Importancia de la planificación en pequeñas y medianas empresas

En la gestión por resultados, existe una mitología alrededor de que las pequeñas y medianas empresas son incapaces de planificar y que generalmente viven al límite o corriendo demasiados riesgos cuando toman decisiones. Esta idea se basa en la creencia de que son empresas principalmente familiares y emergentes, con pocos colaboradores que apenas si tienen delegadas sus funciones más importantes.

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Pero lo cierto es que no todas las pymes necesariamente están incapacitadas para planificar de la manera adecuada, ya que si logran delimitar las prioridades adaptándose a su situación actual, será factible diseñar un plan que sea alcanzable en el plazo estipulado. 

Claro que para lograrlo primero es necesario que los CEOs sepan a dónde quieren llegar como empresa, cuáles son sus metas organizacionales. A partir de allí, identificar sus debilidades, fortalezas y presupuesto para trazar el plan de acción. En este artículo, te contamos las principales claves para elaborar una cantidad de planificación adecuada en pequeñas y medianas empresas invirtiendo el tiempo y recursos pertinentes.

¿Por qué es importante planificar en las pequeñas y medianas empresas?

Incluso en este tipo de empresas jóvenes y de menor tamaño es necesario planificar porque el mercado es altamente competitivo. En este sentido, la planificación estratégica no solo sirve para poner en evidencia los distintos datos concernientes a la empresa, sino también los datos relativos al mercado, la competencia, los clientes y todos los elementos que podrían interferir en el logro de los objetivos. 

Se planifica para ordenar las acciones a realizar para lograr los objetivos y estar preparados para afrontar cambios y variables inesperadas que nos obliguen a tomar decisiones sobre la marcha para continuar. Cuando no tenemos un plan, los cambios y variables indefectiblemente van a influir en los resultados de nuestras acciones del modo menos deseado.

Una planificación efectiva proporciona una guía específica y completa para ejecutivos acerca de los diversos aspectos y situaciones que rodean a la organización, a fin de tomar decisiones más acertadas y sobre todo alineadas con el objetivo estratégico. Al planificar, una empresa está sentando las bases para construir un derrotero para superar distintos desafíos, ganando experiencia y conocimientos sobre cómo funciona internamente y qué hacer para alcanzar mejores resultados.

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Planificar en la justa medida

Lo que toda pequeña y mediana empresa debe saber con respecto a la planificación es que no deben extenderse más tiempo de lo debido en divagaciones no realistas. Esto significa prolongar indefinidamente el tiempo que no tenemos en discutir ideas y supuestos que no se bajan a tierra. 

En este contexto, debemos identificar cuál es la cantidad de planificación adecuada en pequeñas y medianas empresas para llevar a la práctica las acciones que tenemos en mente y luego redactar el plan. Pero dependerá de la cultura empresarial de cada organización, que está formada por los perfiles de las diversas personas que la componen. Cabe destacar que según el tamaño de la empresa, la planificación tendrá que adecuarse a esa realidad empresarial.

Planificación en pequeñas empresas

En las pequeñas empresas muy recientes, mínimamente deberíamos tener una planificación de presupuesto para el año siguiente con una revisión mensual de ese presupuesto. A la vez, tendría que tener una planificación de venta y de producción para realizar un segmento mensual. 

En tanto que una planificación para una empresa que ya cuenta con más de 3 o 4 años de antiguedad, tienen que poder generar en horas efectivas, de 3 a 4 horas, pero entre que uno efectúa la revisión de las premisas, evalúa el escenario y decide, una planificación de esas puede tomar entre un mes y 15 horas en total, donde los pasos tienen que revisar el histórico, evaluar los escenarios futuros y generar un plan comercial, productivo y económico financiero. 

Planificación en medianas empresas

Para empresas medianas, al tener una mayor estructura y experiencia, ya podemos empezar a planificar sobre la base de ciertos KPI más operativos y no tan estratégicos que nos permitan identificar niveles de servicio, niveles de calidad de los entregables y nivel de formación de los colaboradores, es decir, un nivel de planificación más estructurado que meramente las unidades de producir y de vender, el ingreso por venta y el egreso por gastos y costos.

Se va a profundizar en la planificación tanto en cuanto la estructura tenga lógica y el costo de generar la información sea más económico que el costo de la decisión. Al recolectar datos, se evalúa la información y a partir de esa decisión se procederá a tomar una decisión. Si el costo de evaluar datos es más alto que el costo de la decisión que se está tomando, será conveniente reformular el plan.

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En pocas palabras, para cumplir con los objetivos estratégicos organizacionales, debemos atenernos a una cantidad de planificación adecuada en pequeñas y medianas empresas que se adapte a los requerimientos de cada empresa. Muchas empresas, tanto chicas como medianas, no se atreven a ir más allá porque dan por hecho que solo las empresas grandes pueden planificar porque tienen suficientes recursos para lograr cualquier objetivo. 

Sin embargo, hay que desmitificar la idea de que estas empresas están limitadas por los recursos que poseen. Entre las personas también hay diferencias y esto no las hace a unas ser más aptas que otras para obtener buenos resultados en sus objetivos. Algo similar ocurre con las organizaciones, ya que si bien son diferentes, pueden alcanzar sus propias metas, según una planificación a la medida.