Gestión de proyectos: Cómo elegir una herramienta simple e intuitiva

Previamente, la gestión de proyectos se realizaba casi exclusivamente de manera manual empleando pizarras y fibrones, anotadores de papel, carpetas llenas de folios, notas adhesivas, y toda clase de documentos y papeles de oficina. Pero con el tiempo y a una velocidad sorprendente, internet ha intervenido en la planificación y gestión de proyectos de las empresas y suplantado de forma digital los antiguos procesos manuales.

A la hora de elegir una herramienta simple e intuitiva para la gestión de proyectos, se abre un abanico de posibilidades con diferentes niveles de eficiencia e integración. Muchas de estas herramientas combinan funciones de red social con herramientas de planificación para cubrir tantas tareas como sea posible. 

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Además, hay que tener en cuenta que la comunicación, la planificación, los chats personales, calendarios, citas, novedades, correos electrónicos, encuestas, etc., se ejecutan a través de una sola plataforma. 

La mayoría de las herramientas son aptas tanto para las grandes empresas como para los pequeños negocios, que buscan gestionar sus proyectos de manera más organizada. Mientras que algunos proveedores deciden mantener sus plataformas más clásicas, otros encuentran soluciones más innovadoras para organizar el trabajo diario. 

Sin embargo, dados los tiempos tecnológicos que corren, negarse a incorporar una herramienta de gestión de proyectos es una decisión inconcebible que a largo plazo generará dificultades evidentes.

¿Cuáles son las dificultades por no contar con una herramienta de gestión de proyectos?

Existen diversos problemas que pueden surgir en una empresa, sea grande o chica, que no implementa una herramienta de gestión de proyectos. En primer lugar, las tareas se duplican y complejizan, superando ampliamente el tiempo de trabajo que ocuparía la herramienta digital de gestión. 

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Como los tiempos son más reducidos, puesto que las tareas duran más, la actividad se hace menos productiva. En consecuencia, el rendimiento de los colaboradores baja considerablemente aunque pongan todo su esfuerzo y dedicación en lograr los mismos resultados que las empresas que sí cuentan con una herramienta de gestión de proyectos, y difícilmente puedan cumplir con los objetivos en el plazo acordado. 

Estas son algunos de los problemas más comunes que tienen las empresas que no implementan una herramienta de gestión de proyectos:

• Falta de visibilidad de avance de proyectos
• Asignación de responsabilidades
• Mala trazabilidad 
• Dificultad al realizar el planeamiento
• Atrasos y cronogramas poco claros
• Dificultad de coordinación 
• Falta de alertas automáticas
• Plazos críticos que se pasan por alto
• Sobrecarga de trabajo manual
• Carencia de un entorno colaborativo de trabajo
• Métricas, índices y reportes que no están en tiempo real y necesitan armarse manualmente
• Problemas de comunicación

Como podemos apreciar, la imposibilidad de llegar a los plazos, la falta de un entorno colaborativo por problemas de comunicación y la sobrecarga de trabajo manual son las principales dificultades con las que se enfrentan las empresas que se resisten a automatizar sus procesos. 

Puntos principales a tener en cuenta a la hora de elegir una herramienta simple e intuitiva de gestión.

Así como se generan problemas para mantener una organización de gestión anticuada que no se adapta a las necesidades y transformaciones del mundo moderno, del mismo modo existen respuestas o soluciones prácticas ante aquellos problemas, y a todas las puedes encontrar en una herramienta de gestión de proyectos.

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• Entorno colaborativo de trabajo

Es importante que la herramienta que elijas para gestionar tus proyectos propicie un entorno colaborativo de trabajo, es decir, que los integrantes de un equipo generen influencia recíproca para maximizar el aprendizaje individual y colectivo, en pos de mejorar el rendimiento general de las empresas. 

• Comunicación entre áreas 

Otra característica que debe poseer la herramienta de gestión que selecciones es promover la comunicación entre áreas, no solo internamente entre los colaboradores de cada área, porque de esta forma la plataforma de integración elegida podrá conectar a todos los trabajadores, les permitirá enviar mensajes y estar al corriente de los planeamientos de cualquier gestión.

• Disponibilidad desde cualquier punto geográfico con acceso a internet 

Un aspecto muy importante para elegir una herramienta simple e intuitiva  de gestión es que existe una óptima conexión a internet desde cualquier lugar, porque en la actualidad utilizamos internet básicamente para todo: para trabajar, para comunicarnos, para estudiar y para entretenernos. Por consiguiente, si no contamos con un acceso seguro y permanente de internet en nuestra empresa, los colaboradores están obligados a desempeñar todas sus funciones de manera manual, generando demoras indeseables. 

• Posibilidad de crear cronogramas y dependencias 

Planificar un proyecto utilizando una herramienta de gestión te permite también diseñar cronogramas y dependencias, a fin de establecer plazos de proyectos mucho más precisos y alcanzables.

• Posibilidad de asignar responsables por tarea y proyecto

Al tratarse de una herramienta para la gestión de proyectos, tiene la ventaja de que haya un responsable por tarea a asignar en cada tarea y proyecto. Esta funcionalidad propicia un entorno laboral mucho más colaborativo y eficiente, porque todos saben cuáles son sus tareas a realizar y siempre habrá un responsable a cargo que ejecute las acciones reguladoras y de seguimiento de dichas tareas.

• Alertas y generación automática de reportes.

Y por último, para elegir una herramienta simple e intuitiva que te ayude a gestionar tus proyectos, es importante que te asegures que no tengas que perder tiempo revisando interminables documentos en busca de errores, sino que la plataforma lo haga por ti de manera automática, mediante un proceso de búsqueda o detección inteligente que en la actualidad poseen la mayoría de las herramientas de gestión.

Hasta aquí hemos señalado los principales problemas a los que se enfrentan las empresas que, resistiéndose al cambio, prefieren gestionar sus proyectos de forma manual. Asimismo, en la segunda parte de este artículo te explicamos cómo al elegir una herramienta simple e intuitiva de gestión te puedes liberar para siempre de los retrasos en los plazos, la sobrecarga de trabajo manual, la falta de comunicación y muchos otros problemas que gracias a la tecnología de gestión empresarial ahora tienen solución.