Gmail confidencial para empresas [G Suite]

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¿Alguna vez estabas por enviar un correo importante y te preguntaste cómo hacer para que no lo reenvíen? O bien, seguramente te has preguntado si existe alguna forma de hacer más seguro los archivos adjuntos que enviabas para que sólo lo puedan ver y no descargar. Incluso ponerle contraseñas a algunos correos.

Hoy tenemos, en éste artículo la respuesta de esto, su lanzamiento, configuración, y explicación de Gmail para empresas.

Lanzamiento

Hoy recibimos éste correo de parte del equipo de Google:

"Hola administrador,
Estamos escribiendo para informarle que el 25 de junio de 2019, esta función (Modo confidencial) estará disponible de forma general y se configurará en ON por defecto para todos los dominios con Gmail habilitado. Estamos compartiendo esta información por adelantado para que pueda preparar correctamente su dominio de G Suite para esta función."


¿Qué es el modo confidencial?

Cuando los mensajes de Gmail se envían en modo confidencial, ayuda a protegerlos de accesos no autorizados y los destinatarios no tienen la opción de reenviar, copiar, imprimir o descargar su contenido o archivos adjuntos.

Los remitentes también pueden establecer una fecha de vencimiento para los mensajes enviados en modo confidencial y revocar el acceso a ellos en cualquier momento.

¿Cómo funciona el modo confidencial?

Una vez habilitada la función en el Admin de la cuenta, cada vez que crees un correo electrónico nuevo, verás una nueva opción con ésta opción (Icono de modo confidencial ) y además lo dejo marcado en el screen shot a continuación:

Cómo activar el modo confidencial en Gmail

Recuerdo: Siempre y cuando la funcionalidad esté habilitada, podrás ver el modo confidencial.

Ahora... ¿Qué sucede si hago click en éste ícono? Se abre una ventana pop-up dentro de Gmail donde hay una breve explicación del modo confidencial, y dos opciones clave:

Configurar caducidad (explicada más abajo), y requerir contraseña, ésta última se compone de dos opciones:

Si seleccionas "Sin contraseña por SMS" y a la persona que le envías (destinatario) usa Gmail, no será necesario ningún password; en caso que el destinatario use otra plataforma de correo como Outlook, por ejemplo, le llegará una contraseña de acceso por otro correo electrónico para poder acceder.

Y en el caso de seleccionar "Contraseña por SMS", deberás ingresar el teléfono del destinatario, el cual recibirá una contraseña para abrir el correo (explicado más abajo).

Modo confidencial de Gmail

Configurar caducidad, esta opción permite que en un determinado período el correo electrónico deje de gozar la funcionalidad de confidencial, pueda ser reenviado, copiado, descargado, etc.

Estas opciones de tiempo, aparecen desde esta forma cuando hacemos click en la flecha que mira para abajo de la barra desplegable de la opción "configurar caducidad":

Opciones de caducación

Una vez que seleccionamos las opciones de confidencialidad de nuestro correo, y decidimos enviarlo, se agrega una barra azul donde dice "Borrador guardado" para que sepamos que el correo que estamos por enviar está bajo alguna restricción del modo confidencial, por lo que veremos lo siguiente:

Correo a punto de enviar con modo confidencial

Y tu correo, cuando llegue al destinatario, no se verá una vista preliminar como el resto de los correos, sino que se verá de la siguiente manera:

confi

 

Pero... ¿Qué sucede si selecciono que tenga contraseña por SMS? Ni bien coloques "Guardar", redactes tu correo y pongas "Enviar", se abrirá un nuevo pop-up donde podrás colocar el teléfono del destinatario para que le llegue la contraseña:

Teléfono para contraseñas en SMS

Y el destinatario recibirá un correo que dice lo siguiente (al tocar en "Ver el correo" podrá ingresar la contraseña recibida por SMS y ver el correo propiamente):

Modo confidencial de Gmail con contraseña SMS

¿Qué pasa si ya tengo G Suite?

A partir del 25 de junio, los usuarios de tu cuenta de G Suite tendrán la opción de enviar correos electrónicos en modo confidencial, a menos que deshabilites esta función.

Como administrador, puedes determinar si tus usuarios pueden usar el modo confidencial seleccionando una de las siguientes opciones de configuración:

  • Deshabilitar: esta opción evita que los usuarios de su dominio envíen correos electrónicos en modo confidencial.
  • Habilitar ahora (beta): esta opción habilitará el modo confidencial, que actualmente está en beta. Sin embargo, la función permanecerá habilitada cuando entre en disponibilidad general el 25 de junio de 2019.
  • Habilitar cuando la función está en disponibilidad general: esta es la opción predeterminada y habilitará el modo confidencial cuando esta función esté disponible generalmente el 25 de junio de 2019.

 

¿Te pareció interesante el artículo? Una de las funcionalidades más de porqué las empresas están optando por Gmail para empresas (G Suite)

G Suite para empresas

 

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