Lean Manufacturing: ¿Cómo aplicarlo en una empresa de servicios?

Las empresas hoy en día buscan optimizar al máximo su tiempo persiguiendo alcanzar mejores resultados. Se aboga por aumentar la productividad empleando la mitad del tiempo simplificando procesos y tareas manuales que precisamente gastan el tiempo que podría dedicársele a otras funciones mucho más urgentes para una empresa. 

Dentro de las metodologías dedicadas a la mejora de procesos se destaca Lean Manufacturing o manufactura ligera, que es una filosofía basada en la eliminación de todo aquello que no aporte valor dentro de la cadena de producción. Con su implementación, se consiguen productos de mayor calidad y unos procedimientos más ágiles y eficientes.

El lean manufacturing utiliza la mínima cantidad de recursos pero sí los estrictamente necesarios para promover el crecimiento de una empresa. El objetivo que busca es eliminar el despilfarro para mejorar la calidad, reducir el tiempo de producción y costos. La mayoría de los costos se calculan en la etapa de diseño de un producto. 

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Esta metodología de mejora de la eficiencia en manufacturas tiene su origen en Japón y fue diseñada por Taiichi Ohno, director de Toyota, en inspiración a partir de observar la producción en serie de las fábricas estadounidenses y darse cuenta la cantidad de desperdicios que no les servía a sus empresas y terminaban eliminando. Allí entendió que se podían reducir muchos recursos que no generaban valor a sus productos. 

Por ejemplo, un ingeniero puede encargarse de especificar materiales y procesos conocidos, a expensas de otros más económicos y eficientes. Esto reduce los riesgos del proyecto, pero a base de aumentar los riesgos financieros y disminuir los beneficios. Una empresa inteligente desarrolla y repasa listas de verificación para validar el diseño del producto.  

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Principios clave del Lean Manufacturing.

Los principios clave del Lean Manufacturing se pueden resumir de la siguiente manera:

• Calidad perfecta a la primera: búsqueda de cero defectos, detección y solución de los problemas en su origen.
• Minimización del despilfarro: eliminación de todas las actividades que no son de valor añadido y redes de seguridad, optimización del uso de los recursos escasos (capital, gente y espacio).
• Mejora continua: reducción de costos, mejora de la calidad, aumento de la productividad y compartir la información.
• Procesos "pull": los productos son tirados (en el sentido de solicitados) por el cliente final, no empujados por el final de la producción.
• Flexibilidad: producir rápidamente diferentes mezclas de gran variedad de productos, sin sacrificar la eficiencia debido a volúmenes menores de producción.
• Construcción y mantenimiento de una relación a largo plazo con los proveedores asumiendo acuerdos para compartir el riesgo, los costos y la información.

El Lean Manufacturing es una metodología que puede aplicarse en cualquier rubro de una industria, ya que permite optimizar la calidad de su producción reduciendo los desperdicios que no le agregan valor a los productos, servicios y también procesos, ya sea en recursos, costos y tiempo. En este artículo nos enfocaremos en cómo se aplica esta metodología operativa en una empresa de servicios.

¿Cómo aplicar Lean Manufacturing en una empresa de servicios?

Pensemos que la metodología Lean Facturing puede concebirse como una filosofía de gestión para optimizar los recursos de una empresa, generando mayor índice de valor a los procesos que contribuyen a la productividad y eficiencia de las empresas, así como discriminar los procesos inútiles, obsoletos y repetitivos que retrasan el normal funcionamiento que debería tener una empresa. 

Estos pasos que te explicamos a continuación son, a grandes rasgos, las acciones Lean Facturing que te ayudarán a identificar los desperdicios en tu empresa de servicios, separando lo que aporta valor de lo que no. 

• Analizar procesos productivos.

Antes que implementar lean facturing, es preciso analizar todos los procesos, a fin de detectar desperdicios en la ejecución de los mismos. Por ejemplo, es posible que los colaboradores estén realizando duplicación de tareas cuando podrían utilizar una herramienta de gestión para agilizar este proceso y hacer una carga de datos única. 

En este caso, la implementación de una herramienta digital de gestión puede ser de gran ayuda para evitar estos desperdicios de información, ya que lograrás realizar cualquier tarea que antiguamente se ejecutaba de modo manual, reduciendo el tiempo de trabajo pero haciendo que el trabajo realizado sea de mayor calidad.   

• Revisar la mejor forma de implementación adquiriendo una herramienta digital de gestión.

Ya analizaste los procesos y seguramente detectaste errores y desperdicios que deberían eliminarse para preservar los recursos de la empresa. Posiblemente te diste cuenta de que hay colaboradores que están sobrecargados de trabajo que realizan de forma manual y tardan horas de pasar de una tarea a otra. 

Entonces la idea de una herramienta digital de gestión simple e intuitiva se presenta como la solución ideal que puede reducir el tiempo de trabajo y hacerlo más eficiente. En consecuencia, recuperas ese tiempo, aumentando la productividad de tu personal de servicio. Una herramienta de gestión impulsará la mejora en los procesos productivos

• Corrige los errores de los procesos eliminando los desperdicios que te hacen perder tiempo y recursos.  

Implementar una herramienta de gestión te ayudará en la carga manual de datos en un soporte tecnológico y con ello te ahorrarás no solo tiempo, sino también costos en papel y tintas de impresión, porque no necesitarás guardar datos físicos que además pueden extraviarse o estropearse. 

En cualquier empresa de servicios será de inestimable ayuda una herramienta de gestión, porque además te permitirá administrar mejor el servicio de atención al cliente brindando respuestas más rápidas a las distintas inquietudes de los clientes. 

Asimismo, además de la solución eficiente que implica una herramienta digital para aligerar las cargas manuales de datos y optimizar la comunicación con los clientes y colaboradores, deberás tener en cuenta los desperdicios de recursos de maquinaria e instalación.

En este contexto, es muy frecuente que los operarios no muy eficientes gasten recursos de más, por ejemplo, en una instalación de servicio de internet y cable, haciendo una conexión deficiente que utiliza más insumos de los que necesitaría para proveer el suministro energético.  

Por supuesto que aquí la solución más inteligente no es despedir a los operarios por ineficiencia, sino capacitarlos adecuadamente, a fin de que no vuelvan a cometer los mismos errores que les genera costos elevados a la empresa que influyen directamente en su rentabilidad. 

Esperamos que este artículo en donde hablamos de metodología conocida como Lean Facturing de optimización de procesos y reducción de errores te sea de utilidad para evitar esos desperdicios de recursos que están afectando a tu empresa generando obstáculos en las metas que quieres alcanzar.