Guía Definitiva: Todo lo que tienes que saber de OKR

En este artículo, hablaremos de los objetivos y resultados clave (OKR) y cómo afectan a nuestra empresa.

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¿Qué es OKR?

OKR (Objetivos y resultados clave) es un sistema de establecimiento de objetivos utilizado por Google y otras empresas. Es un enfoque simple para crear alineación y compromiso alrededor de objetivos medibles y ambiciosos.

¿Cuál es la gran diferencia de los métodos de planificación tradicionales?

Los OKR se configuran, rastrean, y pueden ser reevaluados, generalmente de manera trimestral. Esta metodología es un proceso simple que involucra la perspectiva y la creatividad de cada equipo.

Los OKR existen para crear alineación y establecer el ritmo de la empresa. La meta es asegurarse de que todos vayan en la misma dirección, con prioridades claras, en un ritmo constante.

El concepto original de OKR vino de Intel y se extendió a otras compañías de Silicon Valley. Google adoptó OKR en 1999, durante su primer año. Apoyó el crecimiento de Google de 40 empleados a más de 60,000 hoy. Además de Google, otras compañías usan OKR, como Spotify, Twitter, LinkedIn y Airbnb. Pero la metodología OKR no es solo para empresas digitales. Walmart, Target, The Guardian, Dun y Bradstreet e ING Bank también la están utilizando.

Comprender los componentes de OKR.

John Doerr es uno de los capitalistas de riesgo más exitosos de todos los tiempos. Comenzó su carrera en Intel y pasó a invertir en empresas como Google y Amazon. Doerr quien introdujo OKR en Google , tiene una fórmula para establecer objetivos: "Un objetivo adecuado tiene que describir lo que logrará y cómo va a medir su logro. Las palabras claves aquí son: "según lo medido por" ya que la medición es lo que hace que una meta sea una meta. Sin ella, todo lo que tienes es un deseo". 

La fórmula de Doerr es la mejor manera de explicar la estructura de un OKR:

Yo haré (objetivo) según lo medido por (este conjunto de resultados clave).

Entonces, como su nombre lo indica, OKR tiene dos componentes, el objetivo y los resultados clave:

• Los objetivos son descripciones cualitativas memorables de lo que quieres lograr. Estos deben ser breve, inspirador y atractivo. Un objetivo debe motivar y desafiar al equipo.
• Los resultados clave son un conjunto de métricas que miden su progreso hacia el objetivo. Para cada uno, debe haber un conjunto de 2 a 5 resultados clave. Más de eso y nadie se acordará de ellos.

Todos los resultados clave deben ser cuantitativos y medibles. Como Marissa Mayer, ex vicepresidenta de Google, dijo: "Si no tiene un número, no es un resultado clave". 

Ejemplo.

Ahora considere un equipo que quiera aumentar el compromiso con un servicio digital: Objetivo: Deleitar a nuestros clientes

Resultados clave:

• Reduzca la rotación de ingresos (cancelación) de X% a Y%.
• Aumente la puntuación neta del promotor de X a Y.
• Razones para cambiar la forma de vender.
• Aumente el tráfico no pagado (orgánico) de X a Y.
• Mejore la interacción (usuarios que completan un perfil completo) de X a Y.

Una vez más, tener un conjunto de resultados clave ayuda a crear un OKR saludable y sostenible. Lo que se quiere es aumentar las visitas semanales, pero que esas visitas sean orgánicas, no a través de una expansión de gasto de marketing.

Los resultados clave son cruciales. Sobre todo porque definen lo que queremos decir con "deleitar a nuestros clientes".

¿Qué hace únicos a los OKR?

Si bien no hay una sola forma de usar OKR, es decir, cada compañía o equipo puede adaptarlo y modificarlo, creando diferentes versiones de la misma, hay algunos conceptos básicos que se deben tener en cuenta:

1. Objetivos ágiles.

En lugar de utilizar la planificación estática anual, los OKR adoptan un enfoque ágil. Al usar ciclos de objetivos más cortos, las empresas pueden adaptarse y responder al cambio.

2. Sencillez.

Usar OKR es sencillo, y son fáciles de entender. Las empresas que adoptan por esta metodología reducen el tiempo dedicado a establecer objetivos de meses a días. Como resultado, invierten sus recursos para lograr sus objetivos y no para establecerlos.

