Beneficios de la automatización en la industria de la construcción

Si bien la industria es una de las que más puede beneficiarse de la automatización, las empresas de construcción todavía están luchando con los procesos manuales basados en papel y las limitaciones en las que incurren dichos procesos. Cuando los flujos de trabajo de creación, solicitud y aprobación de documentos formales se realizan manualmente, los trabajadores se ralentizan y la productividad se ve afectada.

Como informó The Economist recientemente, más del 90% de los proyectos de infraestructura del mundo están retrasados o superan el presupuesto. Y Estados Unidos no está mejor: la productividad de los constructores estadounidenses se ha reducido a la mitad desde finales de la década de 1960. Un enfoque basado en el manual agrega complejidad al flujo de trabajo, lo que hace que los procesos requieran más tiempo y trabajo para los trabajadores de la construcción.

Tomemos, por ejemplo, un gran proyecto de construcción donde las propuestas necesitan revisión y aprobación por parte de varias empresas, agencias y consultores diferentes antes de que el proyecto pueda confirmarse y el trabajo real pueda comenzar. Los retrasos pueden ocurrir en múltiples áreas de la construcción como licitación, adquisición y firma de documentos.

La automatización inteligente de procesos (IPA) en la construcción puede simplificar y acelerar estos procesos para mejorar la productividad de los trabajadores y la eficiencia de los proyectos. Veamos cómo.

Proceso de licitación

En la construcción, la licitación generalmente involucra a empresas que compiten para suministrar bienes, materiales o servicios a un contratista. Para ello, deben crear propuestas y contratos que incluyan información obligatoria y expliquen cómo la empresa cumplirá (y superará) las necesidades del cliente.

Cuando los contratos de licitación se realizan en papel, abundan las copias duplicadas del contenido, ya que se debe conservar una copia original sin marcar de la oferta. Luego, toda la documentación clave debe distribuirse a los miembros relevantes del equipo, lo que implica el envío de copias en papel por toda la empresa. Los contratos deben revisarse y aprobarse antes de que puedan enviarse al cliente, lo que agrega más pasos a un proceso ya de por sí denso.

Cómo la automatización mejora la eficiencia

Automatizar el proceso de revisión y aprobación de documentos puede reducir la duración del proceso de licitación crea un sistema de trabajo más eficiente y confiable.

Las notificaciones y las plantillas de correo electrónico pueden permitir respuestas más inmediatas, dando a los trabajadores la confianza de que las solicitudes de aprobación se tratarán con mayor rapidez. Los flujos de trabajo basados en la nube pueden conectar a los usuarios con los documentos necesarios desde múltiples plataformas, desde el almacenamiento de documentos hasta la gestión de relaciones con los clientes.

Proceso de adquisición

Incluso los procesos digitales, cuando son de naturaleza manual, aún pueden obstaculizar la productividad de los trabajadores. En las compras, las empresas que utilizan procesos manuales basados en correo electrónico a menudo experimentarán retrasos debido a los retrasos en las bandejas de entrada de los empleados, lo que puede ralentizar gravemente el proceso de compra.

Cómo la automatización mejora la eficiencia

Los flujos de trabajo automatizados pueden crear carpetas de clientes, administrar permisos de acceso y notificar a los miembros relevantes del equipo cuando hay nueva información disponible para acelerar todo el ciclo de adquisiciones. Las reglas comerciales se pueden aplicar dentro del flujo de trabajo para tomar decisiones basadas en la información, lo que agiliza las tareas y los resultados.

Esto elimina la necesidad de gran parte del intercambio de correos electrónicos que normalmente se produce entre el vendedor y el comprador, lo que agiliza las bandejas de entrada y el flujo de trabajo.

Proceso de firma de documentos

Teóricamente, el proceso de planificación, ejecución y firma de un único documento no es demasiado complejo. Pero por lo general, no es tan simple. Hay muchos documentos que deben crearse, editarse y aprobarse, y a menudo incluyen más de una empresa (cada una con su propio conjunto de documentos y procedimientos que deben aprobarse). Los retrasos en la aprobación de proyectos pueden dar lugar a plazos incumplidos, desequilibrios presupuestarios y malas relaciones con los clientes. Todo lo cual afecta negativamente su resultado final.

Cómo la automatización mejora la eficiencia

Simplificar los procesos en toda la organización significa que la aprobación de documentos y otras funciones esenciales del proyecto se pueden lograr de manera efectiva y eficiente, sin poner en riesgo la calidad. Agregar aprobaciones de documentos automatizadas a sus flujos de trabajo acelerará el proceso de aprobación de documentos y garantizará que sea la versión correcta del documento.

Una mirada de cerca a la automatización en la construcción

1. Examine la información y realice un seguimiento de las ofertas de forma rápida y sencilla. CONCO, una subsidiaria de Consolidated Infrastructure Group (CIG), opera en Sudáfrica para atender áreas con una estructura eléctrica y de Internet poco confiable. La empresa utilizaba servidores de archivos y carpetas físicas para realizar un seguimiento de más de 300 licitaciones al año.
   CONCO implementó una combinación de Nintex Workflow, Nintex Forms y Nintex Mobile para administrar mejor el flujo de trabajo y aumentar la eficiencia. La solución se creó para generar metadatos automáticamente, lo que permite a los trabajadores de CONCO buscar entre licitaciones y proyectos anteriores para encontrar la información que buscaban cuando la necesitaban.
   Como resultado, Nintex ayudó a CONCO a ahorrar más de 5000 horas de mano de obra cada año, aumentando la eficiencia comercial general hasta en un 20 % y ahorrando a la empresa más de $800 000 al año.
   
2. Reduzca el papeleo digitalizando y automatizando los procesos administrativos. La empresa de construcción privada más grande de Australia, Hansen Yuncken, administraba múltiples sistemas dispares y procesos manuales en múltiples oficinas en todo el país.
   Para mejorar sus operaciones, el equipo de Hansen Yuncken trabajó para integrar SharePoint como una plataforma colaborativa, con datos de múltiples fuentes que se muestran en paneles para mejorar la calidad y la eficiencia de sus procesos de toma de decisiones.
   Luego implementaron la Plataforma Nintex para garantizar que sus procesos fueran consistentes, eliminar las ineficiencias, mejorar la transparencia y administrar el riesgo. Se revisaron, simplificaron, rediseñaron y automatizaron los formularios y procesos existentes. Se diseñó un flujo de trabajo de aprobación flexible, que permite reasignar acciones mientras se mantiene un registro de auditoría visible.
   
   El cambio cultural en toda la empresa fue inmenso. Los empleados ya no necesitaban enviar formularios en papel o mantener hojas de cálculo locales manualmente, sino que simplemente podían ingresar los datos a través de formularios basados en la web, ya sea que estuvieran en su escritorio o en el campo. Esto redujo el tiempo de administración del proyecto y permitió a los empleados de Hansen Yuncken concentrarse en los proyectos de sus clientes, en lugar del tedioso papeleo.

El cambio puede ser lento, pero siempre es necesario

Más allá de las medidas mejoradas de salud y seguridad, un trabajador de la construcción de la década de 1960 podría no encontrar mucho que haya cambiado en el sitio. Los procesos manuales basados en papel todavía ensucian las prácticas de construcción y la revisión, adquisición y aprobación de los documentos dentro de ellas.

Las empresas que implementan la automatización en la construcción pueden comenzar a eliminar estos procesos lentos. Los flujos de trabajo inteligentes y automatizados pueden eliminar los pasos repetitivos e innecesarios dentro de los procesos para aumentar la productividad de los trabajadores y mejorar la eficiencia de las empresas de construcción.