Caso de estudio: la agencia nórdica Aava & Bang

Aava & Bang es una agencia de comunicación y marketing con más de 50 empleados ubicada en Finlandia. Fundada en 2005, la empresa se centra principalmente en el marketing, las comunicaciones y la publicidad de crecimiento sostenible y ofrece servicios de formación y contratación para empresas que establecen nuevas funciones de marketing dentro de su negocio.

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Desafíos y necesidades de la agencia.

En 2016, Aava & Bang se dio cuenta, como muchas empresas en continuo crecimiento, de que las soluciones y procesos existentes que funcionaban en el pasado ya no eran suficientes.

La empresa usaba una versión anterior del software finlandés llamado Visma Severa, que ofrecía un alcance de trabajo mínimo. Si bien les permitió tener cierto nivel de gestión de tareas y seguimiento del tiempo, carecía de una descripción general detallada de sus proyectos y no les permitía la planificación de recursos.

Además, no tenían información sobre la carga de trabajo de su equipo o el uso general del tiempo. "Como líder de equipo, me llevó mucho tiempo tratar de ver en qué está trabajando la gente, cómo manejan sus listas de tareas y si tienen la capacidad de hacerlo todo a tiempo", explica Reed.

Cuando el software anunció que dejarían de trabajar con la solución que Aava & Bang estaba usando, una excelente oportunidad se presentó  para buscar una plataforma que se ajustara a sus crecientes necesidades.

La recomendación número uno.

Aava & Bang recurrió a un consultor externo para que les ayudara a encontrar la mejor solución para ellos. “Ninguno de nosotros en ese momento había tenido experiencia en la implementación o el uso de dicho software en otro lugar”, explica Reed.

Después de analizar y comparar varias soluciones, incluida Asana, que terminó siendo demasiado acotada para sus necesidades, Scoro se destacó con sus capacidades de gestión del trabajo de extremo a extremo. Reed agrega: “También fue la recomendación número uno de nuestro consultor”.

“Scoro se destacó porque fue hecho para todo tipo de negocios ya que ofrece una combinación de funciones que podía resolver todos los problemas que teníamos en ese momento”. Anna-Kaisa Reed.

 

Implementación continua.

Desde la implementación de Scoro en 2016, Aava & Bang ha pasado por varias oleadas de incorporación dentro de la empresa.

Reed explica: “Si bien la primera ronda cambió la forma en que gestionamos nuestros proyectos, otros procesos internos no necesariamente cambiaron junto con ella. No establecimos objetivos claros para usar Scoro, ni aprovechamos al máximo sus funcionalidades desde el principio. Y eso fue un desafío en sí mismo”.

“Al tener una experiencia limitada en el uso de soluciones como Scoro, fue difícil ver todas las oportunidades que crea o comprender lo importante que es para el negocio”. – Anna Kaisa Reed

Un par de años más tarde, la agencia ganó más estructura y consolidó su pila tecnológica en evolución. Se tomó una decisión clara de usar Hubspot para ventas y marketing y Scoro como su solución de gestión de proyectos, CRM y ERP.

Desde que todos en Aava & Bang usan Scoro como su fuente central de información.

Beneficios para el negocio.

Gestión del tiempo optimizada.

Antes de usar Scoro, la mayoría de las reuniones 1 a 1 se usaban para ver las listas de tareas de los miembros del equipo, asegurarse de que tuvieran tiempo para todo y planificarlo en sus calendarios.

“En un momento, incluso puse una hoja en blanco en una pared para tratar de entender si teníamos los recursos para completar todas las tareas. Fue muy frustrante porque nos tomó mucho tiempo”, recuerda Reed. “Ahora todo está a solo un clic de distancia en Scoro. Puede haber cientos de horas en la lista de tareas, pero sabemos que tenemos tiempo reservado para todas ellas y no tenemos que preocuparnos por eso constantemente. La forma en que se utiliza nuestro tiempo es muy clara y visible”.

“El trabajo creativo requiere una cuidadosa planificación del tiempo. Cuando se hace bien, nos permite encontrar el equilibrio entre mantenernos organizados, trabajar sin interrupciones y ser más creativos. Con Scoro, hemos sido capaces de lograr ese equilibrio.”  Anna Kaisa Reed.

Tener toda esta información en un solo lugar permite enfocarse en cosas más importantes: mejorar los procesos, la felicidad del equipo, crear oportunidades de desarrollo. “Ahora puedo usar mi tiempo en lo que más le importa a mi equipo y también a toda la experiencia de los empleados”, agrega Reed. “En este punto, mi equipo no puede imaginar qué pasaría si alguien nos sacara Scoro.”

Revisión de desempeño transparente.

Al permitir que Aava & Bang tenga más tiempo para trabajar en mejorar la felicidad de los empleados dentro de la empresa, Scoro ha jugado un papel importante en la creación de visibilidad e igualdad cuando se trata de ser reconocido por hacer un gran trabajo.

Reed explica: "Ahora podemos revisar el desempeño de las personas según los mismos estándares, ya que las actividades y los datos de todos son transparentes y están en un solo lugar."

“El aporte de las personas, que pueden no ser muy buenas en la autopromoción o hablar sobre su trabajo, ahora es más visible en el sistema y las personas se sienten vistas, especialmente cuando han hecho un trabajo excelente.” Anna Kaisa Reed.

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Gestión del cambio.

Cuando se trata de la gestión del cambio, muchos de los esfuerzos de la empresa giran en torno a encontrar formas de avanzar hacia una mayor previsión y una toma de decisiones basada en datos.

“Obviamente, estamos acostumbrados a mirar hacia atrás: cómo se desempeñaron nuestros proyectos, si registramos todas las horas, cuál fue la ganancia, etc. Pero ahora todos hemos entendido la importancia de usar Scoro para ver el panorama general, mirar hacia adelante, hacia el futuro y tomar decisiones estratégicas más inteligentes basadas en todos los datos disponibles que tenemos”, Reed explica el papel que seguirá desempeñando Scoro.

“Soy un gran admirador de Scoro y realmente me gustan las posibilidades que ofrece: es muy progresivo, se actualiza y mejora constantemente. Me gusta hacia dónde se dirige la empresa y, a pesar del crecimiento, la atención al cliente de Scoro siempre está disponible y es muy útil.” Anna Kaisa Reed.

Reed se suma a la apreciación de la atención al cliente de Scoro: “Por ejemplo, en comparación con el uso de las herramientas de Google o Hubspot, que son empresas enormes, no hay mucha interacción humana involucrada. Mientras que con Scoro, además de obtener una respuesta el mismo día, es valioso que haya personas que realmente nos conozcan por el nombre.”

Cuando se le pide que describa a Scoro en tres palabras, Reed concluye: "Con visión de futuro, versátil y amigable".