3. Transparencia.

El propósito principal de los OKR es crear una alineación en la organización. Para hacerlo, es importante que los OKR sean públicos para todos los niveles de la empresa. Los OKR generalmente están disponibles en la Intranet.

4. Medidas anidadas.

La metodología OKR entiende que la estrategia y las tácticas tienen diferentes tempos. Para resolver esto, se puede optar por diferentes ritmos:

• Una medida estratégica con OKR de alto nivel a más largo plazo para la empresa (generalmente anual).
• Una medida táctica con OKR a corto plazo para los equipos (generalmente trimestralmente).
• Una medida operativa para el seguimiento de resultados e iniciativas (generalmente semanal).

<<< ¿Cuándo es conveniente aplicar la metodología OKR? >>>

Establecimiento de objetivos bidireccionales

En lugar de utilizar el modelo en cascada tradicional de arriba hacia abajo que lleva demasiado tiempo y no agrega valor, la metodología OKR utiliza un enfoque basado en el mercado que va simultáneamente de abajo hacia arriba y de arriba hacia abajo.

A partir de los OKR estratégicos de la empresa, los equipos pueden comprender la manera de contribuir a la estrategia general. En este proceso, pueden establecer alrededor del 60% de los OKR tácticos, siempre en alineación con los objetivos de la empresa.

Este modelo crea compromiso y una mejor comprensión de la estrategia al tiempo que hace que el proceso sea más simple y rápido.

Metas ambiciosas:

La filosofía detrás de OKR es que si la empresa siempre alcanza el 100% de los objetivos, significa que son muy fáciles ya que esta metodología apunta a objetivos audaces y ambiciosos.

Por otro lado, además de objetivos ambiciosos, OKR cree en permitir que el equipo se establezca metas desafiantes, metas que hagan que el equipo reconsidere el rumbo. Trabajan para alcanzar el máximo rendimiento.

Para ello, es importante que los colaboradores sepan que no perderán dinero si establecen objetivos ambiciosos. Es difícil establecer objetivos ambiciosos cuando necesita el bono para pagar la matrícula del colegio de sus hijos. Recuerda, la metodología OKR es una herramienta de gestión, no una herramienta de evaluación de trabajadores.

Consejos para escribir buenos OKR.

Para objetivos:

• En primer lugar, los objetivos deben ser simples, cortos y fáciles de memorizar. Si tienes que dejar de respirar mientras lees tu Objetivo, lo estás haciendo mal.
• Segundo, los objetivos no deberían ser aburridos. Pueden adaptarse a la cultura organizacional y a la vez ser informales y divertidos.

Para resultados clave:

• Separa las métricas de las tareas.
• Establece varios de ellos. Generalmente entre 2 y 5 por objetivo.

Cuáles son los beneficios de usar OKR?

Las principales ventajas de usar OKR son:

1. Agilidad:

Los ciclos de objetivos más cortos permiten ajustes más rápidos y una mejor adaptación al cambio, aumentando la innovación y reduciendo riesgos y desperdicios.

2. Alineamiento y cooperación interfuncional:

El uso de OKR compartidos mejora la colaboración entre diferentes equipos, resolviendo interdependencias e iniciativas competitivas unificadoras.

3. Tiempo reducido para establecer metas:

La simplicidad de OKR hace que el proceso de establecimiento de objetivos sea más rápido y fácil, reduciendo drásticamente tiempo y recursos dedicados a establecer objetivos.

4. Comunicación clara:

La transparencia y la simplicidad permiten al equipo comprender los objetivos y prioridades de la organización y cómo cada individuo puede contribuir.

5. Compromiso de los empleados:

El enfoque ascendente de OKR para establecer metas conecta a los empleados con la empresa y los objetivos, por ello aumenta el compromiso.

6. Autonomía y responsabilidad:

Los equipos reciben una dirección clara y son libres de elegir cómo lograr sus OKR. Al hacerse responsables de sus objetivos y establecer criterios claros de éxito conocidos por el equipo de trabajo, se crean obligaciones mutuas.

7. Enfoque y disciplina:

El número reducido de objetivos crea un enfoque en la organización y es más disciplinado, aumentan los esfuerzos e iniciativas.

