¿Cómo ahorrar tiempo en tu agencia de marketing con Scoro?

Cross Media, con sede en los Países Bajos, comenzó como una empresa de ventas de publicidad para editores de salud en 2008. A lo largo de los años, se ha convertido en una agencia de marketing de servicio completo con 35 empleados, que se especializa en comunicación B2B en salud, finanzas, legal y educación y sectores gubernamentales.

El desafío

A medida que se expandían, Cross Media luchaba con la fragmentación de datos, horas interminables dedicadas a buscar la información correcta y mucho trabajo manual tedioso.
Para administrar mejor sus negocios y procesos, comenzaron a buscar una solución integral para reemplazar su conjunto de herramientas existente, que constaba de numerosas hojas de cálculo y una versión bastante básica de un sistema CRM llamado Sage ACT.
Con el crecimiento de la empresa en mente, era esencial encontrar una solución que pudiera unir la herramienta de CRM con la gestión de reservas y proyectos del negocio.

¿Por qué Scoros?

Después de considerar una variedad de herramientas, desde Salesforce hasta una serie de jugadores de nicho, Scoro fue la única plataforma que contaba con las funcionalidades de gestión de proyectos y productos personalizables que Cross Media necesitaba para impulsar los objetivos de crecimiento de la empresa.

“El sistema altamente personalizable de Scoro se adapta a la estructura de nuestra empresa y brinda una descripción general en tiempo real de nuestro trabajo, ventas y finanzas”. Bart de Wilde, gerente sénior de cuentas.

Además, los datos interconectados de Scoro le permitieron a Cross Media capturar una visión general completa de su negocio, desde la gestión de sus reservas, proyectos y plan de medios hasta el servicio posventa, la facturación y la elaboración de informes.

Ventajas para el negocio

Con más de seis años de experiencia en Scoro, Cross Media ha duplicado no solo el número de empleados y usuarios de Scoro, sino también la facturación de la empresa. Solo en 2021, tuvieron más de 400 proyectos más en comparación con su primer año con Scoro en 2016.

Descripción general en tiempo real

Dado que Scoro es el sistema central de CRM y gestión de proyectos de Cross Media, han obtenido una descripción general detallada de su negocio, que incluye:

• Todas las actividades de su equipo de ventas;
• Información en tiempo real sobre su plan de medios;
• Posiciones publicitarias disponibles para configurar nuevas campañas.

Además, gracias a la vinculación de su portal de clientes con Scoro, han habilitado informes en tiempo real para sus clientes. De Wilde explica: “Nuestros clientes obtienen información en tiempo real sobre su plan de medios y su calendario de material publicitario, y los editores tendrán información en tiempo real sobre la cantidad de anuncios y la facturación en sus revistas”.

“Scoro ha hecho que nuestra vida sea mucho más estructurada y eficiente, ya que todos los datos están en un solo sistema. Antes, teníamos que comunicarnos con nuestros colegas o buscar información en hojas de cálculo. ¡Puedes imaginar cuánto tiempo hemos ahorrado ahora!” – Bart de Wilde, gerente sénior de cuentas

Gestión del tiempo

Antes de implementar Scoro, Cross Media no contaba con ningún proceso de gestión del tiempo. De Wilde sigue: “Observando nuestros procesos de creación de cotizaciones, reserva de medios e informes a los editores antes y después de Scoro, creo que hemos ahorrado alrededor del 20 % de ese tiempo. Esto tiene un impacto enorme cuando te das cuenta de que ahora tenemos 400 proyectos más por año en comparación con 2016”.

Aspectos culturales

De Wilde afirma: “Creo que lo más importante es que todo nuestro equipo sepa lo que está sucediendo en la empresa y cuál es su parte del éxito. Entonces se sienten más conectados con el equipo y la empresa a través de eso”.

Además, como resultado de mantener toda la información esencial en un solo sistema, la cantidad de momentos de contacto innecesarios se ha reducido drásticamente. “Todos los que trabajan con Scoro se han vuelto más autosuficientes e independientes, lo que, como resultado, mejora nuestra colaboración entre equipos y las relaciones con los clientes”.

La vida durante la pandemia de COVID-19

Como muchas agencias, Cross Media se vio afectada por la pandemia mundial. Afortunadamente, con Scoro en uso durante tantos años y todo configurado en un espacio de trabajo digital, fue fácil reaccionar rápidamente y adaptarse a la situación. De Wilde sigue: “Scoro es el sistema principal para el 80% de nuestros colegas. Gracias a eso, pudimos trabajar desde casa en un corto período de tiempo”.

La automatización es el futuro

Cross Media ha experimentado un importante crecimiento en los últimos años. Con Scoro como su sistema central, los próximos pasos de Cross Media incluyen la automatización de los flujos de ventas y marketing al conectar Scoro a Hubspot a través de Zapier y hacer que sus clientes sean más autosuficientes a través de su portal de clientes. El objetivo final es obtener más resultados de todos los administradores de cuentas de Cross Media y centrarse en la gestión de relaciones y la consultoría para sus clientes.

Cuando se le pide que describa a Scoro en tres palabras, de Wilde concluye: “Scoro es perspicaz, flexible y progresista”.