El costo de no saber tus costos

Sin importar cuál sea la naturaleza de tu empresa, es clave entender que todas ellas se han creado para obtener beneficios. Por esto, es importante que como empresario te enfrentes a la siguiente pregunta: ¿Realmente estoy ganando o perdiendo dinero? ¿Este, es solo un buen momento que puede volverse en mi contra, por ejemplo, por la falta de liquidez?

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Para poder dar respuesta a estos interrogantes, es importantísimo tener actualizada nuestra contabilidad no solo por la posibilidad de una auditoría, sino también con el objetivo de poder analizar nuestros números (debe incluirse todo: facturación, gastos fijos y variables, etc. ). Realizando esto se facilitará también la toma de decisiones en tu empresa.

Pero esto resulta complejo cuando los sistemas de información de la empresa no están delineados. ¿A qué me refiero? Cuando los procesos no tienen cierto grado de formalidad, cuando la estructura no prevé la medición y contabilización de tiempos dedicados a las tareas y los proyectos, difícilmente se contará con la información necesaria para calcular beneficios o pérdidas.

Y es que lo que no se mide, no se controla. Y lo que no se controla, no se puede mejorar.

Es por ello que es importante diseñar procesos y sistemas, teniendo esto siempre presente. Las horas que tu equipo de trabajo dedica a proyectos deberían ser parte de los costos del mismo. Los materiales y viáticos también.

Tal vez estés cobrando de menos a tus clientes. O lo que es peor, de más. Esta es una forma fácil de que tus clientes dejen de serlo y migren hacia la competencia.

Lo realmente malo de esta situación es no saberlo. Es imposible mejorar u optimizar la operatoria de tu empresa si no sabes dónde estás fallando. Y la pregunta que te debes estar haciendo en este momento es ¿qué hago? ¿Por dónde empiezo?

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Pues un buen lugar para empezar es analizar tus procesos. ¿Cómo funcionan? ¿Dónde comienzan y terminan? ¿Qué información estoy registrando y cuál no? ¿Estoy midiendo horas y recursos utilizados? ¿Conozco cuántos deberían ser en promedio?

Una vez que sepa esto, puedo comenzar a redefinir procesos e implementar mediciones que me permitan conocer mis costos de manera más certera. Un buen recurso para lograrlo es apoyarse en herramientas digitales de gestión de procesos y proyectos. Estas te permitirán plasmar estos procesos rediseñados, y  bien utilizadas, llevar un registro en tiempo real sobre horas dedicadas a cada proyecto, gastos, insumos, ingresos, etc. Incluso, si conoces cuántos recursos debería consumir un proceso o proyecto en promedio ¡puedes saber si te estás desviando!

Ya sea que vendas un producto o servicio, siempre recuerda: La clave no es solo saber si estás ganando o perdiendo dinero, sino y mucho más importante, el “porqué”. Por lo tanto, si descuidas tu contabilidad, descuidas tu negocio.