Cómo realizar una auditoría financiera completa y optimizar el gasto

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La mayoría de la gente piensa en las auditorías financieras como investigaciones realizadas por un contador público certificado (CPA). Esa es una definición, y es posible que necesites que si tu empresa necesita un préstamo, te estés preparando para salir a bolsa o la empresa pronto alcanzará otro hito que requiere transparencia financiera. 

Sin embargo, una auditoría financiera completa también puede ser algo que se haga de forma independiente. En ese sentido, es un ejercicio para observar de cerca tu estado financiero. A partir de ahí, buscarás problemas y verás qué va bien. 

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Además de revelar fondos malgastados, la auditoría podría mostrar cómo se puede ahorrar dinero y evitar que la empresa se introduzca en una situación financiera inestable e insostenible. Por lo tanto, debes pensar en ello como un tiempo bien invertido. 

Numerosas situaciones pueden hacer que sea apropiado realizar una auditoría financiera completa a tu empresa. Estas incluyen:

  • Mostrar a los inversores o financiadores el resultado asociado con un préstamo.
  • Determinar las razones de un reciente aumento o disminución de la rentabilidad.
  • Evaluar si tu empresa está financieramente lista para expandirse
  • Cumplir con los requisitos de un prestamista para obtener o renovar un préstamo
  • Incrementar la confianza de las partes interesadas en la empresa

A continuación, se incluyen algunas sugerencias prácticas para realizar una auditoría financiera completa que proporciona información valiosa sobre tu negocio. 

1. Elige un período comercial lento.

Una autoauditoría financiera completa requiere dedicar suficiente tiempo para realizarla correctamente. Es por eso que es mejor que su cheque ocurra durante un tiempo relativamente lento para tu empresa. No programes que suceda una semana después de adquirir un cliente nuevo que te necesite o durante lo que suele ser la temporada o el mes más activo para el negocio. 

En su lugar, considera cuándo es más probable que tengas tiempo suficiente para pasar por cada parte de la auditoría y registrar sus hallazgos. De lo contrario, podrías apresurarte y pasar por alto detalles cruciales. Si eso sucede, frustra el propósito de ejecutar una auditoría en absoluto. 

2. Busca cambios en los gastos.

Es natural que una empresa gaste diferentes cantidades de un año a otro. Por ejemplo, tal vez necesitaste computadoras nuevas para todo el personal el año pasado o invertiste en una impresora 3D de primera línea. Sin embargo, la situación se vuelve más preocupante cuando observas un aumento importante en los gastos y no puedes identificar la causa de inmediato. 

Quizás tuviste $8,000 más en gastos promedio el año pasado, a pesar de registrar cifras relativamente consistentes hasta ese momento. Si es así, examina los costos de tu negocio línea por línea e intenta identificar transacciones nuevas o inusuales. Una mirada más cercana puede mostrar evidencia de fondos malgastados. También podría simplemente ayudarte a recordar un gasto que previamente habías olvidado. 

3. Determinar formas eficaces de reducir los gastos operativos.

Los gastos operativos se relacionan con los requisitos diarios del funcionamiento de tu empresa. Pueden incluir pagos de arrendamiento, facturas de servicios públicos, suministros de oficina y salarios de los colaboradores. 

Mira cada costo y averigua si se pueden reducir. ¿Podrías comprar productos a granel para obtener ahorros significativos? Revisa las relaciones con tus proveedores y ve si vale la pena buscar alternativas de menor costo. 

También es inteligente confirmar el porcentaje de gastos asociados con averías inesperadas. ¿Falló una pieza crucial del equipo y provocó un exceso de presupuesto sustancial debido a las tarifas de llamadas de emergencia y las piezas de repuesto? 

A menudo encontrarás que seguir los programas de mantenimiento preventivo o predictivo ahorra dinero al reducir drásticamente el tiempo de inactividad inesperado y los costos que ocasiona. Intenta conectar todos los gastos operativos con las posibles ganancias para tu empresa. Si no puedes, quizás algunos costos no sean tan necesarios como parecían. 

