Presupuesto empresarial: ¿cuáles son los tipos y cómo elaborar uno?

Definir el presupuesto empresarial para un determinado período de tiempo no es tan sencillo como parece y requiere de bastante planeación y rigurosidad, porque de ello dependen muchos factores, no solo el alcance de tus objetivos sino también el proceso de ejecución en sí mismo. Presupuestar implica tener un control estricto sobre tus principales activos y pasivos para determinar los recursos necesarios en la administración y planificación de un proyecto o plan comercial. 

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En ocasiones, es difícil darse cuenta si los esfuerzos realizados están generando los resultados esperados, pero la mejor manera de saberlo es confeccionando un presupuesto empresarial. Incluir un presupuesto es de vital importancia para programar los recursos financieros que planeas ejecutar para las operaciones de tu empresa. Asimismo, te permite calcular las ganancias en función de lo invertido, ya sea en proyectos, procesos o planes de negocios.

Sin embargo, no existe un solo modelo de presupuesto sino que hay varios tipos que las empresas pueden elegir, según sus necesidades y objetivos. En este artículo, te contamos qué es un presupuesto empresarial, cuáles son los distintos tipos, ventajas y desventajas, y cómo aplicarlo en tu empresa.

Los distintos tipos de presupuesto empresarial

El presupuesto empresarial es una herramienta financiera que te permite establecer cuáles son las estimaciones tanto de ingresos como de egresos de una empresa. Existen distintos tipos de presupuestos. A continuación, describimos los más importantes. 

• Presupuestos individuales: se definen por cada área o sector del estado de resultados. 
• Presupuesto de ventas: generalmente el área comercial estima la cantidad de ventas en función de ciertas acciones durante un período determinado. 
• Presupuesto de gastos operativos: representan los gastos y derogaciones que van a tener lugar cada uno de los meses. 
• Presupuesto de personal: consiste en el importe monetario para proyectar cuánto vas a obtener de nómina en los próximos meses. 
• Presupuesto o proyección de flujo de fondos: da cuenta de los ingresos y egresos todos los meses, a fin de establecer si están presentes en caja o necesita financiación, o bien si hay excedente que luego conviene invertir. 
• Presupuesto integral: permite sumar todos los presupuestos individuales. Incluye todos estos parámetros de estimaciones y presupuestos, por lo que el resultado va a ser tu excedente o tu movimiento de flujo de caja todos los meses, y con eso puedes ir planificando para el resto de tus inversiones. Es importante saber cómo estimar y poner números en función de la planeación estratégica.

El presupuesto debe estar alineado con la planeación estratégica. Por ejemplo, si tienes un objetivo comercial con determinada cantidad de ventas, sobre la base de ese objetivo vas a generar un presupuesto adaptado. Lo más importante es la planificación y que ese presupuesto sea la consecuencia de una planificación estratégica que te permite poner en número y bajar a tierra todo lo que estás proyectando para tu empresa a mediano y largo plazo. 

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Otro momento donde se pueden utilizar los presupuestos es a la hora de la medición de la gestión de desempeño, donde, por dar un ejemplo, el director comercial se puede comprometer a vender x cantidad de millones de dólares al año, pero al final termina vendiendo menos. Entonces, deberá identificar el error y a partir de esos datos empezar a ajustar el presupuesto. 

Ventajas de realizar un presupuesto

1. Permite la previsibilidad de los riesgos asociados a la planeación estratégica y reduce el nivel de incertidumbre. 
2. Identifica los posibles escenarios y sus consecuencias antes de que se materialicen.
3. Contribuye a bajar a tierra los números y resultados, a partir de una planificación adecuada y una mejor comprensión de las ideas para guiar a la empresa en la dirección correcta.

Es importante realizar revisiones periódicas mensuales y trimestrales del presupuesto, a fin de comprender si está alineado con lo que había presupuestado o si se había producido una desviación y así establecer un porqué para desarrollar posibles soluciones. 

La desventaja de un presupuesto

Suelen tomarse herramientas rígidas y generar una limitación en ese proceso de crecimiento en algún punto o en ese proceso de generación de nuevas unidades de negocios de una empresa. Ahí puede volverse una herramienta en contra porque no permite ese crecimiento que podría darse si no estuviera tan limitado. 

En el caso de los gastos, por un lado permite el control para que las áreas no se excedan en los gastos, pero al mismo tiempo se puede volver algo rígido en el sentido de que, si hay un área que no termina de gastar todo su presupuesto, lo quiere utilizar en algo aunque no sepa en qué puntualmente, y en última instancia lo gastará en cualquier cosa.

Cabe señalar que, si en el trayecto tienes que realizar algún tipo de inversión y no tienes presupuesto, no lo haces, por lo que si no hay un correcto manejo de presupuesto, un correcto proceso de revisión y de administración de este presupuesto, se considera más bien una herramienta de castigo que de una herramienta de previsión, que puede tener algunos efectos adversos en lugar de ser una herramienta que ayude a cumplir los objetivos estratégicos de la empresa. 

Existe una variante del presupuesto denominada rolling forecast, que opera como un presupuesto que se va actualizando cada cierto período de tiempo, por lo que si tienes un presupuesto anual pero transcurren los primeros dos meses, puedes visualizar si las premisas que tomaste para estimar todos los 10 meses siguientes son correctas. Si no es así, las modificas y allí tienes un nuevo presupuesto que va actualizándose. 

Entonces, en noviembre tendrás 11 meses reales y uno presupuestado, y ese último probablemente esté bien hecho, porque lo tuviste que actualizar, por lo que las premisas fueron mucho más certeras que las estimaciones hechas en enero. 

Cómo elaborar un presupuesto empresarial

La mejor forma de realizar un presupuesto es empezar creando una tabla en una hoja de cálculo con los datos planificados de un mes. En ese documento deberá figurar un apartado para los costos, ingresos y resumen. Cada uno debe tener 3 columnas: una para lo planeado, otra para lo real y una tercera para la diferencia entre lo planeado y lo real. Suma los costos e ingresos, luego resta los costos a los ingresos planeados, completa los datos reales y suma los costos e ingresos reales. Además, no olvides restar los costos a los ingresos reales para obtener la diferencia entre ingresos planeados y reales.

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En conclusión, implementar un presupuesto empresarial puede aportar grandes beneficios a la hora de realizar la planificación estratégica, porque permite alinear los recursos a los objetivos trazados. Además, promueve la previsibilidad de cualquier riesgo potencial reduciendo la incertidumbre sobre lo que podría suceder en el futuro con tu capital financiero.

Esto asegura una mayor protección y seguridad de tu flujo de caja, pero a la vez evita que se generen costos innecesarios y te ayuda a invertir de manera más organizada. No obstante, tendrás que realizar revisiones periódicas de presupuesto para evitar la rigidez de no saber qué hacer si falta o te sobra dinero del presupuesto.