Planificación de compras en la industria de la construcción

Muchas veces la planificación de compras en la industria de la construcción suele presentar ciertas dificultades a la hora de decidir qué a dónde y a quiénes comprar los insumos o materiales de construcción para iniciar una obra, es decir, los proveedores principales. 

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La planificación de compras es fundamental para el desarrollo eficiente de la gestión de materiales en la industria de la construcción, ya que representa el punto de partida y la etapa en donde se definen las estrategias, políticas, programas y procedimientos. Además, no debemos olvidar los posibles ajustes de control en función de los cambios del mercado y las necesidades de nuestros proyectos. 

Para que un gerente de proyecto entregue con éxito un proyecto, debe tener un proceso de planificación de compras adecuado en su empresa. La forma en que las organizaciones y los profesionales llevan a cabo el proceso de adquisición de materiales tiene un gran impacto en sus operaciones en la industria de la construcción. Los riesgos tipifican el proceso de construcción, y una vez que las partes interesadas identifican estos riesgos, priorizan un proceso de adquisición adecuado que coincida con el perfil de riesgo seleccionado.

En este artículo te contamos cómo desarrollar una adecuada planificación de compras y cuáles son sus beneficios de aplicarla correctamente en la industria de la construcción.

Importancia de la planificación de compras en la industria de la construcción

Introducir una eficiente planificación de compras en la industria de la construcción ayuda a prever los requerimientos de materiales durante el plazo de tiempo previsto para realizar la obra. Permite definir el tiempo, el costo y anticipar los posibles riesgos para alcanzar, al final de todo el proceso de ejecución, el objetivo de la obra terminada

Al mismo tiempo, para que esto sea viable, es necesario que haya una buena coordinación entre la ejecución de un proyecto y compras, a fin de que no falten materiales y peligre la continuidad de la obra. De igual manera, hacer lo contrario tampoco es conveniente, es decir, la compra antes de tiempo de materiales blandos que podrían estar sujetos a humedad, ya que si estos permanecen mucho tiempo “durmiendo” sin ser usados, podrían llegar a echarse a perder, como el cemento. 

Por otro lado, si no hay un proceso estandarizado de compras, pueden generarse problemas durante la planificación, como por ejemplo, que se dupliquen las compras que ya se hicieron. Podría suceder que desde el sector almacén no se avise que recibió mercadería, porque no tiene comprobante y tampoco lo exigió. Luego, en la obra reclaman y el área de compras no tiene constancia de recepción, por lo que vuelve a emitir un pedido.

En este sentido, para evitar que se generen estas irregularidades y malentendidos en la gestión de compras, es muy importante también que exista una adecuada comunicación entre compras, recepción y la obra misma, puesto que mantener una comunicación fluida y continua es parte de los aspectos clave de la planificación de compras en la industria de la construcción, y en el resto de las industrias que trabajan por proyectos.

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Aspectos clave a tener en cuenta en la correcta planificación de compras

Dentro de la planificación de compras, tenemos que tener en cuenta aspectos esenciales como los materiales y la cantidad, así como calcular el tiempo que se emplea desde que se realiza el pedido hasta que llega a la constructora. Entre los aspectos más sobresalientes que deberías considerar en la industria de la construcción para la planificación de compras se destacan los siguientes:

1. Tener un conocimiento profundo de la obra a realizar.

Antes de lanzarse a un nuevo proyecto de obra, todo director de obra y gerente de proyectos debe conocer la obra que está planificando: quiénes son los clientes, qué tipo de infraestructura tiene, cuál es el objetivo de la obra, quiénes son los interesados en el proyecto, cuánto es el tiempo previsto para su realización, cuánto es el presupuesto de la obra, cuáles son los riesgos y desafíos de su ejecución, entre otros puntos relevantes.

2. Contar con un cálculo preciso de la cantidad de materiales que son necesarios.

El conocimiento del proyecto destinado a una obra es el puntapié inicial para comenzar la planificación de compras en la industria de la construcción. Te permite obtener un panorama general del trabajo que se avecina. Por consiguiente, es más sencillo calcular la cantidad de materiales para realizar la obra y efectuar el presupuesto respectivo.

3. Elegir los proveedores más adecuados para la compra de materiales.

A partir del momento en que ya se ha reunido lo máximo de información disponible sobre la obra que se va a realizar y el cálculo estimativo de la cantidad de materiales necesarios, el aspecto siguiente a tener en cuenta es la elección de proveedores, lo que no resulta fácil porque de la correcta selección de los mismos dependerá gran parte del éxito o fracaso de la obra en cuestión. 

En la búsqueda de los posibles proveedores, se deberá prestar atención a las cotizaciones y medios de pago de cada uno, el tiempo de espera del pedido y la relación calidad precio. Realizar un cuadro comparativo de las opciones que tenemos puede ayudar en el proceso de adquisición de proveedores, uno de los bastiones principales para lograr una planificación de compras acertada en la industria de la construcción. Una vez realizada la compra de materiales, mantener un seguimiento postcompra.

4. Elaborar un cronograma de obra y un planeamiento de entregas anticipadas de materiales.

Una efectiva planificación de compras reduce el riesgo durante el proceso de adquisición de los materiales. En esta instancia, es recomendable contar con un cronograma de obra al que deberá realizarse un seguimiento semanal. A partir de ese momento, se podrán realizar las compras necesarias para ejecutar las actividades programadas.

Cabe señalar que conviene negociar y cotizar los materiales con anticipación y enviar una programación de entregas en función de las necesidades del proyecto. La planificación de entregas anticipadas de materiales permite tomar decisiones ante las posibles eventualidades o fallas en la producción de los materiales, problemas de logística de la distribución de los materiales o bien problemas de pagos que provoquen una suspensión de las entregas de materiales.

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En líneas generales, contar con una correcta planificación de compras en la industria de la construcción te permitirá obtener mayor visibilidad tanto del proyecto de obra en sí como de los materiales necesarios para su realización en el plazo de tiempo señalado. No debemos olvidar que nada se hace sin esfuerzo ni proceso previo, por eso incluso la planificación de compras debe ser reflexiva y previamente debatida, a fin de evitar silos y cuellos de botella que entorpezcan el avance de la obra.