Automatización de procesos: impacto en el trabajo híbrido

Carlos se siente muy frustrado. Trabaja desde casa hoy y está tratando de enviar un informe de gastos al sistema de pago de su empresa. Necesita completar un formulario específico para reclamar la devolución del dinero, pero no puede encontrarlo en ninguna parte de la intranet de la empresa. Por lo general, le preguntaba a la persona en el escritorio de al lado. Pero eso no es posible cuando se trabaja de forma remota, por lo que pierde 45 minutos tratando de hacer esta tarea simple.

Durante el último año y medio, millones de empresas se han adaptado al trabajo híbrido y ha traído muchos beneficios a empresas y empleados. Pero también tiene sus inconvenientes. Es más probable que los trabajadores se distraigan, experimenten una sobrecarga virtual o luchen con problemas tecnológicos. Entonces, a medida que este modelo se vuelve cada vez más normal, es importante considerar cómo su empresa puede mejorar el trabajo híbrido.

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización de procesos se trata de usar tecnologías digitales para replicar procesos que normalmente se harían de manera manual usando papel e interacción entre individuos. Casi todos los procesos de una empresa se pueden automatizar, desde cosas simples como el informe de gastos de un empleado, hasta flujos de trabajo complejos relacionados con asuntos legales, atención al cliente o ventas.

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Por qué los lugares de trabajo híbridos piden a gritos la automatización de procesos

La automatización de procesos es especialmente valiosa para las empresas que han introducido acuerdos de trabajo híbridos.

En muchas organizaciones, los procesos dependen de interacciones cara a cara entre empleados de diferentes departamentos y unidades comerciales, así como socios y clientes externos. Dependen de personas como Carlos que se acercan al departamento de finanzas para pedir un comprobante de papel donde pueda completar su informe de gastos, anotar la información, engrapar su recibo al comprobante y devolvérselo a un empleado de finanzas subalterno. Ese empleado luego ingresa la información de Carlos en un sistema.

Pero si gran parte de su personal trabaja de forma remota parte o todo el tiempo, estos pasos se vuelven mucho más difíciles de completar. Aquí es donde ayuda la automatización de procesos.

Al digitalizar sus procesos manuales, los empleados solo inician sesión en su intranet e inician un proceso independientemente de su ubicación. Ya sea que estén trabajando desde casa, en la oficina o conectándose desde un hotel, es posible completar procesos que antes requerían interacciones manuales en persona.

La automatización de procesos puede mejorar el trabajo híbrido al:

• Eliminar la necesidad de interacciones cara a cara
• Ahorro de tiempo que normalmente se dedica a buscar formularios en su intranet
• Evitar el riesgo de que la información clave se pierda en las bandejas de entrada de los correos electrónicos
• Garantizar que los datos importantes se almacenen de forma segura
• Reducir el tiempo dedicado a realizar tareas repetitivas de entrada de datos

Cómo mejorar el trabajo híbrido con la automatización de procesos

El uso de tecnologías digitales para automatizar procesos le permite implementar las mejores prácticas del modelo de trabajo híbrido. Con una plataforma de automatización de procesos como Nintex, es fácil comenzar a automatizar flujos de trabajo simples y complejos. A continuación verás cómo:

• Identifica procesos clave. Antes de crear flujos de trabajo digitales, primero debes identificar los tipos de procesos que realizan tus empleados. Comienza centrándote en los puntos débiles con los que luchan los trabajadores híbridos, ya sea el envío de informes de gastos, la automatización de los sistemas de reserva de escritorio o las solicitudes de trabajo remoto. Después de identificar los puntos débiles, puedes comenzar a crear flujos de trabajo simples para resolver problemas comunes.
• Mapea tus procesos. El siguiente paso es mapear los procesos en papel o usando un programa como Nintex Promapp®. Puedes enumerar cada paso individual, desglosándolo en sus etapas individuales para asegurarte de que el proceso incluya toda la información y los pasos que necesitas.
• Crea el flujo de trabajo. A continuación, simplemente crea el flujo de trabajo en un entorno como Nintex Workflow. Los usuarios no necesitan ningún conocimiento de codificación específico para esto, por lo que puedes comenzar a crear flujos de trabajo efectivos y eficientes para arreglos de trabajo híbridos en solo un par de horas.
• Publica y promociona tu solución. Finalmente, debes publicar su flujo de trabajo en la intranet de tu empresa o donde sea que tus empleados hagan su trabajo (como un entorno como Microsoft Teams). También es importante comunicarse con el personal para que sepan cómo completar este proceso en el futuro utilizando el flujo de trabajo.

Mejore el trabajo híbrido con la automatización de procesos

A medida que más y más empleados trabajen de forma remota (al menos parte del tiempo), habrá menos oportunidades para completar los procesos de forma manual y en persona. Sin algún tipo de automatización de procesos, los trabajadores deberán esperar hasta estar en la oficina para completar las tareas o pasar horas haciéndolas manualmente en casa.