Cartera de proyectos: Buenas prácticas en la gestión de proyectos simultaneos

La eficiente gestión de proyectos en una organización es fundamental para cumplir con las metas y objetivos comerciales. Al interior de las empresas, es frecuente que se manejen múltiples proyectos en simultáneo, y, para poder realizar un seguimiento adecuado de todos a la vez, se puede recurrir a lo que se conoce como gestión de cartera de proyectos.

Hoy te contamos de qué se trata una cartera de proyectos y cuáles son consideradas como buenas prácticas para la gestión de múltiples proyectos que se ejecutan en paralelo.

¿Qué se entiende por cartera de proyectos?

Una cartera de proyectos se puede definir como un conjunto de proyectos individuales, que pueden o no estar relacionados entre sí, pero que pertenecen a una misma organización y se gestionan en simultáneo. Todos los proyectos se agrupan en esa cartera para abordarlos al mismo tiempo y optimizar la gestión de cada uno, y, como propósito último, alcanzar los objetivos comerciales de la empresa.

Por su parte, cuando hablamos de gestión de cartera de proyectos, estamos haciendo referencia a la gestión centralizada de los proyectos de una empresa u organización. Es decir, se trata del proceso de identificar y generar proyectos, planificarlos, ejecutarlos, monitoréalos, etc., hasta que los mismos culminen. Todo esto se realiza con un líder o gerente a cargo y los equipos de trabajo involucrados en cada proyecto. 

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Buenas prácticas en la gestión de cartera de proyectos

Hay diferentes acciones que se pueden implementar para poder gestionar una cartera de proyectos de manera exitosa. Aquí compartimos algunas ideas: 

• Definición de la estrategia empresarial. La mejor práctica a implementar para iniciar con la gestión de cartera de proyectos, es definir cuál es la estrategia de la organización. Es decir, tener en claro cuáles son los objetivos estratégicos de la empresa, hacia donde se quiere ir y en qué se quiere hacer foco. Con esa información clara, será posible comenzar a trabajar ordenadamente con cada uno de los proyectos, entender cuáles están alineados con la perspectiva de la empresa y cuáles deberían adecuarse.  

• Priorización de los proyectos. No todos los proyectos tienen el mismo grado de importancia ni tendrán el mismo impacto para la organización. Saber jerarquizarlos según su relevancia ayudará a tomar decisiones asertivas respecto a diferentes cuestiones, como por ejemplo cuáles proyectos precisan atención prioritaria o cuáles requieren recibir mayor cantidad de recursos.

• Optimización inteligente de los recursos. Asignar todos los recursos de manera eficiente e inteligente es indispensable cuando se llevan adelante varios proyectos en simultáneo. Quizás muchos proyectos requieran del uso de un mismo recurso, por lo cual estudiar y entender cómo y cuánto asignar de cada uno según las necesidades particulares de cada desarrollo, será clave para no desperdiciar ni tampoco generar faltantes para ningún proyecto.

• Controles y monitoreos regulares. Otra práctica importante en la gestión de cartera de proyectos es establecer instancias periódicas de revisión de los avances de cada proyecto. Esto es necesario para controlar que todo se esté ejecutando de la manera esperada, que los recursos asignados son los óptimos y que se está avanzando según el tiempo estipulado, entre otros aspectos más. A su vez, los controles también sirven para identificar errores o problemas que puedan haber surgido y permitirá corregirlos a tiempo. 

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La importancia de saber priorizar para terminar a tiempo y obtener buenos resultados

A la hora de gestionar una cartera de proyectos, muchas cuestiones se ponen en juego, pero sin dudas, finalizar cada proyecto en el tiempo estipulado y hacerlo con buenos resultados, son dos pilares claves. En este sentido, es esencial saber priorizar los proyectos, según su relevancia y urgencia para la organización.  

Para poder lograr esto, es necesario llevar adelante una gestión efectiva de la cartera, que tenga un proceso minucioso de planificación previa, en la cual se contemplen tanto factores externos como internos que puedan afectar a cada proyecto en particular, y, por tanto, al rendimiento general de la organización. 

El o los líderes que lleven adelante la gestión de la cartera de proyectos son quienes deben tener en claro toda esa información, para tomar las mejores decisiones respecto a la jerarquización de los proyectos y de cada tarea y actividad implicada. El foco siempre debe estar puesto en los objetivos estratégicos y comerciales de la empresa.  

Saber priorizar, entonces, ayudará a evaluar y clasificar los proyectos, y también a organizar la asignación de los recursos disponibles. A su vez, también va a resultar útil para trabajar de manera organizada, minimizando al máximo la posibilidad de errores o imprevistos. 

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Conclusiones

Desarrollar buenas prácticas para gestionar correctamente una cartera de proyectos es una decisión que realmente puede marcar la diferencia en una empresa. Si la gestión de proyectos simultáneos es eficiente, eso se refleja en los resultados obtenidos y los objetivos cumplidos. 

Además, tener incorporadas esas buenas prácticas mencionadas, ayudará a que todos los proyectos que se ejecuten estén alineados con los objetivos estratégicos de la organización, lo cual contribuye a su posicionamiento y sostenibilidad en el largo plazo. 

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¡Queremos conocer tu caso!, cuéntanos cómo llevas adelante la gestión de proyectos simultáneos y si utilizas una cartera de proyectos para abordarlos.