Ventajas de automatizar procesos administrativos

Los procesos administrativos empresariales incluyen un montón de tareas sumamente tediosas y repetitivas que muchas veces acaban con la paciencia de los responsables de tales actividades. El problema fundamental de estas tareas en el área de administración es que involucra una gran cantidad de documentación ya sea en papel o en formato digital pero que no se almacenan en un lugar centralizado, sino que para acceder a estos documentos hay que buscar y perder valioso tiempo que podría ser empleado en tareas de mayor valor.

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Frente a este escenario indeseable de tareas manuales interminables, la automatización de procesos se presenta como la solución más adecuada para mantener la productividad y la eficiencia entre los colaboradores, asegurando que los resultados sean de más calidad con un uso más eficiente de los recursos. Por esta razón, existen numerosas ventajas de automatizar procesos administrativos, siempre y cuando estos hayan sido previamente estandarizados.

De lo contrario, por más que se automatice toda el área, la ineficiencia seguirá presente, al no poder identificar el verdadero cuello de botella susceptible de ser automatizado. Automatizar implica incluir una herramienta tecnológica para gestionar ciertas tareas manuales que demandan demasiada concentración y que son propensas a generar retrasos. Para adentrarnos más en el mundo de la automatización, en este artículo te contamos las ventajas de automatizar procesos administrativos y por qué es importante tener los procesos formalizados.

Principales ventajas de automatizar procesos administrativos

Antes de hablar de automatización, deben estar bien definidos los procesos, actividades y tareas del área administrativa porque si no será imposible saber qué amerita automatizar y qué no. Asimismo, deben estar definidos los roles, los responsables y los plazos para establecer estos datos que permitan determinar los alcances de la automatización. Una vez que ya tienes definido esto, el paso siguiente es implementar un software que centralice toda la información y te ayude a optimizar el trabajo de todas las áreas involucradas con la administración.

A continuación, incluimos las 5 ventajas principales de la automatización de los procesos administrativos.

1. Reducción de costos.

Una de las mayores ventajas de la automatización es sin lugar a dudas la reducción de costos, ya que un proceso automatizado permite ahorrar costos en contratación, al poder realizar el mismo trabajo una sola persona, cuando antes quizá lo realizaban varias personas y en mucho más tiempo. Una herramienta de automatización que incluya autofactura permitirá agilizar el proceso de facturación de venta, incluso cuando haya más flujo de clientes que lo habitual en caja. Además, la posibilidad de visualizar el estado de tus tareas en tiempo real te brinda una ventaja competitiva importante.

2. Toma de decisiones informadas.

Un componente elemental para optimizar el manejo de los procesos administrativos es contar con herramientas que controlen todas las áreas de tu empresa, incluidas contabilidad, finanzas, ventas e inventarios, y que además generen reportes en tiempo real que sean comparados con proyecciones y estimaciones del día a día. Automatizar estas actividades conlleva tener acceso a un gran volumen de información que dará cuenta de todo lo que ocurre en tu organización en todo momento, lo que te permitirá detectar problemas, anomalías y retrasos.

Al mismo tiempo, la automatización no solo contribuye a la gestión administrativa, sino que también te servirá para tomar decisiones más precisas y oportunas, que serán de vital importancia para el crecimiento de tu negocio.

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3. Ejecución eficaz de procesos.

Algo particularmente molesto es tener que suspender alguna operación para identificar lo que podría estar fallando en el proceso. En cambio, con una herramienta de automatización, las distintas áreas pueden cumplir efectivamente con la demanda de las tareas habituales. Aun cuando los sistemas informáticos no tengan la necesidad de detenerse para descansar, permite que toda la información continúe fluyendo sin depender del día ni la hora. 

Esta realidad puede percibirse mejor en las tareas administrativas como la revisión de inventarios, que manualmente puede tardar horas, días e incluso semanas hasta concluirse. Incorporar un sistema de control de inventario permite manejar la mercancía de forma automática reduciendo costos y tiempo en la ejecución de las tareas más tediosas.

4. Disminución del margen de error.

Un mínimo de trabajo manual todavía requieren los procesos administrativos, quiérase o no, a pesar de todos los avances tecnológicos, ya que no todo el trabajo es susceptible de ser automatizado. Tener presente esto ayuda a no sucumbir frente a la dependencia tecnológica, pero no obstante hay que evitar también el otro extremo, que es la resistencia al cambio. 

De cualquier manera, uno de los objetivos que persigue la automatización es reducir el error humano. Por lo tanto, la gran cantidad de datos que a las empresas exigen procesar a diario amerita que se implemente la automatización de procesos como una solución para mejorar la eficiencia y productividad de los procesos administrativos.

5. Reducción del uso del papel. 

Finalmente, algo en lo que la mayoría de las empresas están de acuerdo es en eliminar gradualmente el uso del papel para la documentación de los procesos administrativos. Ya demasiado espacio ocupan los documentos físicos como para seguir acumulando. Además, con el tiempo se deterioran y se vuelven ilegibles y terminan convirtiéndose en desperdicio. 

Para evitar esto, la digitalización es una manera mucho más sostenible con la realidad ambiental de contrarrestar los efectos negativos del consumo indiscriminado de recursos. De esta forma, ahorras en costos por la compra de papel e impresión, al utilizar mayormente una base de datos digital y solo los documentos en papel en casos muy específicos en que es necesario entregar al cliente o proveedor algún aval en formato de papel.

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Estas fueron algunas de las ventajas de automatizar procesos administrativos que debes tener presente si aún no te animas a dar el primer paso hacia el cambio tecnológico. Pero recuerda que tienes que tener previamente tus procesos definidos al igual que las tareas, roles, responsabilidades y plazos de entrega para que la mejora de estos procesos a través de la tecnología aporte verdadero valor a toda el área de administración.