¿Qué es un dashboard?

Un dashboard (o cuadro de mando) es una herramienta que permite visualizar y analizar información de forma gráfica, pudiendo obtener una visión general de los indicadores clave de desempeño (KPI), ciertas métricas y datos que permitan hacer un seguimiento propio de una tarea, campaña o departamento empresarial.

La función principal de un dashboard consiste en poder organizar la información recopilada en un mismo lugar, lo que sirve para hacer que los datos sean accesibles de un vistazo. También permite la toma rápida de decisiones y poder medir el rendimiento, en especial de las áreas de marketing y ventas.  Además, es una herramienta que colabora en la alineación de los objetivos de los distintos departamentos de trabajo.

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Tipos de dashboard

Elaborar un dashboard es útil para empresas que necesitan precisión y agilidad en sus procesos, también en áreas de comunicación y marketing. Hay distintos tipos de dashboard, según su uso: para monitoreo de redes sociales, ejecutivos y CEO’s, inventarios, operaciones, recursos humanos y Business Intelligence, entre otros.

Pueden clasificarse en los siguientes tipos:

• Operacionales: Los dashboard de este tipo sirven para monitorear las métricas necesarias de los mandos operativos, y de esta forma optimizar las actividades y hacerlas más eficientes y rápidas, aumentando la productividad.
• Financieros: Son aquellos dashboard que incluyen información importante sobre el sector financiero de la empresa, brindando información útil al jefe del departamento y si equipo. 
• Tácticos: Este tipo de dashboard es el utilizado por el equipo de gestión o mandos medios, siendo sus datos controlados exclusivamente por los cargos gerenciales, ayudando a la toma de decisiones.
• Estratégicos: Este dahbord es utilizado por la dirección de la empresa, ya que ayuda a tomar decisiones y establecer metas a largo plazo. De todas formas, su información debe estar disponible para todos los empleados, ya que facilita el compromiso del equipo, mostrando todos los datos en conjunto.

¿Para qué sirve un dashboard?

Algunas de sus funcionalidades son:

• Información organizada: Al usar un dashboard, la información es actualizada de forma tal que permite identificar riesgos con anticipación para y poder reducirlos. Esto mejora el rendimiento ya que se mantienen los datos centralizados lo que permite una mejor gestión.

• Análisis de datos: Un dashboard permite obtener información determinada de forma visual, pudiendo elaborar tablas y gráficos. Los datos son accesibles y de fácil compresión. Además, éstos pueden estar sincronizados automáticamente en la nube, pudiendo  crear diferentes usuarios para que todo el equipo comparta la misma información.

• Mayor precisión: El uso de un dashboard permite que el equipo se apoye en datos precisos, lo que repercute en una mejor ejecución de las acciones.

• Seguimiento en tiempo real: El dashboard brinda acceso a toda la información en tiempo real, con sus respectivos indicadores de cada campaña y el ROI, permitiendo identificar rápidamente las fallas que puedan surgir.

• Permite medir múltiples KPIs y métricas al mismo tiempo: Elaborar un dashboard es de gran utilidad cuando se trata de comparar métricas y datos cuantitativos, lo cual es de gran ayuda para poder procesar los datos estadísticos de redes sociales, por ejemplo. Se comparan las distintas fuentes y se analiza su evolución.
• Ahorra tiempos: La elaboración de un dashboard ayuda a agilizar las tareas, ya que en lugar de  recopilar datos dispersos en diferentes fuentes y crear gráficos por separado, con una simple configuración se ahorra el tiempo y genera el informe de manera automática.

Elementos presentes en un dashboard

• KPI’s necesarios: Es importante respetar el número de 7 a 10 KPIs que más influyen y que más sirven para alcanzar los objetivos propuestos.
• Información y análisis de los KPI: El dashboard debe acompañarse de un análisis, recomendaciones e impacto de las variables. No se describe, pero sí se puede explicar el origen de un problema o su causa, para poder saber qué hacer con ese dato y qué impacto tendrá.
• Contexto y segmentación: En correlación con lo anterior, los KPIs presentados deben otorgar relevancia y desprenderse de acciones reales.
• Visualización: De nada sirve la elaboración de un dashboard si no se puede interpretar fácilmente la información, ya que una de sus características es la brevedad y su representación gráfica y visual.
• Tamaño: Suelen ocupar solo una hoja, de lo contrario sería un reporte.

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Algunos inconvenientes

Si bien los dashboard son una herramienta de gran utilidad, éstos pueden fallar por tener algunos errores en su confección. Por ejemplo, un elemento determinante es qué información se incluye (o no) en el tablero, como así también la organización del mismo. Otro factor que puede transformarse en inconveniente es la forma de navegar en el tablero y cómo se actualizan los datos en éste.

En otras ocasiones, el error recae en que los tipos de gráficos seleccionados no son los adecuados para mostrar ese tipo datos, o la forma en la que se muestra la información contextual.

Por otro lado, otro error típico es crear un único tablero cuando para cada problemática o cada área debería crearse un tablero diferente, o crear un diseño que entorpezca la búsqueda de información de forma rápida.

Cuando en los diagramas se utilizan mal los colores, también puede ser un distractor a la hora de brindar la información: el dashboard siempre tiene que facilitar la visualización y ser representativo y entendible.

Conclusión

Desarrollar un dashboard es útil y eficiente, ya sea para hacer seguimiento de un área o de una tarea en particular y de ésta forma evaluar su desempeño y si va en consonancia con los objetivos planteados.

Sin embargo, para que sirva realmente a su propósito, debe ser confeccionado estratégicamente respondiendo a los intereses de su uso, seleccionando los KPI que realmente son necesarios, además de hacer los gráficos pertinentes. La brevedad es uno de sus principales características, por lo que debe dar la información precisa de forma contundente y clara.