¿Cuándo lo hago? El dilema de no contar con una planificación

Tanto en el mundo empresarial existen tres tipos de personas, las que planifican hasta el último detalle, las que planifican a medias y las que no planifican y prefieren “improvisar” o dejar que todo fluya según la necesidad del momento. Si bien cada líder de dirección es libre de decidir el tipo de gestión que quiere para dirigir su empresa, debe tener en cuenta que prescindir totalmente de la planificación no solo es arriesgado, sino que es perjudicial para el futuro del negocio. Además, es demasiado estresante para cualquier persona manejar ese nivel de incertidumbre.

Obviamente, con esto no queremos decir que no se genere estrés en mantener una planificación milimétrica que se obsesione con los detalles. Este extremo tampoco es saludable si repercute en la salud mental o emocional. Pero definitivamente no contar con una planificación adecuada puede producir muchísimo más estrés a largo plazo cuando no se materialicen los resultados esperados y el día a día se parezca más a un safari que a una organización.

Ya sea que manejes una empresa grande o una pyme, siempre es recomendable planificar para adquirir visibilidad sobre el camino que va a transitar tu empresa en el lapso de uno a cinco años. En este artículo, te contamos cuáles son los problemas típicos de no contar con una planificación estratégica en tu organización. 

Principales problemas de no contar con una planificación

La falta de planificación perjudica directamente a la motivación y a la dirección de los colaboradores porque los desvía de su norte. Si bien son los objetivos lo que terminan brindando el propósito a la empresa. Por ejemplo, el por qué se hacen las cosas es un objetivo, también cantidad de leads, la tasa de cierres de ventas, la cantidad de proyectos finalizados, etc. 

Estos son objetivos que te permiten establecer una ruta para tu curso de acciones, pero los objetivos además necesitan planificación porque sin un plan de acciones es difícil poder cumplir con esos objetivos. De lo contrario, puedes llegar a tener los problemas que enumeramos a continuación.

1. Poca previsibilidad para el logro de los objetivos.

Cuando no planificas, no puedes anticiparte a los eventos que podrían ocurrir durante el proceso ni asegurar que los objetivos van a cumplirse en el plazo previsto y bajo las condiciones ideales en que esperas. La falta de planificación aumenta el riesgo de incertidumbre y de baja previsibilidad, al no bajar a tierra todas las acciones a realizarse en un periodo de tiempo estipulado y cómo deberían ejecutarse para aprovechar al máximo los recursos disponibles. 

Por ejemplo, si no hay planificación de contenidos para marketing, los redactores no sabrían de qué escribir o sus procesos tendrían un alto grado de improvisación. Planificar a largo plazo permitirá tener un mapa o guía de lo que debe hacerse para seguir en esa línea y poder consultar el plan cada vez que sea necesario compararlo con los avances e identificar problemas o puntos de mejora.

2. Desconocimiento de las actividades del día a día.

En sintonía con el punto anterior, la ausencia de planificación incrementa el desconocimiento de la carga de trabajo real, por lo que es posible que los colaboradores no cumplan con los objetivos asignados por ignorar todas las tareas que les fueron asignadas. Estas deben quedar sentadas en algún documento, mínimo, para que el personal las recuerde. Pero lo ideal es que cada colaborador tenga un tablero con toda la información centralizada de sus actividades y pueda ver el progreso de sus tareas completadas con sus respectivos vencimientos.

3. Riesgos de absentismo de colaboradores.

La falta de planificación genera desmotivación en los colaboradores ante la poca claridad de trabajo diario, lo que puede suscitar mayor ausentismo y una reducción del compromiso con la empresa. Aunque exista el trabajo remoto, sin una correcta planificación será muy complicado gestionar equipos remotos, ya que si tienen dificultades en la oficina para conocer su carga de trabajo y responsabilidades, a la distancia la incertidumbre y falta de coordinación será peor.

4. Falta de liderazgo.

Si no hay planificación o se realiza de manera incorrecta, perderás liderazgo frente a los miembros de tu equipo. Esto puede ocasionar fricciones y una pérdida progresiva de confianza entre las dos partes, porque sin planificación es imposible delegar y si hay mucha carga de trabajo, inevitablemente, será mal distribuida entre las personas, generando que unos hagan más que otros, lo que causará el descontento generalizado y más de un reclamo que podría terminar en renuncia. 

Planificar adecuadamente proporciona seguridad tanto al líder como al equipo, porque les permitirá saber en qué tareas está cada uno y trabajar colaborativamente cuando la ocasión lo amerite.

5. Dificultad para entender por qué no se llega a los resultados.

Una planificación deficiente muy probablemente va a generar que no se lleguen a los resultados esperados y que todas las tareas comiencen a atrasarse sin que se pueda detener la bola de nieve de postergaciones indefinidas. Aunque los retrasos sean perceptibles, si no te detienes con tu equipo a planificar la agenda de actividades con sus respectivas fechas de entrega y recordatorios desde el principio, las tareas seguirán finalizando a destiempo. 

No significa que tras la planificación deje de haber retrasos, pero serán más previsibles en función de los eventos que vayan surgiendo en el día a día, y al poder identificarlos y conocer su grado de recurrencia, se pueden tomar acciones implementando herramientas de automatización o ejecutando un proyecto de mejora de procesos.  

En definitiva, no contar con una planificación efectiva va a generar falta de previsibilidad en el logro de tus objetivos, una escasa visibilidad de la carga de trabajo diario, riesgos de ausentismo y desmotivación de los colaboradores, falta de liderazgo y finalmente dificultad para entender por qué no se llegan a los resultados. Estos son algunos de los problemas que provoca la falta de planificación, pero se pueden cortar de raíz cuando comienzas a poner en práctica mecanismos de planificación, que encontrarás los mejores tips en otros artículos de nuestra sección Business Insights.