Herramientas de comunicación interna: La clave en tu metalmecánica

Si hay algo que siempre está en la mente de todos los gerentes, jefes de departamento o propietarios de empresas metalmecánicas, es la productividad en el lugar de trabajo. Y los colaboradores son parte integral del éxito de tu negocio; son partes esenciales de lo que esperarías que fuera una máquina bien engrasada. Pero sin mantenimiento e inversión, una máquina bien engrasada puede ralentizarse. Una de las formas más efectivas de aumentar la productividad en el lugar de trabajo es mediante herramientas de comunicación interna.

La falta de comunicación puede retrasar proyectos

No importa si es una empresa nueva o de muchos años, todas ellas deben tener un sistema de comunicación interna eficaz. Debes asegurarte que tu fuerza laboral se comunique, hable y comparta ideas constantemente. 

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La falta de comunicación puede retrasar campañas y proyectos, por lo que es vital asegurarse de que el personal esté en la misma página. Slack es una de las herramientas de comunicación interna más eficaces que existen, una herramienta donde los empleados pueden publicar información útil, compartir archivos y mensajería instantánea, sin la necesidad de copiar a cada miembro del personal en un correo electrónico.Es importante saber en qué está trabajando cada miembro de tu equipo.

Si bien puede ser imposible saber qué está haciendo cada miembro de tu equipo día a día, debido a que la mayoría de las personas cambian de actividad. Las herramientas basadas en tareas pueden brindarte información valiosa sobre las actividades y el horario de tus colaboradores. A su vez, esto puede ayudarte a evaluar cuán realistas son los plazos y también darte una idea de qué áreas requieren más apoyo.Las herramientas de comunicación interna pueden promover una gestión eficaz del tiempo.

¿Quieres reducir los plazos y aumentar la eficiencia dentro de la planta? Intenta incorporar una herramienta de comunicación interna con una función de gestión del tiempo. Esta es una de las formas más rápidas y sencillas de mejorar la productividad en el lugar de trabajo. Al introducir una cultura de gestión del tiempo, podrás comenzar a evaluar cuánto tiempo tardan en completarse determinadas tareas. El beneficio de esto son fechas límite y tiempos de proyecto más realistas.

Si las tareas programadas son un concepto ajeno a tu fuerza laboral, considera un incentivo para la finalización temprana de tareas y proyectos. Esto podría ser un final de trabajo temprano, almuerzo pagado, etc. 

Tener todos tus documentos de trabajo y trabajar en un solo lugar puede ahorrarte tiempo

Todos hemos estado allí antes, necesitas acceder a un documento importante, pero el archivo está en la computadora de otra persona. Esa misma persona podría estar enferma o de vacaciones y es posible que no tengas forma de comunicarte con ella. Una de las mejores herramientas que las empresas pueden aprovechar es Google Drive. La unidad es un enorme sistema de almacenamiento de archivos en línea al que pueden acceder todos los miembros de su empresa. A su vez, esto puede ahorrar tiempo y facilitar la localización de los documentos de la empresa.

Como propietario de una empresa, puedes utilizarlo para memorandos, plantillas de cartas, propuestas, contratos y otros documentos importantes. Google Drive ha reemplazado la tarjeta de memoria o el disco duro externo como un sistema para compartir archivos para documentos procesados ​​de texto, como hojas de cálculo de Excel. Los calendarios significan que tu equipo nunca perderá otra fecha límite.

Puede resultar difícil realizar un seguimiento de las vacaciones anuales de tu personal y de las citas con el médico, razón por la cual un sistema de calendario integrado es tan útil. Pero una herramienta de calendario no solo es útil para ver quién está y quién no en la oficina, también es excelente para administrar los plazos de los proyectos.

La mayoría de las herramientas de comunicación interna vienen con un calendario integrado, lo que significa que no tendrás que pagar por un servicio adicional. También puedes hacer uso del servicio de calendario compartido de Google, que forma parte del sistema gratuito de Google Docs. Una herramienta de comunicación de calendario interno sirve como un registro digital más eficiente al que pueden acceder todos los miembros de su equipo. A diferencia de un calendario de pizarra, que a menudo se puede perder o borrar.

Si estás a cargo de una planta fabril, es posible que desees considerar el uso de varios calendarios para varios clientes y plazos de proyectos. No olvides codificar con colores cada uno de sus calendarios y mantenerlos en un sistema integrado; hay muchas herramientas que pueden ayudarte.

Las herramientas de comunicación interna son excelentes tanto para los equipos como para los clientes

Las reuniones y las conferencias telefónicas no siempre son las formas más efectivas de comunicación, a veces un simple correo electrónico o mensaje es todo lo que se necesita. Existe una serie de herramientas de comunicación interna que te permiten comunicarte tanto con tu personal como con tus clientes. 

Muchas herramientas de comunicación, te permiten mantener todos los mensajes, notas y archivos en un solo hilo. Proporcionándote una base de datos clara y fácil de usar, que evita que tus clientes tengan que buscar a través de interminables cadenas de correo electrónico. Cualquiera que sea la herramienta de comunicación interna que elijas, asegúrate que todo tu personal esté familiarizado con ella. En muchas ocasiones optar por una breve introducción para ti y tu equipo, es muy importante para no desaprovechar todos los beneficios que puedes obtener. No hay nada peor que tener un miembro del equipo confundido que se pierde en los hilos de comunicación de su propio equipo o no puede acceder a un documento importante.

¿Cómo está la comunicación interna de tu empresa?