Facturación y pagos: cómo evitar atrasos

Todos los días, escuchamos a los dueños de negocios que tienen que lidiar con plazos de facturación y pagos largos y atrasados. Los períodos de incertidumbre del mercado a menudo desencadenan un impulso de las grandes empresas para alargar los plazos de pago. Todo el mundo quiere conservar el efectivo por más tiempo y que le paguen más rápido.

Pero las deudas de los clientes no solo perjudica la rentabilidad de tu empresa, sino la rentabilidad de tus propios colaboradores, porque si no te pagan o se extienden en innumerables cuotas los principales perjudicados son los salarios del personal, los cuales, o se pagan utilizando otros fondos de inversión o también se atrasan y no se pagan, produciendo una suerte de bucle indefinido que solo se corta cuando los clientes se ponen al día con la facturación y pagos.

Para evitar que estos efectos indeseables le ocurran a tu empresa y que tus colaboradores comiencen a especular con la postergación indefinida de sus salarios, debes fortalecer la relación con tus clientes, de modo tal que generes la confianza necesaria para establecer acuerdos comerciales que beneficie a ambas partes.

Pero supongamos que tienes una buena relación de confianza con tus clientes y has logrado que te paguen en término. Aún queda el tema de la facturación y pagos a tus colaboradores y proveedores. No dejes que se atrasen tus clientes pero no te permitas atrasarte tú. Por eso, reordena tus procesos de facturación y pagos implementando alguna herramienta digital de gestión administrativa, que agilicen los tiempos optimizando esa tarea. 

A continuación, te presentamos 5 consejos principales para ayudarte a lidiar con los pagos atrasados, ya sea de tus clientes o tu empresa a los colaboradores o proveedores.

1 . Conoce a tus clientes y colaboradores.

Puede ser un cliché, pero vale la pena tener una buena relación con tu cliente o un representante de esa empresa. De esa manera, será más fácil resolver los términos de pago y perseguir cualquier pago vencido. 

Solo asegúrate siempre de no permitir que la frustración por un pago atrasado afecte estas relaciones. Los propietarios de pequeñas empresas no pueden arriesgarse a ofender a su cliente más grande e importante llamando y hablando con la persona al otro lado del teléfono.

2 . Acuerda las condiciones de pago por adelantado para que pueda controlar su gestión de flujo de caja en la fuente. 

Al acordar los términos de pago de la factura por adelantado, puedes adelantarte a las fluctuaciones del flujo de caja y decidir algo que se adapte a tu plan de crecimiento empresarial. En consecuencia, estarás mejor preparado. Por supuesto, algunos clientes de primera línea insistirán en términos de pago extremadamente largos que son estándar en toda la empresa.

Si entablar una relación con plazos de pago excepcionalmente largos, por ejemplo, 90 días no es inusual en los supermercados o minoristas, una táctica común para mejorar el flujo de caja es iniciar una relación con un descuento en la factura.

Instalar o negociar un descuento en el precio a cambio de condiciones de pago más rápidas. De esta manera, intercambia parte de tu margen de beneficio por un pago rápido y confiable, pero ten cuidado de evaluar las diferentes opciones.

Muchos clientes importantes solicitarán reembolsos por el pago anticipado de las facturas; si son del 5% o más, deberás compararlo con el costo de la financiación mensual, ya que esta podría ser una alternativa más económica.

3 . Facturación correcta y puntual incorporando una herramienta digital.

Todo lo que ralentice el proceso de pago o lo distraiga podría generar problemas graves. La organización es primordial, al igual que poner las condiciones de pago correctas en las facturas.

Cuanto más rápido el departamento de facturación genere facturas y las envíe al cliente después de que se entregue un producto o servicio, antes se recibirá el pago. Por más obvio que esto sea, demasiadas empresas realizarán este trabajo en lotes y puede llevarles una semana o más facturar a sus clientes. Las herramientas de facturación y pago electrónicas pueden acelerar aún más el proceso de pago.

Los errores de facturación contribuyen con frecuencia a largos ciclos de pago. Es posible que los precios cotizados no coincidan con los datos maestros y que las facturas no incluyan el número de orden de compra más importante, lo que da lugar a una factura invalidada que el cliente podría impugnar. 

El análisis de tales errores puede descubrir las fallas que los generan. La simplificación de los términos de pago y el control de otras fuentes de complejidad pueden limitar las oportunidades de error.

4 . Persiguiendo el pago inmediatamente cuando se atrasa.

Obviamente, debes recibir un pago por el servicio / producto que has proporcionado, así que asegúrate de responder de manera rápida y eficiente si un pago se atrasa. Recuerda, los intentos de cobranza y ejecución con mano dura (especialmente por parte de terceros) a menudo pueden ser contraproducentes en tu relación con el cliente, así que procura ser considerado con tus términos de pago atrasado.

Para las pequeñas empresas que tienen una relación con grandes corporaciones, este tipo de negociación puede resultar muy delicado. A menudo, el pago atrasado de las facturas se debe a un error en algún departamento laberíntico al que su contacto habitual no tiene acceso dentro de una enorme organización matricial. 

Con frecuencia, tendrás que lidiar con el departamento de adquisiciones o compras y tendrás una relación menos directa con el departamento de cuentas por pagar. Intenta resolver las cosas a través de tu contacto habitual, en lugar de exagerar, y anímalos a hablar con el personal relevante en pagos.

Uno de los peores pasos que puede tomar una pequeña empresa en esta situación es intentar una acción de cumplimiento cuando persigue pagos; por ejemplo, tratando de cobrar intereses legales sobre una factura vencida. Eso a menudo puede poner al departamento de finanzas en tu contra y pueden cambiar a otro proveedor en lugar de lidiar con la molestia.

5 . Si trabajas con portales de proveedores, asegúrate de saber cómo funcionan.

Una tendencia reciente para las grandes corporaciones es implementar portales de proveedores en línea donde los proveedores pueden iniciar sesión, enviar sus facturas y verificar el estado de los próximos pagos. Es muy importante que los proveedores sepan cómo funciona este sistema y comprendan el proceso correcto para aceptar órdenes de compra, emitir facturas e ingresar los detalles correctos de la cuenta bancaria de pago.

Suele suceder que estos portales están diseñados para eliminar la interacción humana y los servicios de asistencia pueden ser difíciles de alcanzar (y a menudo se encuentran en el extranjero). Por lo tanto, es importante que te tomes el tiempo al principio para comprender el protocolo, evitando retrasos cuando realmente dependas de recibir el efectivo para pagar tus propias facturas. 

En resumen, para ayudarte a lidiar con la facturación y pagos atrasados, desarrolla una buena relación con tu cliente, preferiblemente con una persona en particular, y acuerda las condiciones de pago por adelantado para que puedas administrar mejor tu flujo de efectivo. 

En consecuencia, al obtener el capital financiero que necesitas podrás pagar en término a tus colaboradores y ahorrarte muchos malestares. Es más, si automatizas este proceso de facturación y pagos, también te ahorras tiempo de trabajo manual innecesario.

Por supuesto, como la mayoría de los consejos, es fácil de ofrecer y, a veces, difícil de seguir. Todas las empresas pueden beneficiarse de estar un poco mejor organizadas, un poco mejor administradas o tener una mejor relación con los clientes y colaboradores.