Business case: Una herramienta estratégica para tu empresa

Tomar las decisiones correctas sobre la inversión para un nuevo proyecto puede ser una ventaja competitiva pero también un desafío, sobre todo si cuentas con un presupuesto acotado o existen riesgos asociados a llevar adelante el proyecto con éxito. Business case o caso de negocio es una herramienta estratégica de planificación que puede ayudarte en la definición de un presupuesto para organizar, planificar y jerarquizar los proyectos que deben ejecutarse en un corto, mediano y largo plazo. 

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La ejecución de cualquier estrategia empresarial depende en gran medida de la creación y aplicación de una solución presupuestaria adecuada para un proyecto. No obstante, esta solución debe basarse en componentes sólidos y completos de business case, que garanticen la correcta implementación del proyecto a lo largo del trayecto. El objetivo principal de un caso de negocio es proporcionar la justificación para comenzar un proyecto de negocio específico y destinado a producir una mejora.

Un business case bien realizado debería comportarse como una herramienta para influir en los tomadores de decisiones, a fin de que respalden un determinado paso o acción a seguir. En este artículo, te contamos en qué consiste business case, cuál es su importancia en la toma de decisiones empresarial y la mejor manera de implementarlo con éxito. 

¿Qué es business case?

Un business case es una herramienta estratégica que sirve para valorar y tomar la decisión más adecuada para invertir en proyectos de negocios y del área de IT que sean rentables y aporten valor a lo largo del tiempo. Al inicio de cualquier proyecto, cada líder o project manager debería tener en cuenta esta herramienta como una suerte de anteproyecto o paso previo que permite analizar la factibilidad de un determinado proyecto, con el fin de determinar si es viable o no la inversión en él.

Muchos líderes de proyectos inician su ejecución sin considerar otras alternativas al proyecto, por lo que no saben a ciencia cierta si el proyecto es útil para la empresa o está alineado con los objetivos organizacionales, como así también, si este satisface las necesidades tanto de los clientes como de las partes interesadas. En la mayoría de los casos, los proyectos son encomendados por la dirección y deben cumplirse sin contemplar los riesgos o el estado actual de la empresa para desarrollarlo.

Antes de embarcarse en un nuevo proyecto, los project manager deben evaluar sus posibilidades presentando un documento de business case ante un comité de empresa, a fin de ser revisado por especialistas financieros, directores, usuarios de áreas e involucrados en el proyecto en cuestión. Incorporar un business case es el mejor atajo para asegurar el éxito de un proyecto que debe gestionarse bajo condiciones inciertas.

Importancia de business case para la gestión de proyectos

Una de las reglas fundamentales de la gestión de proyectos es lograr que sea completamente funcional y escalable para el negocio. A continuación, enumeramos los principales beneficios de implementar un business case en tu empresa.

1. Proporciona información.

Los business case son la base sobre la cual una empresa construye su análisis y valoración de negocios utilizando presupuesto de capital y evaluación de inversiones. Un caso de negocios ayuda principalmente a generar información acerca de lo que podemos esperar en cada escenario empresarial potencial.

2. Ahorra recursos y energía.

Asimismo, el business case actúa como un filtro por el cual una organización puede percibir situaciones inesperadas que un plan de negocios común generalmente no podría identificar. De esta manera, garantizas que la evaluación inicial de un proyecto de negocio se ejecute utilizando un mínimo de recursos disponibles.

3. Mejora la eficiencia gerencial.

Por el hecho de que un business case planifica previamente las acciones de un proyecto antes de su implementación, permite mejorar la eficiencia y la productividad generales desde el corto plazo. 

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¿Cómo implementar un business case exitosamente?

Ya conoces las principales ventajas de incorporar esta herramienta empresarial en tu organización para asegurar la gestión de proyectos que aporten verdadero valor, ahora vamos a indagar en la mejor forma de implementarlo.

• Identificar el problema. El primer paso implica asegurarse de que las circunstancias que justifican un proyecto estén claramente definidas.
• Definir los objetivos. Garantizar que los objetivos del proyecto encajen en el modelo SMART, es decir, que sean específicos, medibles, realizables, relevantes y temporales.
• Identificar alternativas. Una vez definidos los objetivos, el paso siguiente conlleva detectar las alternativas de solución para un problema determinado por el cual se está ejecutando el proyecto y contrastar cada una de esas posibilidades.
• Recopilar información. En esta instancia, deberás investigar y recopilar información de las distintas alternativas definidas en el paso anterior.
• Calcular el retorno de la inversión. Un paso muy importante en el business case es aplicar los datos recopilados para realizar un análisis financiero de las posibles opciones de solución contempladas.
• Tomar una decisión. Ahora que los números están claros, los objetivos definidos, los datos analizados y todos los escenarios identificados, deberás seleccionar entre todas las alternativas de solución presentadas.
• Considerar los riesgos asociados a un proyecto. Una vez que ya tienes la alternativa seleccionada, no olvides definir los riesgos asociados, al efectuarse la ejecución con esa alternativa.
• Definir la metadata. En este penúltimo paso puedes nombrar el proyecto, al líder del proyecto, junto con su equipo, proveedor, herramientas de gestión de proyectos y partes interesadas.
• Documentar y comunicar. Finalmente, debes comunicar a través de un documento accesible para las personas involucradas todos los detalles referentes al proyecto. 

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En líneas generales, el business case es una herramienta sumamente importante para asegurar no solo la correcta ejecución de tus proyectos sino que permite examinar cada vía que conduzca a la mejor solución posible o toma de decisiones estratégicas para desarrollar un proyecto de negocio. Asimismo, puede resultar muy útil para orientar a tu equipo de proyecto en la dirección deseada, anticipando riesgos y analizando escenarios futuros para una implementación segura y exitosa.