Análisis de proveedores: Cómo llevarlo a cabo

En el área de compras, el análisis de proveedores resulta muy útil para determinar las condiciones y relaciones comerciales que se establecen con los proveedores que una empresa elige para abastecerse de productos o insumos que luego va a comercializar a los consumidores. 

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Entender estas relaciones no solo permitirá seleccionar a los mejores proveedores sino que abrirá las puertas de vínculos más duraderos entre empresa y proveedores que en un futuro los convierta en socios estratégicos, lo cual permite desarrollar más eficientemente los procesos de producción. Asimismo, ayudan al alcance de los objetivos y a satisfacer las necesidades de los clientes. 

En este sentido, la propuesta para este artículo es explicarte en qué consiste el análisis de proveedores, cómo realizarlo, factores a tener en cuenta y los posibles errores comunes que se pueden llegar a presentar.

¿Qué son los proveedores?

Los proveedores pueden comprenderse como personas que abastecen de recursos a las empresas para llevar a cabo el proceso productivo. Estos recursos pueden ser bienes o servicios, los cuales a la vez serán transformados en productos comercializables. Desde esta perspectiva, elegir un buen proveedor va a afectar la productividad, la calidad y la competitividad de una empresa.

Importancia del análisis de proveedores

El análisis de proveedores es una buena herramienta que permite hacer una investigación del tipo de proveedores que mejor se adapten a los requerimientos de tu empresa, ya que la cadena de suministro se inicia con un buen proveedor, de ahí que sea fundamental elegir el adecuado.

Ninguna empresa sobrevive sin los insumos que ofrecen los proveedores, por eso es tan importante hacer un análisis de las alternativas que se presentan en el mercado en relación con esta categoría de servicio. Además, la selección de un proveedor permite cumplir más acertadamente con las necesidades y requerimientos de una empresa. 

Una ventaja evidente de contar con proveedores es que estos influyen en los costos y la calidad de los productos que desarrolla una empresa, pero hay que ser cuidadosos con encasillar a todas las empresas en el mismo criterio de selección, ya que cada empresa debe realizar un análisis de proveedores por razones diferentes.

Un ejemplo podría ser una empresa que recién se inicia en operaciones y aún no tiene proveedores. Otro caso muy diferente es que otra empresa ya tenga proveedores pero desea efectuar el análisis de proveedores con la única finalidad de reemplazarlos porque los anteriores no estaban brindando un servicio acorde a las expectativas de la empresa.

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Cualidades que debería tener un buen proveedor

Entre las cualidades o características que debería tener un proveedor promedio, podemos diferenciar las siguientes.

1. Tener capacidad para brindar suministro.

Todo proveedor debe ser capaz de ofrecer el suministro adecuado de los recursos que solicita tu empresa en el momento preciso. Tales recursos pueden tratarse de insumos, materias primas, repuestos, servicios etc. 

2. Satisfacer los requerimientos de la empresa.

Un proveedor ideal debe poder responder y satisfacer las necesidades de la empresa entregando los recursos en los plazos acordados, como así también deberá cumplir con las especificaciones técnicas en relación con el pedido, según las disposiciones establecidas por la compañía.

3. Cumplimiento de la entrega.

Asimismo, el proveedor incorporado debe cumplir con la entrega en términos de calidad y tiempo para garantizar que la producción se inicie y finalice en los plazos estipulados, a fin de que el producto final sea distribuido a los clientes sin demora ni fallas de fábrica.

4. Atención pertinente.

El proveedor deberá respetar las condiciones, los acuerdos y las demandas de una empresa determinada, teniendo en cuenta la forma de operar de todos sus colaboradores y proveedores anteriores con los que ya la empresa haya trabajado de manera eficiente.

5. Gestión efectiva.

Por último, un proveedor deberá gestionar correctamente todos los procesos. Hacer esto permite que la entrega de productos sea de calidad y a tiempo, porque estarán promoviendo personas que consigan trabajar más productivamente enfocadas en las necesidades de las empresas.

¿Cómo realizar un análisis de proveedores?

El análisis de proveedores integra dos etapas importantes, que a continuación explicamos. 

1. Etapa: análisis interno.

El primer paso a considerar es el ciclo de vida del producto o proyecto. Es importante plantear en las fases iniciales de la planificación ciertas cuestiones relevantes relacionadas con la orientación que queremos asignarle a nuestros recursos y esfuerzos enfocados en los productos o servicios.

De esta forma, no solo se busca gestionar los proveedores de manera efectiva sino de forma eficiente, o lo que es lo mismo, lograr mejores resultados con menos recursos invertidos. Ahora bien, con respecto a los proveedores a prospectar se debe efectuar un análisis interno sobre las necesidades y expectativas que tiene tu empresa, y a partir de allí establecer los criterios de selección adecuada.

Para el proceso de selección, conviene preguntarse en primera instancia: qué necesitamos de los proveedores, por qué lo necesitamos, cuánto hay que invertir para obtenerlos, cuándo debemos adquirirlos, entre otras cuestiones que pueden ayudar a la mejor elección.

Pero antes de decidir la selección final de proveedores, hay que tener en cuenta el análisis de riesgo, ya sea a nivel presupuestario o estructural, que puede significar para una empresa introducir proveedores para abastecer de insumos que se transformarán en productos. 

Luego de realizar este paso, y una vez que contamos con la información necesaria sobre los candidatos a proveedores para admitir en la cadena de suministro, es primordial diferenciar los criterios sobre los cuales se va a manejar la búsqueda que selecciona al nuevo proveedor. Es decir, fundamentar las elecciones de por qué elegimos lo que elegimos y qué aportaciones de valor puede ofrecer.

2. Etapa: onboarding.

En la segunda etapa de análisis de proveedores, ya tenemos establecido un perfil para la selección del candidato que reúne las características que necesitamos y que va a promover una retroalimentación beneficiosa.

El paso siguiente es la elección reflexiva del mejor candidato, y a partir de ahí se da inicio al proceso de onboarding o incorporación del nuevo proveedor a tu empresa, que implica obedecer a ciertos parámetros para lograr un positivo comienzo de las relaciones comerciales con el nuevo proveedor. 

Acto seguido, se deberá definir un canal de comunicación adecuado para obtener una interacción más fluida, y además, acordar con el flamante proveedor las obligaciones y deberes que cumplirá según el rol y contrato establecido previamente.

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En conclusión, el análisis de proveedores te ayudará en el proceso de selección de los proveedores que elijas para adquirir los insumos que necesita tu empresa para producir bienes o servicios. La investigación previa te permitirá obtener mejores herramientas para delimitar los candidatos que mejor se adapten al perfil que buscas. 

Con el tiempo, la experiencia adquirida con el o los nuevos proveedores puede abrir la puerta hacia relaciones más duraderas y estrechas, en donde estos no solo te provean los insumos necesarios para mantener activo el proceso de producción sino también que se conviertan en socios o aliados estratégicos, los cuales van a aunar esfuerzos con tu empresa esta vez para alcanzar objetivos en común.