Cash flow: ¿Qué es y cuál es su función en la empresa?

Administrar una pequeña empresa sin un pronóstico de cash flow (flujo de efectivo) es un poco como conducir de noche con gafas de sol puestas. Probablemente se esté moviendo en la dirección correcta, pero quizás no por mucho tiempo. Es posible que no sea consciente de los peligros críticos que podrían dañar su negocio.

¿Qué es el 'flujo de caja'?

El flujo de caja  o cash flow es el movimiento (o flujo) de dinero que entra y sale de su negocio. Un flujo de caja positivo significa que las empresas ingresan al banco más efectivo del que gastan. Un flujo de caja negativo significa que sale más efectivo del que entra. Ahora bien, ¿cómo se calcula el cash flow?

Teóricamente, calcular el cash flow o flujo de caja de una persona no debería ser difícil, siempre que se disponga de las cifras exactas de ingresos y de gastos. En la práctica, resulta un proceso más complejo porque se generan más beneficios y gastos de los que quedan impresos en facturas y cuentas corrientes; por ejemplo, el interés que nos da nuestro dinero, nuestras inversiones, los gastos de dichas inversiones, etc. 

Por eso llevar una cartera de ingresos y gastos diaria y actualizada dará al final de mes las cifras que se buscan. Calcular el flujo de caja y obtener el gráfico de movimientos durante periodos de tiempo largos nos dará una visión global de dónde se genera nuestro dinero y a qué se destina a largo plazo, cuándo son las épocas en que se generan más gastos y cuándo más beneficios.

¿Por qué es importante un pronóstico de flujo de efectivo?

Si el flujo de caja es negativo, puede ser una señal de advertencia importante. No se necesitan muchas semanas o meses sin tener suficiente dinero en efectivo antes de que una empresa pueda ir a la quiebra. Los proveedores comienzan a exigir el pago, los propietarios comienzan a cambiar las cerraduras y los salarios no se pagan.

Por lo tanto, la gestión del flujo de caja es vital y, para ello, las empresas necesitan una previsión fiable.

Todos los meses hay facturas regulares que pagar (flujo de efectivo). Los salarios y el alquiler son importantes y estarán entre los montos más altos. Los proveedores y las materias primas también pueden ser costosos. Además, siempre habrá gastos no planificados.

Las empresas solo pueden pagar esas facturas si hay dinero en el banco y es esencial comprender la fuente y la certeza de estos ingresos.

Incluso cuando un flujo de ventas sólido es alentador. Es posible que haya recibido muchas consultas recientemente o haya ganado nuevos clientes. Eso es genial. En teoría, las perspectivas son sólidas.

Pero no puedes pagar facturas con dinero teórico. Debe estar realmente en tu cuenta bancaria, listo para gastar. Si no lo tienes cuando lo necesitas, los gastos pueden hundir fácilmente los ingresos.

Aquí es donde entran en juego la planificación del flujo de efectivo y el pronóstico del flujo de efectivo. Se trata de asegurarse de saber cuándo debes pagar el dinero, cuándo está entrando dinero, si hay un déficit y si necesitas tomar acción.

Algunos consejos para mejorar el cash flow

Mejorar la liquidez de una empresa y, por ende, su cash flow, consiste en lograr que ingrese más dinero del que sale. Para hacerlo puedes seguir las prácticas recomendables de limitar los gastos y aprovechar los descuentos que supone el pago por adelantado a algunos proveedores. 

Además, también te ayudará hacer que el pago de tus clientes sea sencillo, y así cobrar lo antes posible. Y, siguiendo esta regla, retrasar tus pagos también puede darte como resultado un cash flow positivo, aunque tendrás que preverlos en el siguiente cálculo.

Otras ideas que puedes implementar para optimizar el cash flow son:

1. Factura anticipada y frecuente. Ingresa dinero al negocio
   Los clientes rara vez pagan hasta que se les factura. Tenga la factura lista y preparada para enviar tan pronto como se realice el trabajo o se envíe el producto.
2. Controla el gasto. Evita que el dinero salga del negocio
   Esto es importante en los primeros días. Concéntrate en lo esencial. ¿Has buscado los proveedores de servicios públicos más económicos? ¿Puedes distribuir el costo de las grandes compras, como computadoras portátiles y vehículos, alquilando en lugar de pagar de una vez? Controla los costos y mantén tu efectivo.
3. Obtén productos digitales inteligentes que te ayudarán con tu pronóstico de cash flow.
   La información de pronóstico financiero precisa y confiable es tu mejor aliada. Elimina las conjeturas de la planificación del cash flow y te da tiempo para actuar. Así que consigue un buen software de contabilidad para pequeñas empresas que pueda ayudarte.

En definitiva, el cash flow es un indicador que nos muestra cuán sana está una empresa, más allá de los resultados y beneficios aparentes. Es importante tenerlo en cuenta para conocer el estado real de un negocio y anticiparse a posibles problemas de liquidez.