Desafío de escalabilidad: Cómo crecer con procesos ordenados

Crecer es algo que todo empresario quiere lograr, pero ¿cómo hacerlo de forma ordenada? Algunas empresas atraviesan un crecimiento acelerado en ventas y es allí cuando pierden el rumbo. Por eso, un desafío clave es la escalabilidad y poder mantener el orden de los procesos de trabajo.

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La importancia de los procesos ordenados

Cuando hablamos de implementar un proceso, hacemos referencia a la identificación y optimización de los procedimientos y flujos de trabajo, con sus responsables asignados. Cuando un proceso y sus etapas se definen de forma correcta, se conduce a un aumento de la eficiencia, la reducción de errores y la mejora de la calidad del producto o servicio ofrecido, lo que se refleja en una alta satisfacción del cliente.

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Pasos para ordenarlos correctamente 

Definición de objetivos

Cuando la empresa experimenta un gran crecimiento, hay que detenerse y pensar si los objetivos planteados siguen siendo los mismos que los de un principio. Se trata de definir los objetivos que tienen lugar en toda la empresa o de ajustar aquellos en un área específica.

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Mapeo de los procesos existentes

Mejorar un proceso concreto es una tarea más sencilla, mientras que una revisión completa supone más trabajo y tiene un mayor impacto. En este punto es necesario hacer el mapeo AS IS, que es el nombre que se le da al relevamiento de las actividades que se realizan actualmente en la empresa.

Se trata de una representación visual que muestra cómo funciona el proceso hoy en día, qué decisiones se deben tomar y cuánto tiempo lleva cada paso. Su objetivo final es identificar los problemas en su proceso actual para que pueda hacer mejoras a aplicar en el futuro.

Este paso involucra la recopilación de información sobre el proceso actual y su respectiva documentación, como por ejemplo, el tiempo que lleva cada una.

Eliminación de pasos redundantes o innecesarios

Con los procesos ya mapeados, el directorio es capaz de identificar los pasos innecesarios para mejorar los procesos. Ejemplo de esto son las tareas que presentan desorden, más de un responsable asignado, o que aún trabajan de forma analógica en lugar de aplicar una digitalización para acelerar su proceso.

También es preciso identificar y eliminar las tareas improductivas o que generan gastos prescindibles para la empresa.

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Repensar los procesos

Después de pensar en los procesos innecesarios y redundantes hay que centrarse en los que hay que mantener y, a partir de allí, reflexionar sobre su mejora. Para ello, es necesario repensar la forma en que se hacen.

Es importante entender si hay una mejor manera de llevar a cabo el proceso o si se está llevando a cabo de la manera correcta. En este punto, es preciso preguntarse: ¿Qué errores pueden producirse durante este proceso y cómo pueden evitarse? ¿Qué puntos de este proceso pueden paralizar la producción? Responder a estas preguntas teniendo en cuenta su impacto tanto en el propio proceso como en la empresa en su conjunto es esencial para mejorar los resultados.

Implementación de herramientas de automatización

Para garantizar que los procesos aprobados se apliquen sin errores y de forma continua, es necesario invertir en herramientas digitales que permitan la automatización, mientras sea factible de ser aplicada.

La automatización pretende facilitar aún más la gestión de los procesos de la empresa y garantizar que el control de los formularios, plazos y recopilación de datos estén centralizados, ahorrando tiempo y evitando pérdidas.

Es preciso recordar que la tecnología por sí sola no se implementa, sino siempre de la mano de un proceso ordenado y con la supervisión humana.

Supervisión continua de los resultados

Crecer con procesos ordenados se trata de un aspecto cíclico y que requiere una atención constante. Por lo tanto, incluso después de realizar todos los pasos anteriores, es necesario asegurarse de una revisión periódica para analizar si se implementan nuevas acciones.

Incluso si todo ha ido según lo previsto, siempre pueden aparecer nuevos problemas, cuellos de botella y oportunidades de mejora.

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Conclusión

Crecer de forma escalable es crucial para no perder el rumbo. En esto, juega un papel fundamental organizar los procesos en las organizaciones porque permite aumentar la eficiencia, reducir costos, mejorar la calidad de los productos o servicios, como así también aumentar la satisfacción del cliente y de los colaboradores.