Consejos para mantener una base de conocimientos saludable

La experiencia del cliente es todavía un concepto bastante nuevo en el mundo empresarial, pero su importancia en el éxito de una compañía ya ha demostrado ser profunda. Es mucho más económico para una empresa retener a sus clientes existentes que adquirir nuevos. La forma más fácil de retener a tus clientes existentes es brindándoles constantemente una excelente experiencia en todos y cada uno de los puntos de contacto. 

<<< La importancia de contar con una base de conocimiento >>>

Una de las mejores formas de garantizar esto es mantener una base de conocimientos saludable para tu experiencia de servicio al cliente. Una base de conocimientos profesionales es una plataforma que necesitas para proporcionar una experiencia de cliente positiva con todas y cada una de las interacciones entre el cliente y tu empresa. 

Recordemos que una base de conocimientos es una plataforma diseñada para centralizar y albergar toda la información de tu organización. Los colaboradores pueden acceder a la base de conocimientos para recuperar fácilmente información sobre tu negocio. 

Una base de conocimientos está destinada a ser el "Google" personal de tu empresa. Por eso, contar con una base de conocimientos equipará a tus colaboradores con la información que necesitan para brindar de manera constante una experiencia de servicio excelente a tus clientes.

En este sentido, ofrecer la información adecuada a los consumidores de contenido en el momento adecuado debería ser el mantra de los propietarios de la base de conocimientos. Por lo tanto, mantener una base de conocimientos saludable es indispensable para garantizar que se proporcione información correcta y actualizada. 

Esto significa que los redactores de contenido deben mantener actualizados todos los artículos de tu base de conocimientos. Existen diferentes técnicas para mantener una base de conocimientos saludable, entre las más relevantes se destacan las siguientes:

• Revisión periódica de artículos.
• Archivar versiones antiguas de artículos.
• Escuchar a los usuarios finales a través de comentarios.

Hemos recopilado algunos consejos para mantener una base de conocimientos saludable.

1. Revisión periódica de artículos.

Mantener el contenido actualizado requiere recordatorios continuos a los redactores de contenido o “copywriters” para que revisen y actualicen el contenido del artículo en consecuencia. Es por este motivo que comprendimos la necesidad de estos recordatorios de revisión de artículos coherentes.

Recientemente, algunas herramientas de base de conocimientos poseen una función de producto llamada "Recordatorio de revisión automática". Esta función permite a los redactores de contenido revisar y editar los artículos en el momento adecuado para mantener su base de conocimientos continuamente actualizada y optimizada. 

Por ejemplo, puedes acceder a artículos de hace un par de años que están desactualizados con respecto a las mejoras tecnológicas y elegir entre varias acciones: editar, archivar, eliminar, entre otras. La opción editar te permite modificar el contenido ya escrito y publicado, agregando información o rectificando ideas que ya pudieron quedar desactualizadas.

También puedes elegir si mantienes la fecha de publicación original o si la cambias por la fecha actual, en cuyo caso, quedaría como artículo nuevo. En nuestra experiencia, te recomendamos que a los artículos interesantes que no son tan viejos solo los edites con pequeñas modificaciones o mejoras, pero para las novedades y actualizaciones siempre redactes artículos nuevos. 

De esta forma, siempre tendrás contenido actualizado, por un lado, y por el otro, contenido estándar mejorado.

2. Archivar versiones antiguas de artículos.

Es necesario dejar de lado el contenido antiguo para que el contenido de la base de conocimientos sea relevante. Se recuerda a los consumidores de contenido si están viendo contenido antiguo y se les redirige a contenido nuevo según sea necesario. De ahí que afirmemos que debes enfocarte en el contenido nuevo que redactes. 

En algún momento, llegarás a la conclusión de que sientas la necesidad de marcar los artículos como obsoletos. Esta función de producto está añadida a la mayoría de las bases de conocimientos actuales y puede encontrarse como "Marcar como obsoleto" o “archivar”, mediante la cual puedes convertir un artículo o una página en obsoleta. 

Se informa automáticamente a los consumidores de contenido que están viendo contenido de artículos obsoletos. Esto aumenta la conciencia entre los consumidores de tu contenido sobre el estado de los artículos, lo cual conduce a la rigidez de tu documentación, pero no en un sentido negativo sino de división entre tu material inédito y tu material obsoleto, a fin de que la gente se informe de manera adecuada y veraz.

Esto también crea un impacto positivo en los consumidores de contenido, ya que los propietarios de la base de conocimientos están haciendo un trabajo diligente para mantenerlos informados sobre el contenido del artículo. 

3. Escuchar a los usuarios finales a través de comentarios.

Los comentarios de los consumidores de contenido son importantes para resolver cualquier inexactitud del contenido, como errores tipográficos, ilustraciones irrelevantes o con mala resolución, errores técnicos o de conceptos, etc. También para atender a sugerencias sobre futuros artículos que hablen de algún tema que apenas se hizo mención en determinado contenido.

En la mayoría de las bases de conocimientos, los propietarios pueden habilitar o deshabilitar los comentarios sobre sus artículos individualmente o en grupos de artículos (si el tipo de categoría es página).

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Conclusión.

Hoy en día, una base de conocimientos tiene todo lo que necesitas para gestionar tu contenido de blog, a la vez que se agregan nuevas funcionalidades que optimizan aún más el material que proporcionas a los usuarios. 

Con estos sencillos consejos que aquí te ofrecemos, confiamos en que puedas mantener una base de conocimientos saludable, a fin de mejorar, no solo tu experiencia y la del equipo de redactores de contenido explorando nuevas posibilidades de aprendizaje, sino también la experiencia de los consumidores con el contenido que exhibes, al cual su opinión es de vital importancia para que tu empresa siga creciendo.