4. Verifica si hay evidencia de cargos recurrentes 

Muchas empresas intentan que los clientes se registren por cargos mensuales que continúan a menos que los usuarios cancelen. Eso suena conveniente al principio porque no tiene que preocuparse por olvidarse de pagar una factura a tiempo y de repente encontrar su negocio sin una suscripción o servicio esencial. Sin embargo, también podría significar que estás pagando por algo que la empresa ya no necesita. 

Si encuentras tales casos, revisa los contratos y asegúrate de que no tengan plazos mínimos. Por ejemplo, tal vez te inscribiste en un contrato de dos años hace 18 meses. Si es así, debes seguir pagando las tarifas hasta que expire el contrato.

 Detener tus pagos antes de tiempo podría dañar tu crédito o dar lugar a acciones legales en tu contra. De lo contrario, observa todos los cargos recurrentes para asegurarte de que sean por cosas que tu empresa realmente requiere. 

Cuando no tengas un contrato y una empresa no deje de facturar, envía una solicitud formal al proveedor y pide una respuesta por escrito. Si eso no funciona, comunícate con el emisor de tu tarjeta para abrir una disputa. Proporciona documentación de respaldo para demostrar que aún no tienes un contrato y que te comunicaste con el proveedor. 

5. Examina tu tarjeta de crédito comercial y tus transacciones. 

También es una buena idea revisar las transacciones de tu tarjeta de crédito comercial mientras realizas una auditoría financiera. ¿Tienes políticas claras sobre lo que constituye un gasto legítimo de la empresa? ¿Existen procesos para que los colaboradores presenten recibos cuando compran algo con una tarjeta de empresa? Si los trabajadores comprenden los usos aprobados, puedes hablar con ellos sobre cualquier gasto extraño para obtener más información. 

También echa un vistazo al informe de crédito de tu tarjeta de presentación. Luego, puedes buscar errores o eventos inesperados asociados con el informe que podrían dañar tu crédito. Por ejemplo, puedes descubrir actividad fraudulenta debido al robo de identidad o descubrir que enviaste por correo pagos que el proveedor nunca recibió o registró. 

6. Asegúrate de que tus gastos y fondos entrantes estén categorizados correctamente

Quizás tu empresa utilice software de contabilidad que te ayude a clasificar tus ingresos y gastos. Si tienes una empresa de diseño web y redacción de textos publicitarios, la categorización podría ayudarte a determinar en qué medida cada servicio prestado genera rentabilidad.  

El software adecuado también puede dividir tus gastos generales en categorías. Si ves que los costos específicos ocupan un porcentaje anormalmente alto del presupuesto, es hora de mirar más de cerca. 

Alternativamente, puedes descubrir que una rama de tu negocio no genera suficientes ganancias para justificar lo que gastas en ella. Si es así, la solución más eficaz puede ser cerrar ese segmento o reducir los recursos asignados a él. 

Sin embargo, el software no es una solución a prueba de errores, ya sea que incluya una categorización automatizada o requiera la entrada de datos manuales. Los errores ocurren y podrían sesgar tus datos financieros. 

7. Enumera los cambios en la empresa que causaron diferencias financieras.

Otro paso útil es documentar todos los cambios que ocurrieron durante el período auditado. Por ejemplo, ¿la organización inició o descontinuó programas? ¿Has contratado a un número considerable de miembros del equipo? Tal vez tu empresa dejó de producir ciertos productos y aún no has llenado esos vacíos con nuevos productos. 

Recordar esos cambios y enumerarlos te ayudará a tener una auditoría más exitosa al minimizar las sorpresas y la confusión. Referirse a esa información también hará que sea más fácil ver los impactos de lo que es diferente. 