8. Objetivos más audaces:

Desacoplar los OKR de la compensación y usar objetivos que puedan extenderse, a lo largo del tiempo por ejemplo o adaptarse a los cambios, ya sea de manera completa e incluso parcialmente, permiten al equipo establecer objetivos ambiciosos y desafiantes.

OKR Estratégicos vs. OKR tácticos: Medidas anidadas.

Es un error común pensar que la metodología OKR solo funciona con ciclos trimestrales, (modelo que utilizó Google hasta 2011). Después de volver a ocupar el puesto de CEO en Google, Larry Page decidió adoptar tanto los OKR anuales como los trimestrales.

El uso de OKR a corto plazo puede hacer que los equipos pierdan el panorama general y se enfoquen solo en lo que pueden lograr en tres meses.

La mayoría de las implementaciones de OKR maduras entienden que diferentes objetivos tienen diferentes ritmos, por ejemplo, los objetivos tácticos tienden a cambiar mucho más rápido que los objetivos estratégicos. Entonces esta metodología desacopla la estrategia y las tácticas adoptando un modelo anidado.

Piensa en los OKR estratégicos y de alto nivel que le interesa a la junta directiva. Un patrón que suele verse en las adopciones exitosas de OKR es:

• OKR estratégicos anuales para la empresa (y, a veces, para departamentos muy grandes y unidades de negocio).
• OKR tácticos trimestrales para los equipos, con una revisión a mitad de trimestre.
• Registros semanales para el seguimiento de resultados.

Algunas organizaciones también establecen OKR trimestrales estratégicos para la empresa, pero no lo recomiendo al principio.

La metodología OKR no es un método cascada.

¿Cuáles son las características de una cascada? Es un flujo irreversible de arriba hacia abajo, unidireccional, sin ciclos de retroalimentación que termina bloqueándose. Todo lo que una organización ágil e innovadora no quiere ser. El modelo en cascada es un residuo de una mentalidad de comando y control en la que las decisiones simplemente fluye hacia abajo desde la parte superior.

Si bien los objetivos en cascada son una mejora con respecto a los enfoques que se utilizaban anteriormente, se necesita demasiado tiempo para llevar a cabo. Cómo James Harvey escribió: "[El modelo tradicional] es un enfoque de arriba hacia abajo y, a menudo, tarda demasiado tiempo en lograr la alineación. Los informes directos frecuentemente dependen de la realización de los objetivos de un supervisor antes de que puedan comenzar a construir su propio plan de objetivos". 

Hay corporaciones globales en las que el proceso de establecimiento de objetivos lleva de 4 a 6 meses. Esto no solo es un desperdicio masivo de recursos, sino que también deja a los empleados sin objetivos claros casi la mitad del año.

Por otro lado, en el caso de los OKR, estos se alinean. Se establecen en un proceso paralelo en el que los equipos definen los OKR que están vinculados a los objetivos de la organización y validados por los gerentes, en un proceso que es simultáneamente de abajo hacia arriba y de arriba hacia abajo.

De los OKR de la compañía, los equipos pueden obtener una dirección clara y comprender cómo pueden contribuir a alcanzarlos. Luego, cada equipo define un conjunto de OKR tácticos para el trimestre que contribuyen a los OKR estratégicos y que se alinean aproximadamente con ellos.

Los OKR de los equipos no tienen que ser 100% alineados con los de la empresa, ya que también pueden optar por incluir un OKR local.

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Crear OKR tácticos.

Al crear sus OKR tácticos, cada equipo debe responder dos preguntas:

• ¿Cómo podemos contribuir a los OKR estratégicos?
• ¿Cuáles de los resultados clave incluidos en los OKR estratégicos podemos impactar?

Los resultados clave tácticos pueden ser:

• Una porción del OKR estratégico (Ej: La compañía venderá 100, mi equipo venderá 20).
• Hipótesis o apuestas sobre cómo contribuir a los OKR estratégicos (Ej: Lo haremos reducir la cantidad de quejas de los clientes porque creemos que aumentará la tasa de recompra).

También recuerda que los equipos pueden tener OKR "locales", pero la mayoría deben contribuir a los estratégicos.