Cómo monitorear el área de administración

El área de administración se encarga de llevar a cabo las tareas o funciones de carácter administrativo dentro de una empresa. La gestión administrativa en la mayoría de los casos tiene fuerte impacto en cuanto al análisis de entradas y salidas, registrando números reales como factores de negociación y tratando de reducir los costos de adquisición de productos a las empresas.  

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Algunas empresas suelen tener las áreas de administración y contabilidad unificadas, pero tampoco hay que confundirlas, ya que mientras el área contable se enfoca en la materia financiera y contable, la administración, por su parte se ocupa de recibir los documentos de contabilidad y se encarga del pago y envío de facturas. 

Ahora bien, la mejor forma de tener un registro adecuado del área administrativa, dependiendo de las relaciones que establezca con otras áreas, entre ellas la contable, es definir indicadores KPI para monitorear el área de administración. 

Los indicadores son elementos de métricas sumamente importantes para medir el rendimiento de cualquier área funcional, y a menudo sugerimos distintos tipos de indicadores para utilizar según las necesidades del área y de lo que se desea medir. 

Por consiguiente, el propósito de este artículo es hablar del papel preponderante que adquieren dichos indicadores en el área administrativa, y que son determinantes para el buen funcionamiento de la empresa.

¿Qué son los indicadores de gestión KPI?

“Todo lo que se puede medir, se puede mejorar”, reza una frase marketinera, convenientemente utilizada, para reafirmar la idea de que los números nos ayudan a evaluar el rendimiento de las actividades que se realizan en las empresas. Sin embargo, la medición en sí misma no aporta valor a la organización, ya que para hacerlo tiene que cumplir dos requisitos.

En primer lugar, la captura de datos debe transformarse en información que influya en la toma de decisiones para mejorar el desempeño de la empresa. En segundo lugar, se deben priorizar los objetivos estratégicos que aportan valor para el crecimiento de la empresa. Pero, ¿cómo se definen los indicadores de gestión?

Los indicadores de gestión son formas de medir si una empresa, proyecto, unidad o persona están logrando los objetivos estratégicos o no. Estos indicadores se utilizan en múltiples niveles para alcanzar el éxito definido en la planeación estratégica. 

Los indicadores clave de alto nivel pueden enfocarse en el desempeño general de la organización, mientras que los indicadores de bajo nivel se enfocan, normalmente en el desempeño de los colaboradores en cada área, como por ejemplo, finanzas, marketing, administración, de la cual ponemos el foco en este informe. 

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Tipos de indicadores de gestión para monitorear el área de administración.

No hay indicadores puntuales de gestión para tu área administrativa, sino los que tu empresa o departamento necesiten. Cada área es diferente en cada empresa, por lo tanto, establecer un criterio estándar para la administración no va a monitorear los datos que esperas. Utiliza indicadores que se adecúen a los procesos que sigue tu empresa.

Sin embargo, si lo que pretendes es monitorear el área de administración para obtener un mejor control de las facturas que tu empresa realiza a tus clientes, por ejemplo, a continuación, te presentamos los tipos de indicadores más utilizados y que podrían ayudarte a medir el alcance de tus objetivos.

1. Indicadores a corto y largo plazo.

Los indicadores buscan medir las acciones que generan resultados en lo inmediato y cercano, o en el largo plazo a futuro. Como dijimos, estos dependen de la planeación estratégica, donde se definen metas a corto y largo plazo. Por ende, corresponden a la temporalidad para alcanzar los objetivos estratégicos.

Con estos indicadores puedes monitorear el área de administración desde el punto de vista temporal, a fin de conocer en cuánto tiempo tu empresa alcanza los objetivos estratégicos previamente planificados.

Asimismo, este indicador te permite medir el rendimiento y calificación de tu capital humano en el tiempo, luego de gestionar con el área de recursos humanos la contratación de talentos.  

2. Indicadores predictivos e históricos.

Esta tipología analiza las interdependencias entre los KPI. En esta situación, la distinción entre un KPI predictivo y uno histórico depende del contexto. Por predictivo, entendemos a aquellos indicadores de gestión que pueden influir en el resultado futuro, mientras que los históricos involucran indicadores de desempeño que describen el desempeño pasado.

3. Indicadores de eficacia y eficiencia.

Esta categoría es útil para comprender dos dimensiones importantes de cada proceso. La eficacia analiza si los resultados deseados se generaron, mientras que la eficiencia indica la medida en que el tiempo, el esfuerzo o el costo se emplean adecuadamente para obtener los resultados deseados. Estos indicadores te permiten conocer qué tan eficaz y eficiente es tu gestión administrativa. 

4. Indicadores estratégicos y operativos.

Agrupar los KPI de acuerdo con el nivel organizacional en el que impactan es algo que depende en gran medida del contexto, de manera parecida a lo que ocurre con los indicadores predictivos e históricos. 

Sin embargo, hay algunos KPI que frecuentemente se reconocen como estratégicos, como por ejemplo la cuota de mercado, el índice de satisfacción del cliente, el margen de rentabilidad y los ingresos. 

Algunos KPI operativos pueden ser: cantidad de tiempo para cargar un pedido, Tasa de productos sin defectos o porcentaje de procesos optimizados. Se debe tener en cuenta que cualquiera de estos KPI puede convertirse en estratégico si la administración de la compañía lo identifica como un factor crítico de generación de valor.

5. Indicadores de desempeño financiero. 

También existen algunos indicadores que pueden ayudarte a monitorear el área de administración y están vinculados al desempeño financiero, porque el área administrativa interviene en las finanzas de la empresa para obtener datos medibles, por ejemplo, del retorno de la inversión, ratio de deuda-capital, margen operativo y retorno sobre activos / retorno sobre patrimonio.

En conclusión, a través de los diferentes indicadores de gestión puedes monitorear el área de administración, según las necesidades de tu empresa. Como recalcamos al principio, no hay indicadores específicos para esta área en particular, como quizá sí hay para el área de ventas, marketing y producción, ya que la administración está fuertemente ligada a la dirección y la contabilidad. 

Por lo tanto, para definir los KPI de la administración debes definir primero los objetivos estratégicos a alcanzar, los recursos financieros de los que dispones para lograrlos y enfocarte en los procesos interdepartamentales que se convertirán en el vehículo operativo para su cumplimiento. 

Los indicadores que presentamos fueron los que, en nuestra experiencia, te pueden ayudar a monitorear datos relevantes para la mayoría de las empresas, pero existen muchos más. 

¿Y tú qué indicadores crees que se pueden agregar a esta lista?