Por ejemplo, si contrataste a 20 nuevos colaboradores durante el último año, ¿hay un aumento notable en las ganancias dentro de los departamentos donde trabajan?

Podrías adoptar el mismo enfoque con un equipo costoso que esperas que te brinde un gran crecimiento a tu negocio. Quizás lo hayas usado durante un año y medio. Si es así, intenta conectar las ganancias y ve si lo que gastaste finalmente valió la pena por ayudar a tu empresa a tener éxito. 

8. Verificar que los préstamos se hayan utilizado para los artículos aprobados. 

Tal vez tu empresa haya recibido préstamos de ayuda federales COVID-19. Esta asistencia financiera venía acompañada de estipulaciones sobre cómo gastar el dinero. Por ejemplo, podrías destinarlo a gastos de nómina, pero es posible que te auditen para ver si utilizaste el préstamo para ese propósito. En ese caso, un representante comercial tendría que presentar un informe que demuestre que la empresa utilizó el dinero de manera adecuada. 

Incluso si tu empresa no obtiene una auditoría oficial para verificar el uso del préstamo, sus controles financieros internos deben confirmar que no hay recursos malgastados. Si encuentras estos casos, obtén asesoramiento profesional sobre las mejores formas de tratarlos y evitar ramificaciones. 

9. Investigar formas de ahorrar en costos de flete

Tal vez tu empresa haya aumentado recientemente su dependencia de los proveedores de envío. Haz un desglose completo de cuántos artículos envía por correo en promedio por mes y cuánto se gasta para hacerlo. Luego, determina si lo que pagas todavía representa una tarifa razonable a pesar del aumento de la actividad de tu empresa. Puedes encontrar que otras empresas ofrecen precios mucho más bajos. 

Antes de cambiarte a otra empresa, habla con tu proveedor actual. Diles que estás pensando en llevar tu negocio a otra parte y fijate si pueden ofrecer un descuento. 

10. Encuentra las mayores oportunidades para ahorrar

Incluso una empresa bien administrada financieramente probablemente tendrá al menos algunos casos de gasto excesivo que encontrarás durante una auditoría financiera completa. En lugar de sentirte desanimado por ellos, identifica las formas más impactantes de reducir costos sin sacrificar el rendimiento. 

Por ejemplo, podrías mudarte a un espacio de oficina más pequeño y tener más colaboradores trabajando desde casa. También puede tener sentido comprar computadoras reacondicionadas en lugar de nuevas. Hacer esas cosas debería proporcionar más seguridad financiera a largo plazo.

11. Compara los resultados de la auditoría con las previsiones financieras.

Una vez que completes una auditoría, es una buena idea comparar los resultados de esa evaluación con sus pronósticos financieros. Hacer eso puede ayudarte a evitar problemas importantes en el futuro debido a discrepancias de información. 

Si ves casos en los que los pronósticos financieros realizados anteriormente no reflejan los hallazgos de tu auditoría, actualízalos en consecuencia . Ese paso garantiza que tengas la información más precisa y relevante para tomar decisiones financieras en el futuro.

La mayoría de las empresas no experimentan problemas financieros de la noche a la mañana. En cambio, los problemas comienzan gradualmente y, a menudo, aumentan. Tomar la sabia decisión de realizar una auditoría financiera completa te permite detectar posibles problemas y tener tiempo para obtener ayuda de expertos para resolverlos. Además, comprenderás mejor qué actividades conducen al éxito.

Otro paso que vale la pena tomar es comenzar un esfuerzo mensual en el que revise sus pronósticos financieros y registros relevantes. Luego, actualízalos según sea necesario. Ese tipo de plan continuo podría hacer que una auditoría integral sea menos necesaria porque te mantienes al tanto de tu información financiera con más regularidad. 

Además, una verificación mensual te dará la información para realizar cambios rápidos cuando sea necesario. Mantenerse informado sobre la situación financiera de tu empresa mejora la estabilidad y puede ayudar a fomentar el crecimiento.

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