Tecnología al rescate: Coordinar entre oficina técnica y obra

Debido a los distintos problemas de coordinación entre las áreas de oficina técnica y la obra, muchas veces se tiene poca o nula visibilización del avance, generando un desfase de la comunicación que deviene en costos no previstos (por ejemplo, construcciones que no se deberían haber hecho que luego deben demolerse o volverse a hacer), cambios en los planos sin que obra se entere, mala trazabilidad y asignación de responsabilidades. Todo esto genera un atraso de la obra.

¿Te ha sucedido? ¿Cómo se puede mejorar esta gestión y comunicación? Bien, a todo esto puedes mejorarlo, haciéndolo más eficaz con herramientas de gestión de proyectos.El rápido avance de las tecnologías de información y comunicación ha traído desafíos y oportunidades a la industria de la construcción. Se han realizado importantes esfuerzos de investigación y desarrollo sobre la aplicación de tecnologías de integración y colaboración de sistemas en la construcción.

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Algunos problemas importantes en la integración entre estas dos áreas son que no siempre es fácil acceder a datos precisos, información y conocimiento en un momento cada fase del ciclo de vida del proyecto de construcción. Evitando que exista una metodología de trabajo común para todas las áreas, lo que hace difícil el poder ser ágil en la toma de decisiones.

• Que los trabajadores no estén desempeñando aquellas tareas donde son más productivos:esto se presenta cuando la empresa no tiene conocimiento de las habilidades de cada persona que conforma parte de la misma.
• Que haya una mala dirección: es decir, la persona responsable se le dificulta organizar y asignar correctamente las tareas.
• Que no se hayan especificado objetivos claros: es muy importante que cada trabajador conozca cuáles son sus responsabilidades y a quien tiene que acudir en caso de duda.
• Modificación de planos por parte de la oficina técnica que no fue comunicada a la obra en tiempo y forma.
  

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• Demora en la entrega de materiales, faltante o sobra de los mismos: esto puede ocasionar que el equipo de obra esté sin actividades durante varios días y, por lo tanto, se demoren los tiempos de finalización de obra.
• Falta de control: Al no haber una buena comunicación entre las áreas se dificulta tener un control sobre el avance de la obra, se obstaculiza el hecho de poder saber si el director de la misma está siguiendo de manera correcta los planos.

Hoy en día existen diferentes herramientas de software (¡incluso en versión móvil!) para ayudar a administrar cada aspecto de un proyecto de construcción. Desde la pre-construcción hasta la programación, desde la gestión de proyectos e informes de campo hasta la gestión de su back office, existe una solución de software para ayudarte a optimizar tus procesos y mejorar la productividad. La mayoría de las soluciones de software están basadas en la nube, lo que permite realizar cambios y actualizaciones en documentos, cronogramas y otras herramientas de administración en tiempo real desde cualquier lugar con acceso a internet, lo que facilita una mejor comunicación y colaboración.

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La tecnología móvil permite la recopilación y transmisión de datos en tiempo real entre la obra y los gerentes de proyecto en la oficina técnica. Las soluciones basadas en la nube permiten a los empleados en el sitio enviar tarjetas de tiempo, informes de gastos, solicitudes de información, registros de trabajo y otra documentación verificada. Esto puede ahorrar cientos de horas al año en la entrada de datos y organiza automáticamente los archivos críticos, sin tener que barajar la base de datos en busca de informes antiguos.

Resumiendo, realizar la gestión de un proyecto a través de un software te va a permitir, entre otros: 

• Asignar responsables y tener trazabilidad.
• Que los trabajadores sean autónomos y vayan cargando los diferentes avances de la obra. 
• Tener en un solo lugar la documentación sobre planos, permisos, entre otros. 
• Mejorar la comunicación entre oficina técnica y obra.
• Mejorar la planificación y cumplimiento de plazos.
• Evitar retrabajos costosos.
• Tener información de obra en tiempo real.
• Nota: es importante que actualices la última versión de cada uno para que así evites confusiones que puedan causarse un gasto extra.

En conclusión, un problema importante en los proyectos de construcción es que con trabajadores, ingenieros y equipos distribuidos en un sitio de trabajo, además de partes interesadas externas - incluidos los gerentes de proyecto y el cliente - puede ser difícil lograr que todos estén en la misma página cuando se necesita tomar una decisión.

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Las empresas constructoras están comenzando a adoptar estas nuevas tecnologías. Y por lo tanto están cosechando las recompensas con una mayor productividad, una mejor colaboración y completando proyectos a tiempo y por debajo del presupuesto, lo que resulta en mayores márgenes de ganancias.

En otras palabras, hemos llegado al punto en que las empresas que no están invirtiendo en nuevas tecnologías y soluciones ya no se mantienen competitivas, por el contrario, aquellas que están adoptando e implementando estratégicamente soluciones tecnológicas si pueden hacerlo. 

Existe una gran variedad de opciones de soluciones informáticas en el mercado. Ahora bien, tu selección depende más bien del objetivo trazado y de los requerimientos específicos que tengas a nivel empresa.