Formas de resolver la baja productividad en las PyMes

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Cuando hablamos de productividad, en términos realistas significa obtener mejores resultados con los mismos recursos o menos. Es de alguna manera aquello que llamamos hacer las tareas de forma eficiente logrando los mismos resultados o mejores que en el tiempo normal. 

<<<Causas de baja en la productividad>>>

 

En este artículo, nos proponemos indagar en las principales formas o prácticas para resolver la baja productividad en las pymes.

 

1. Formalizar todos los procesos.

Las pymes al no trabajar muchas veces de forma estandarizada y como la manera de hacer las cosas queda a criterio de la persona, es difícil hablar incluso de cómo atacar la productividad porque son los recursos que se invierten para obtener los mismos resultados, porque dependerá de la función que tenga esa persona, tanto si es una pieza gráfica o tiene que realizar una factura o cerrar una venta, por citar un ejemplo.

Pero en términos generales, si las empresas no pueden asegurarse de que todo se realice de una misma manera, es decir, que todo se está volviendo subjetivo, ahí tendremos una primera causa, la madre de todas las causas. Si no hay proceso, ni siquiera se puede hablar de indicadores de baja productividad.

 

2. Capacitar al personal para mejorar el desempeño. 

Las empresas deben asegurarse de que el personal esté suficientemente entrenado o inducido en el puesto para que lo pueda desempeñar exitosamente, porque, de lo contrario, podría pasar que la persona no tiene los conocimientos necesarios para cubrir el puesto, o requiere más tiempo del necesario para ejecutar las tareas de forma eficiente. 

Por ejemplo, en el proceso de fabricación está teniendo mucho desperdicio, con lo cual lo está haciendo como el procedimiento indica, pero no de una manera correcta. En consecuencia, no hacer el proceso de una manera correcta también va a influir en la productividad. 

 

3. Sobredimensionamiento de un equipo. 

Si no tenemos un proceso y las personas no están entrenadas al mismo nivel, es muy difícil entender cuántas personas entrenadas se deben asignar para realizar una tarea, actividad o área. Entonces, puede haber empresas pymes que tengan una falla de productividad por dimensionar más o por menos. Por más significa que, al no poder dimensionar correctamente, se destinan más recursos de los que harían falta y terminarían siendo menos productivos.

Ahora bien, en el caso de que la falta de productividad sea por menos, las empresas no están seguras de que puedan contratar mayor mano de obra, por lo que tienen un rendimiento más bajo del que les convendría. Quizá de hecho sería conveniente contratar a una persona más y no se la está contratando. 

Del mismo modo, la causa raíz podría ser la falta de procesos o la no formalización de los procesos, pero también es posible que se deba a otro factor como que estén mal dimensionados los equipos de trabajo. 

 

4. Uso de herramientas no apropiadas. 

En ese caso, es necesario revisar las herramientas, sean software o de otro tipo, a fin de poder evidenciar si existe un mal uso de ellas o directamente si no son las que la empresa necesita para aumentar la productividad. 

<<<La productividad como ventaja competitiva>>>

 

5. Burocracia por demasía como por falta.

La burocracia es una serie de reglas y controles que asegura a los procesos fluir de manera correcta. Si las empresas no tienen un nivel de burocracia mínimo, no se puede medir qué sale de los procesos y la calidad de esos resultados. Es necesario mantener cierto nivel de control para mejorar la productividad. 

No obstante, si se exceden en el nivel de burocracia, las personas van a terminar trabajando para alimentar esta burocracia en lugar de hacer su trabajo. Por consiguiente, tanto el exceso como la reducción al mínimo pueden impactar de igual manera y ocasionar baja en la productividad. 

 

6. Motivar a las personas. 

No nos debemos olvidar que las personas, los trabajadores son seres humanos. Esto tiene  que ver con la motivación de las personas y lo que las empresas proponen para mantener a sus colaboradores comprometidos. En este sentido, existe una serie de factores en relación con la motivación. Uno de ellos es el aspecto económico, pero no es el único. 

Por ejemplo, qué tan importante es el puesto de trabajo, o qué tan desafiante es la actividad que realiza, el clima laboral, etc. Todos estos factores van a influir para que en una organización donde todo está técnicamente establecido para que la persona obtenga un alto rendimiento, no lo tenga. 

Ahora vamos a segregar los aspectos que están en el numerador de la productividad y los que se hallan en el denominador de la misma. El numerador es todo aquello que hace que la persona haga un mejor trabajo, es decir, produzca más. 

El denominador es lo que hace que la empresa gaste demasiados recursos. Por ejemplo, los procesos están más relacionados con la inversión en recursos. Ahora bien, suponiendo que todo en el aspecto técnico de denominador está bien. Podría ser que aun la persona no tenga el deseo o la motivación para hacerlo. 

Entre las motivaciones ocultas que están interfiriendo en su productividad podemos agregar la posibilidad de hacer carrera en una organización, que las personas tengan demasiada rotación del personal, por lo que nunca tienen posibilidad de dominar su puesto.

Por otro lado, en determinadas circunstancias, el problema de la baja productividad puede tener su origen en una falta de alineación con el proveedor que abastece este proceso o con el cliente. Hablemos de cliente y proveedor en términos de procesos.

Por ejemplo, supongamos que en el área de facturación de una empresa el proveedor es el área de ventas, que es el que le debe decir a quién debe facturar. Se trata de un proveedor interno, pero si ventas no suministra la información como facturación la necesita y no se adecúa a mi proceso, el problema reside en el paso previo.

Este problema es bastante recurrente en las pymes, ya que suelen tener áreas que llevan mucho más tiempo desarrolladas en las empresas, entonces, es en donde más atención se ha puesto, pero en la anterior a veces no. Por tal motivo, esta terminará teniendo mayores problemas de productividad por el área que le antecede y le abastece su materia prima

En una área de operaciones, en la cual se fabrican cosas o se entrega el servicio, es más fácil entenderlo. Si la materia prima que trae el proveedor no es de calidad, la producción tendrá mucho desperdicio. No hay problemas de maquinarias ni con la mano de obra, sino con el proveedor. 

La otra alternativa es que el cliente tampoco se alinee con la empresa. Por ejemplo, en un proceso administrativo, ventas es el proveedor de facturación y después el cliente es quien va a tener el rol de finanzas. Supongamos que finanzas por cada factura, en el ejemplo hipotético de una pyme, le piden un gran cantidad de facturación y cadenas de correos electrónicos y sus correspondientes capturas de las mismas, etc.

Como el cliente interno de proceso está solicitando demasiada información, termina haciendo trabajar de más para abastecerlo a él de información como cliente, lo cual genera que el área de facturación tenga una menor capacidad para facturar, porque insume mucho tiempo llenando papeles. No es la burocracia de esa área sino la burocracia del área siguiente la que no entiende cómo ayudar a mejorar el trabajo de la primera. 

Aunque, si tu cliente desea que se entreguen las piezas en cajones de a 12 unidades, pero tu línea de montaje produce cajones de 15, entonces, tienes que sacar manualmente tres unidades por cajón solo porque tu cliente no recibe un cajón de 15. Esto implica una baja en la productividad dado que en el tiempo en que tú estás separando los cajones no estás produciendo más cajones. 

<<<RRHH: cómo la productividad impacta en la retención del talento>>>

 

En definitiva, para resolver la baja de productividad en las pymes debes formalizar procesos, capacitar a tu personal, dimensionar a tu equipo, usar herramientas adecuadas y encontrar el balance de burocracia para que tu empresa aumente su rendimiento y tus colaboradores se sientan felices y valorados  en su trabajo. 

 

 

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