Planificación en entornos inciertos: ¿Cuál es el nivel adecuado?

Cuando se habla de entorno, generalmente nos referimos a las fuerzas externas que pueden influir de alguna manera en la actividad organizacional. Representa el grupo de personas, grupos y organizaciones con las que la empresa interactúa a diario. En la gestión por resultados, si los gerentes realizaran su trabajo de planificación en empresas sin cambios en su entorno, tendrían pocas necesidades de planificar. En consecuencia, lo que se hizo en el pasado, se podría volver a repetir en el futuro.

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En un mundo sin cambios ni crisis en el entorno, planificar sería casi innecesario. Pero como ese mundo no existe y todos los días nos enfrentamos a diversos cambios económicos, tecnológicos y sociales que nos obligan a realizar modificaciones en un plan estratégico, incluso, improvisar sobre la marcha, los gerentes deben asumir que el entorno es esencialmente dinámico como para dejar el trabajo librado al azar. 

Los líderes empresariales deben participar activamente de la planificación en entornos inciertos por al menos cuatro razones: proporciona dirección, reduce el impacto del cambio, reduce el desperdicio y la redundancia y establece los estándares para facilitar el control de los procesos, actividades y tareas. En este artículo, analizaremos el aporte de la planificación en entornos inciertos y cuál es el nivel adecuado. 

Diferencia entre entorno estable y entorno incierto

Antes de introducirnos de lleno al aporte de la planificación en entornos inciertos, cabe mencionar la diferencia principal entre un entorno estable y uno incierto, a fin de comprender por qué es necesario planificar cuando está presente la incertidumbre.

Entorno estable

El entorno predictivo es aquel que no está sujeto a cambios significativos, aunque no está exento de ellos. En la época actual, son casi inexistentes los entornos previsibles en donde el mercado, la economía, la tecnología y lo social no generan cambios en algún momento que pueden afectar el curso de las acciones. 

La convulsión social actual de algunos países de LATAM hace casi imposible que no esperemos que se desate una crisis diferente cada día debido a la inflación, devaluación, riesgo país, manifestaciones y paros de actividades, etc. De todas formas, los entornos predecibles admiten cierta posibilidad de control de variables externas que no tienen los entornos inciertos.

Ahora bien, suponiendo que el entorno es bastante estable, las empresas tendrán acceso a recursos de forma abundante aunque manteniendo una línea invariable. Los recursos entonces son siempre los mismos, ni sobran ni escasean. Dentro de lo que conocemos como entorno estable pueden darse también subvariantes en las que la estabilidad puede estar limitada por condiciones aleatorias, así como por circunstancias más predecibles y regulables.

Entorno incierto

Los entornos inciertos son, en cambio, lugares en donde no sabemos cómo se van a desencadenar los hechos en un corto plazo, por lo que resulta menos predecible saber a qué cambios inesperados atenerse. Existe el mito de que en entornos inciertos planificar es una pérdida de tiempo para las empresas. No obstante, en la incertidumbre es cuando más los gerentes deben recurrir a la planificación para tener mayor previsibilidad sobre los posibles cambios del entorno. 

Al igual que en los entornos estables, existen variantes que distinguen factores de mayor o menor grado de incertidumbre. Por un lado, están las empresas que pueden tener un entorno inestable reactivo, en donde tienen similares necesidades de recursos y los cambios son relativamente pocos. Por el otro, encontramos las organizaciones que pueden tener un entorno turbulento, en donde además de existir competencia entre las empresas, las condiciones y recursos disponibles que les afectan se encuentran en continuo cambio. 

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Aporte de la planificación en entornos inciertos

La planificación permite a las empresas tener una guía o mini estructura de las actividades que deberán realizarse de todos modos en el transcurso de un determinado periodo. Esto evitará la incertidumbre de esperar a que sucedan eventos inesperados y no tener las herramientas o competencias necesarias para hacerle frente con acciones acertadas, reduciendo los riesgos de problemas a futuro. 

La planificación genera un esfuerzo coordinado entre la dirección y cada una de las áreas de la organización. Cuando todos los miembros entienden hacia dónde se dirige la empresa, y que deben contribuir para alcanzar los objetivos, pueden comenzar a coordinar sus actividades, fomentando así la cooperación y el trabajo en equipo. 

Por otro lado, la falta de planificación puede provocar que varios miembros de la organización trabajen unos contra otros. En consecuencia, la empresa puede verse imposibilitada de dirigirse eficientemente hacia sus objetivos. Al obligar a los gerentes a mirar hacia adelante, anticipar el cambio, considerar el impacto del cambio y desarrollar respuestas apropiadas, la planificación reduce la incertidumbre.

Asimismo, aclara las consecuencias de las acciones que los líderes empresariales pueden tomar con respecto al cambio. Por consiguiente, la planificación en entornos inciertos es la clave para minimizar los efectos negativos de las crisis o situaciones limitantes que puedan presentarse en cualquier momento.

Habíamos dicho que la planificación además reduce la superposición y el desperdicio de actividades. Cuando los medios y los fines están definidos, las ineficiencias se vuelven evidentes, por lo que es más probable que los errores salgan a la luz, no porque antes no existieran sino porque antes no había una planificación que los pusiera al descubierto.

La planificación establece objetivos o estándares que facilitan el control, si los miembros no están seguros de lo que tratan de lograr, no podrán asegurar que lo han logrado. En la planificación se trazan objetivos. En la función de control de gestión se compara el desempeño con los objetivos establecidos. Siempre y cuando se identifiquen equivocaciones significativas, se pueden tomar medidas correctivas. Sin planificación, un proceso de control no puede ser realmente efectivo.

Cuál es el nivel de planificación adecuada

Las empresas deben tener en cuenta que existen más posibilidades de encontrar entornos inciertos que estables, por lo que no planificar no es una opción válida. Aún en entornos bastante estables, es necesario un mínimo de guía o estructura sobre la cual basar todas las acciones de cualquier proceso de trabajo. 

Planificar sin asumir riesgos o suponiendo que los planes saldrán a la perfección sin echar cambios es engañarse a sí mismo. La mayoría de los planes son a corto plazo (6 meses), a mediano plazo (1 año) y a largo plazo (3 años), pero muchas empresas no acompañan esta planificación con la fijación de un presupuesto, lo que no permite obtener una proyección completa. 

En este sentido, la planificación debe considerar un presupuesto para entornos inciertos, al igual que deberá incluir un plan o acciones de contingencia, orientadas a reducir la potencialidad de la incertidumbre. Ahora bien, queda claro que la planificación siempre es bienvenida, incluso en entornos estables, solo que aquí el plan no deberá invertir esfuerzos en la misma cantidad de medidas de contingencia que para un entorno incierto, y probablemente, el presupuesto necesario sea más reducido sin esas acciones preventivas. 

Antes de concluir, es importante saber que la clave para la planificación en entornos inciertos es evitar la dilatación en la toma de decisiones si las condiciones están dadas en la actualidad, solo por ser adversas a los riesgos. Aunque no haya crisis, si sabemos de antemano que navegamos en un mar de incertidumbre, no nos dejemos estar para tomar una decisión importante. El tiempo que nos lleva tomar una decisión puede sentenciar nuestro futuro. 

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La planificación en entornos inciertos ayuda a encaminar las acciones de la estrategia empresarial, reduce los riesgos e impacto de las posibles crisis que genera la incertidumbre, ahorra costos y permite un mejor control de los procesos. Aunque se albergue la creencia de que es imposible planificar en entornos inciertos, justamente planificar es la mejor manera de evitar que los riesgos de la incertidumbre perjudiquen el cumplimiento de los objetivos.