El rol de la planificación en las agencias de marketing

La planificación ocupa un rol muy importante en las agencias de marketing y en cualquier empresa, si pretende mantenerse a la vanguardia de los negocios. Pero muchas veces, no se le asigna la importancia debida y al final las agencias terminan pagando el precio de la falta de planificación en los malos resultados de sus campañas.

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Los procesos empresariales no se generan por ósmosis o generación espontánea, sino que responden a una planificación previa para ordenar las tareas y actividades en formas de secuencias regidas por un plazo de tiempo determinado para su realización. 

Como el factor tiempo es una variable muy presente en la planificación de cualquier acción a realizar, no se puede prescindir de él cuando se trabaja en las agencias, porque sería como ignorar la duración de lo que hacemos. Un instante podría durar la eternidad pero sin control del tiempo nunca lo sabremos a ciencia cierta. 

En este contexto, el rol de la planificación en las agencias de marketing es precisamente introducir tiempo y espacio a las acciones en un orden cronológico que permitirá definir mejor los objetivos que se planteen las agencias, a fin de obtener un control más evidente de los resultados que expresen los procesos de determinadas acciones. 

La propuesta para este artículo es en qué consiste el rol de la planificación en las agencias de marketing, qué beneficios aporta y qué problemas soluciona.

La planificación de contenidos en las agencias de marketing

El rol que cumple la planificación es la de organizar los contenidos, tareas y actividades. Hay distintas células o componentes dentro de cada área que dan cuenta de una determinada especialidad o función específica. Por ejemplo, podemos encontrar el equipo de diseño, el equipo de desarrollo de sitios web, el equipo creativo, etc. 

En definitiva, se integran distintos equipos dentro de la misma área que realizan distintas actividades y cumplen distintas funciones. Una agencia de marketing va a gestionar varios clientes o cuentas durante períodos definidos. Sobre cada cuenta se van a introducir campañas, y las campañas van a incluir distintas etapas y actividades que son inherentes al servicio que la agencia le brinda a cada uno de los clientes. 

En otro equipo se dará prioridad al desarrollo de contenidos, desarrollo de piezas gráficas, equipo de redacción y revisión de contenidos, etc. En pocas palabras, planificación en las agencias de marketing significa ordenar el equipo, organizar los cronogramas de trabajo de cada cuenta, cada campaña, a fin de que sea estratégico y no saturar a los equipos de trabajo. 

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Beneficios que aporta la planificación en las agencias de marketing

Planificar no solo es beneficioso para llevar adelante las agencias de marketing sino para ordenar nuestra vida diaria. Si eres una persona disciplinada y metódica con las tareas que realizas, no te costará ordenar el trabajo de tu agencia haciendo una efectiva planificación. Seguir un plan organizado siempre aporta beneficios a cualquier proyecto o servicio.

1. Seguridad en las acciones de marketing.

Asimismo, la planificación estructurada permitirá brindar respuestas efectivas a los clientes sobre la base de cumplir un rol estratégico. Planificar ayudará a que las agencias no tengan que salir a último momento en busca de recursos externos. Si este fuera el caso, tendrían que contemplar que se manifiesten costos ocultos como consecuencia de una falta de planificación del área.

A causa de esto, es muy factible que disminuya la rentabilidad debido a los gastos extras que conlleva realizar el mismo trabajo que debería estar contemplado desde la planificación. 

2. Mejor gestión de la entrega al cliente.

Una buena planificación nos va a permitir gestionar mejor la entrega al cliente, trabajar internamente de manera más ordenada y eficiente, es decir, responder al cliente en tiempo y forma, cumpliendo con los clientes en términos de calidad del servicio que se había acordado desde el inicio.

Esto favorecerá la interacción con los clientes y evitará las fricciones que suelen surgir cuando no se cumplen los tiempos pactados o cuando la entrega del servicio no demuestra la calidad y los resultados que deberían tener por el precio que están pagando los clientes. 

Gran parte de los clientes de las agencias surgen de los referidos y de la recompra, es decir, que un mismo cliente vuelva a comprar y que además recomiende los servicios de la agencia a otras personas que se convertirán en futuros clientes. Por este motivo, no es conveniente que existan fricciones con los clientes, ya que la reputación de una empresa o agencia está en juego cuando un cliente no queda satisfecho con la entrega del servicio.

Problemas que soluciona la planificación en las agencias de marketing

Así como la planificación en las agencias de marketing genera beneficios como los que mencionamos en el apartado anterior, también resuelve problemas coyunturales que de otra manera no permitirían a estas compañías avanzar y posicionarse en el mercado. Entre los problemas principales que resuelve la planificación, podemos resumirlos en estos tres: 

1. Retrasos en las entregas. 

La planificación evita que se produzcan retrasos en las entregas del servicio. Los clientes son exigentes con las expectativas que manifiestan cuando pagan por obtener un servicio de calidad. Una de esas expectativas es recibir la entrega cuando la agencia lo prometió y aseguró que tendría el trabajo terminado. Si esto no es así, como ya dijimos, lo más probable es que haya fricciones con los clientes. 

Estos querrán entender por qué la agencia entregó el servicio con retraso si le prometieron un plazo. En consecuencia, la falta de planificación genera una pérdida de la credibilidad de los clientes que dejan de confiar en las justificaciones forzadas para ocultar la desorganización interna. 

Planificar ayuda a que cada tarea sea medida y visible, incluso para la tranquilidad del cliente, ya que ante la pregunta de “qué tan avanzado está el trabajo”, la agencia no se ataje con excusas ante la propia ignorancia de no saber cuánto trabajo falta para terminar realmente.

2. Falta de seguimiento en los procesos.

La planificación permite añadir visibilidad a los procesos de trabajo, puesto que ayuda a conocer en qué estadío del proyecto se encuentra la agencia. Planificar implica que haya un inicio, desarrollo y finalización de una determinada actividad, a fin de comprobar que se está realizando e identificar si está cumpliendo con los objetivos en el tiempo establecido.

Si esto no es así, se buscará implementar acciones para que el cumplimiento de estos objetivos sea posible con los recursos que poseen. En otras palabras, se planifica para disminuir la incertidumbre respecto al tiempo, el presupuesto y el cumplimiento de los objetivos.

3. Gastos excesivos de recursos. 

Por último y no menos importante, la planificación evita que se generen gastos excesivos debido a la incertidumbre antes mencionada, pero además permite utilizar el dinero previamente destinado para el trabajo solicitado por el cliente. 

Si piensas comprarte un auto, vas a planificar de antemano cómo financiarlo, y si decides iniciar un plan de pago es porque manejas cierto capital para tal fin, por lo que deberías saber muy bien cuál es tu límite de gasto para no endeudarte en el futuro. Del mismo modo, la planificación sienta las bases sobre las cuales comienza una acción, se la desarrolla y se la finaliza. 

Solo de esta forma podrás evitar gastar más de lo que esperabas y que cada negocio que realices genere la rentabilidad que te habías propuesto cuando definiste los objetivos.

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Finalmente, la planificación en las agencias de marketing es una acción que permite alinear los objetivos de la agencia con los objetivos de los clientes cuando contratan uno de sus servicios. Planificar no solo ordena el área y los distintos componentes que la integran, sino que propicia la participación más activa de los clientes en los procesos, a fin de que obteniendo esa visibilidad la bajada a la realidad de la planificación coincida con las expectativas de los clientes.