Cómo impulsar la excelencia operativa con la optimización de procesos

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Cuando hablamos de optimización de procesos estamos haciendo referencia a la disciplina de ajustar un proceso para perfeccionar un conjunto específico de parámetros sin quebrantar alguna restricción. Los objetivos más comunes son minimizar el costo y maximizar el rendimiento y / o la eficiencia. Esta es una de las principales herramientas cuantitativas en la toma de decisiones industriales.

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Por otro lado, está la optimización de procesos comerciales que es la práctica de aumentar la eficiencia organizacional al mejorar los procesos. Es parte de la disciplina de la gestión de procesos empresariales (BPM). Recuerda siempre que los procesos optimizados conducen a objetivos comerciales optimizados.

Algunos ejemplos de optimización incluyen:

  • Eliminar redundancias
  • Simplificar de los flujos de trabajo.
  • Mejorar la comunicación
  • Prever cambios

Las recompensas de optimizar los procesos comerciales

Tu organización está en constante competencia y enfrenta amenazas de otras compañías, tecnologías disruptivas y normas cambiantes.

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La optimización de los procesos comerciales ofrece muchos beneficios que pueden ayudar a las empresas a mantenerse a flote en las mareas de cambio, tales como:

  • Cumplimiento del mercado
  • Operaciones simplificadas
  • Riesgos reducidos
  • Recursos bien utilizados
  • Consistencia
  • Calidad asegurada
  • Visibilidad de extremo a extremo

La optimización de procesos comerciales puede ser el secreto para navegar por los mares agitados de la industria.

Pasos para implementar la optimización de procesos de negocio

La planificación es esencial para aprovechar al máximo el esfuerzo de optimización de procesos de tu empresa. Aquí hay una breve guía paso a paso para ayudarte a llevar a cabo un plan de optimización de procesos.

Paso 1: identificar: Elije un proceso problemático que desees optimizar. Define el propósito y las metas.

Paso 2: analizar: ¿El proceso cumple con los objetivos deseados? ¿Hay un exceso de desperdicio que necesitas reducir?

Paso 3: Implementar: Una vez que elimines los elementos innecesarios, automatiza el proceso revisando la nueva forma.

Paso 4: monitorear: Echa un vistazo micro y macro al rendimiento del proceso y ajústalo hasta obtener los resultados deseados.

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Cómo elegir el software de optimización de procesos perfecto

Con la innumerable cantidad de softwares de optimización de procesos que hay disponibles en la actualidad, encontrar uno adecuado para tu empresa puede ser abrumado. Aquí hay algunas capacidades críticas que debes buscar al comprar soluciones de optimización de procesos.

  1. Automatización

Esta característica es bastante obvia. Sin capacidades de automatización, la optimización del proceso sería muy difícil, (si no imposible). Las opciones de software que consideres deben tener diseños de flujo de trabajo visual y creadores de formularios. También deben presentar notificaciones personalizables para permitir un proceso completamente libre.

Teniendo en cuenta las crecientes complejidades de los negocios, es una buena idea invertir en software que pueda ayudarte a optimizar el trabajo estructurado y no estructurado. Los procesos, proyectos y casos requieren una racionalización para cumplir con los objetivos comerciales.

  1. Gestión de datos y documentos.

La mala gestión de datos y documentos son factores que contribuyen a un proceso caótico. Las buenas aplicaciones de optimización de procesos superan estos obstáculos con el alojamiento basado en la nube, que facilita una base de datos centralizada. También permiten el control de acceso basado en roles para que puedas evitar el acceso no autorizado a datos confidenciales.

  1. Colaboración

Cuando las empresas crecen más allá de cierto tamaño, tienden a caer en patrones de funcionamiento aislados. Esto evita que la organización alcance una productividad óptima. Las soluciones de optimización de procesos permiten una mayor colaboración entre los equipos, lo que resulta en esfuerzos más cohesivos. Esto ayuda a prevenir retrasos, redundancias y malas interpretaciones que conducen a errores.

  1. Analytics

Los procesos no se pueden optimizar sin información respaldada por datos. Las empresas deben poder monitorear sus procesos y medir el rendimiento utilizando KPI relevantes (indicadores clave de rendimiento). Las aplicaciones de gestión de procesos competentes tienen paneles personalizables que permiten a las empresas rastrear procesos en tiempo real. Esto puede ayudar a las organizaciones a resolver rápidamente los cuellos de botella y los posibles errores antes de que causen estragos. Los informes detallados también permiten a los equipos ver dónde los procesos necesitan ajustes y mejoras.

  1. Accesibilidad

El campo de los negocios modernos requiere acceso sobre la marcha. Las aplicaciones de optimización de procesos móviles permiten a las organizaciones estar al tanto de las aprobaciones y aumentar la productividad. Las organizaciones ya no tendrán que esperar hasta que los encargados del proceso puedan acceder al software en sus escritorios para continuar avanzando.

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