Presupuestar proyectos de construcción: un proyecto en sí mismo

En términos amplios, el presupuesto de una obra es la cantidad de dinero asignada para un proyecto específico de construcción, remodelación o ampliación. Debe estar basado lo más cercanamente posible en el trabajo a realizar, y los costos de ello. Además debe incluir los distintos plazos y necesidades específicas que cada proyecto tiene, considerando tanto el alcance material como temporal. Los presupuestos de construcción se utilizan para anticipar todos los costos y gastos del proceso de construcción. Este, generalmente, se rastrea a través de un formulario u hoja de cálculo.

Aunque la mayoría de los presupuestos de construcción pueden parecer estrictos, a menudo se dejan espacio para emergencias o costos inesperados que pueden surgir durante el proyecto.

Sin duda, el mejor punto de partida para estos costos son los planes o planos del proyecto, que abordan los posibles materiales que se utilizarán durante la construcción .

Los presupuestos de construcción residencial y comercial incluyen los costos de preparación del sitio. La preparación del sitio se refiere a costos tales como demolición, alquiler de equipos y costos de permisos e inspección .

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Cuando se trata del proyecto en sí, los costos también cubren áreas como la seguridad para todos los trabajadores en el sitio, muchas veces también se cubren los costos de transporte hacia y desde el sitio.

Puede haber problemas a la hora de presupuestar un proyecto, generalmente basados en una organización deficiente del proceso: 

• Plazos de presupuestación que no se cumplen.
• Clientes sin presupuesto (y que puede que nunca lo reciban).
• Falta de unificación de criterio al momento de hacer estimaciones.
• Mala comunicación entre las distintas áreas involucradas.
• Proyectos aprobados sin que el resto del equipo lo sepa. 

También puede suceder que haya desconocimiento del estado de aprobación de un presupuesto, que no se conozca cuál es la última versión del mismo, o que no se sepa si se cobraron anticipos. 

Esos problemas se deben a que muchas veces son procesos largos y complejos, en los que intervienen varios actores, y que mal gestionados pueden atrasar el trabajo, o incluso hacer perder clientes.

Problemas más comunes que pueden surgir y qué hacer al respecto:

Muchos errores de presupuesto de construcción ocurren en la fase de estimación del proyecto. Si no defines de antemano adecuadamente alcance, plazo, recursos necesarios y costos de los mismos, tendrás un poco de dolor de cabeza cuando estés a mitad del proyecto (y es demasiado tarde para hacer algo al respecto).

El problema es que muchos clientes a menudo toman decisiones de proyectos basadas en la oferta más baja, lo que fomenta las estimaciones inexactas o mal pensadas de los contratistas (resiste el impulso de hacer ofertas bajas o apresurarte a hacer un cálculo).

Ganar un proyecto presupuestado de menos puede hacerte perder tiempo y recursos, y terminar costando dinero. Sobreprecios pueden costarte clientes.

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Qué hacer al respecto: Es importante que tengas en cuenta cuáles son tus costos en una obra, cuáles son los costos totales y unitarios de el proyecto en particular, para luego poder prorratear y hacer estimaciones que estén lo más cercanas a la realidad

Las órdenes de cambio y el desplazamiento del alcance son una de las principales causas de sobrecostos presupuestarios. A veces simplemente no tienen en cuenta la posibilidad de cambios en un proyecto, que siempre es un error fatal en lo que respecta al mismo.

No importa qué tan bien diseñado esté tu proyecto y qué tan de acuerdo estés con tu cliente, algo puede suceder durante el proyecto que te incitará a ti o a tu cliente a modificar el diseño . Puede ser que tu cliente quiera ajustar la altura de una plataforma, o haya encontrado una especificación inexacta, o tal vez haya problemas con el suelo, o algunos materiales específicos simplemente no estén disponibles. Cualquiera sea el caso, necesitas un plan B.

Qué hacer al respecto: el primer paso es la prevención, y para eso necesitas tres cosas: documentación, documentación y documentación. Asegúrate de que cada aspecto del proyecto esté establecido en el alcance del trabajo del contrato para que todos estén en la misma página.

El segundo paso es agregar cláusulas en sus contratos que detallen exactamente lo que sucederá en caso de órdenes de cambio y costos adicionales. Tu cliente debe estar dispuesto a asumir alguna responsabilidad financiera en caso de que cambie de opinión durante un proyecto, y eso debe especificarse antes de comenzar. Y la mejor manera de tener todo la documentación en un solo lugar y al alcance es gestionar tu proyecto a través de un software de gestión.

La falta de comunicación está en el centro de muchos aumentos inesperados de costos. Llegar a un acuerdo verbal con un cliente puede resultar en terminar perdiendo un mes en el proyecto con idas y vueltas destruyendo totalmente tu presupuesto.

Nunca puedes ser demasiado específico en tus contratos con clientes. No siempre es una cuestión de confianza: es posible que el cliente simplemente haya asumido que la base necesitaba ser rehecha, mientras que tú crees que, si fuese necesario, el cliente te lo hubiese dicho.

Qué hacer al respecto: los contratos sólidos y un amplio alcance de trabajo generalmente deberían evitar problemas de expectativas no coincidentes. Tener un software o plataforma que te permita seguir de cerca el proceso de presupuestación puede ayudarte a tener en claro cómo avanza, y hacer que la comunicación con el cliente sea más clara y fluida, para evitar posibles errores o confusiones.

Muchas veces las equivocaciones en el momento de realizar un presupuesto pueden devenir en problemas, como que un subcontratista que no cumplió una fecha límite debido a que no se tuvo en cuenta un gasto extra o que la cantidad de material presupuestado no fue suficiente. Esto se debería ser considerado en la presupuestación, y no ser luego una sorpresa en la mitad del proyecto.

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Incluso pequeños errores de comunicación entre tú y tu equipo de trabajo, que incluye subcontratistas, pueden ocasionar demoras catastróficas y sobrecostos presupuestarios. Y es tu responsabilidad evitar estos errores de comunicación, no de ellos.

Qué hacer al respecto: ¿Te sientes abrumado? Quizás necesites ayuda con las tareas administrativas y la gestión de proyectos. Puedes invertir en software que tenga herramientas de gestión de proyectos y comunicación. Muchos de ellos tienen aplicaciones para que puedas enviar mensajes instantáneamente a los trabajadores sin importar dónde se encuentren en el lugar de trabajo.

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Finalizando, debes tener en cuenta que el proceso de presupuestación debe tomarse como un proyecto en sí mismo, esto se debe a que hay muchas variables que debes tener en cuenta para poder realizarlo del modo correcto. Para poder lograrlo es importante que tengas un proceso formalizado y ordenado, con criterios unificados, y tiempos de respuesta estandarizados (en la medida de lo posible, dependerá de cada proyecto en particular).

Como te decíamos antes, muchos de estos problemas son de proceso, pero también vienen de no contar con una herramienta o un software que sirva de soporte para poder diseñarlos y tener todo centralizado y ordenado en una misma plataforma. Es crucial que todos los interesados sepan en qué estado se encuentra un presupuesto, quien lo solicitó, quién lo armó, quién lo aprobó. Un software te permitirá identificar rápidamente cuál es el presupuesto final, cómo se desglosa y cuál es el alcance. Esto también permite dar la prioridad adecuada a cada presupuesto, y que no se pierda ninguno. No está mal decidir no realizar un proyecto, pero no aceptarlo debe ser una decisión consciente y no nacida de una falta de organización.