memoria horaria de tu actividad laboral.   

• Implementar herramientas digitales para el trabajo de oficina. 

En realidad, ya deberías haber implementado una herramienta digital para la modalidad home office y automatizar otras actividades dentro de la empresa, pero si aún no lo hiciste, busca una tecnología adecuada que se ajuste a tus necesidades, y que sea lo más completa posible para mantener la comunicación con tus colaboradores y clientes, además del seguimiento de sus actividades.

Hoy en día prácticamente todas las empresas, incluso las pymes, cuentan con alguna herramienta para la gestión de tareas, no solo por la irrupción de la pandemia, sino porque, en la gestión de clientes, las mayores oportunidades de cerrar ventas tienen lugar desde la difusión de contenidos a través de sitios web y las redes, porque es allí donde la gente consume gran parte de su tiempo. 

• Fijarse límites de tiempo para las tareas y obtener seguimiento de las mismas.

Es importante regular y optimizar las horas de trabajo, de modo que el tiempo dedicado a las actividades laborales no sea superior a los resultados. De no establecer estos límites, no podrás discernir entre tu vida y el trabajo, y ambas realidades quedarán enfrentadas en tus pensamientos, logrando que finalmente una absorba a la otra, y por lo general es el trabajo el que se impone sobre la vida cotidiana por el peso que tiene para la supervivencia.

• Mantener una comunicación constante con los colaboradores.

Aunque no veas regularmente a tus colaboradores, no debes perder el feedback que tenías con ellos dentro de la oficina, ya que surgirán problemas que probablemente tengas que resolver a la distancia y necesitas estar informado de todas las novedades y datos de interés para tu empresa.

Crea y mantiene el hábito de la comunicación entre tus colaboradores también, a fin de que puedan coordinar y organizarse mejor en la distribución de las tareas. De este modo, tendrás menos problemas de los que ocuparte. Una buena herramienta de integración podrá visualizar el progreso de las tareas realizadas por tus colaboradores y además verás el tiempo que emplearon para realizarlas.  

• Crear un espacio virtual/presencial para la resolución de problemas y dudas más  frecuentes. 

Dentro de la misma plataforma de integración puedes crear un canal de comunicación efectivo y privado para consultas, novedades, presentar datos de interés, expresar ideas y opiniones, etc., similar a la interacción diaria en una oficina entre colaboradores y ejecutivos. 

Se diferenciará de las reuniones virtuales en que no necesitan ser programadas, sino que el canal estará ahí para cualquiera que desee informar sobre algo al resto y presentan mayor libertad de tiempo para generar las respuestas. Pero conviene concientizar a todos los colaboradores de estar atentos a la actividad del canal, o de lo contrario, la información se perderá.  

Estos fueron algunos de los consejos que te pueden ayudar a optimizar la transición de la oficina al home office, y viceversa, cuando ya la crisis sanitaria haya sido superada. Si bien el trabajo presencial seguirá existiendo, la modalidad de home office se posiciona cada vez más, no solo como una alternativa para permanecer activos en tiempos de pandemia, sino también como el trabajo del futuro, que irá de la mano con la transformación digital, en base a esto muchos países ya tienen en vigencia la ley del teletrabajo.