Cómo conseguir flujos de información sin interferencias

Los flujos de información o Information Flow son los caminos que utiliza la información para llegar a los usuarios.

En sí se entiende que la información es elaborada para alcanzar a diversos usuarios, por lo que la lleva a un estado de movilidad, dicha circulación es denominada flujo de la información. Desde la programación se diferencian cuatro conceptos que dialogan en este proceso. Estos son:

• los datos (valores iniciales), 
• la información (los datos procesados), 
• el flujo de información (el camino por el cual es dirigida a una persona o sector) y
• los Diagramas de Flujos de Datos (DFD) (la secuenciación que se realiza al aplicar la información).

La comunicación se trata de una acción a partir de la cual un emisor, que genera la información, transfiere al receptor, quien actúa de acuerdo a dicho reportaje. Para que los flujos de información sean eficientes deben establecerse en un código que ambos sujetos manipulen y seleccionar un medio o canal reconocido.

Este proceso comunicacional, en las empresas, es de vital importancia por lo que debe realizarse de manera limpia y consciente para evitar interferencias. Esto se denomina como comunicación organizacional y, al involucrar más factores (actualizaciones, innovaciones, el mercado, entre otros) y varios agentes suele ser más propenso a encontrarse con obstáculos que amenazan con entorpecer el proceso.

La importancia de conocer sus diferencias 

Conociendo estos términos y posibilidades, para evitar interferencias en la comunicación organizacional se debe conocer los diferentes tipos de flujos de información que existen. Esto permitirá poder controlarlos y manejarlos de acuerdo a cuál es el más apropiado para el equipo, empresa, corporación a la que se pertenece. En los negocios y en el marketing todas las decisiones deben ser realizadas a partir de un análisis crítico de la situación, por lo que se deben conocer los factores (internos y externos) antes de fallar en favor de algún tipo o tipos de flujos específicos, ya que en una misma empresa puede existir más de uno. 

Tipos de flujos:

• Flujo ascendente: 

Ocurre cuando la información es transmitida de un subordinado a un superior. 

Suele presentarse a modo de informes que actualizan sobre el avance de los procesos y de las nuevas prioridades.

• Flujo descendente (también conocido como vertical u oficial): 

Sobreviene en una situación a la inversa, es decir, cuando un superior se dirige a un subordinado. 

Suele tratarse de indicaciones, normas, reglamentos, noticias, estado general de la organización.

• Flujo horizontal: 

Acontece cuando se establece un diálogo entre dos agentes de un mismo nivel dentro de la jerarquía institucional a la que pertenecen. 

Suele tratarse de una participación conjunta en un proyecto que afecta a ambas partes y suele reforzar las relaciones laborales de colegas.

• Flujo transversal: 

Se da lugar a este flujo comunicacional cuando la información apunta a los agentes en general, es decir, que se mueve en todas las direcciones. Las compañías que aplican este tipo de canal comunicacional acostumbran a requerir de una participación más activa y colectiva.

Suele ocurrir cuando se trata de organizaciones que utilizan estrategias y softwares más modernos, tales como monday.com, Freshdesk, Trello, Zendesk, entre otras, que permiten el acceso de todas las partes a la información. 

• Flujo circular: 

Se reconoce cuando la información se mueve con más libertad entre los agentes. 

Suele darse en situación de equipos o empresas más pequeñas o nacientes.

Para evitar interferencias, una parte clave en este proceso es saber cuál de estos tipos de flujos de información van a favorecer la comunicación interna en la organización. Esto es importante ya que mientras un flujo pueda optimizar la circulación de la información, otro podría ser contraproducente.

La utilización de softwares como facilitadores

Se debe reconocer que de la teoría a la práctica hay un gran abismo. La aplicación de una estrategia, por más que sea la correcta, podría resultar una complicación; en ese caso, se debería recurrir a un especialista. 

En primera instancia, una forma de resolver estas complicaciones comunicacionales es a través de Softwares as a Service (SaaS), es decir, mediante mesas de ayuda que permiten organizar la información y establecen una única plataforma comunicacional accesible a todos los usuarios. Ejemplos de estas herramientas se encuentran mencionados en el sistema de flujo de información transversal.

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Las soluciones digitales, entonces, y particularmente en el contexto actual, son las recomendadas para evitar las interferencias que podrían surgir, al estar diseñadas para optimizar el trabajo y anticipar problemáticas. La utilización de softwares de gestión de trabajo en la nube permiten desarrollar un modelo de trabajo colaborativo, donde todos pueden conocer en tiempo real el estado de las actividades de sus equipos, los responsables, retrasos, causas de atraso, etc. Esto optimiza las comunicaciones al ser accesible a todos los usuarios sin saturar con información a ningún agente.

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En conclusión, se debe reconocer que el valor de la información compartida se encuentra determinado por la eficacia con la que es compartida. Si en los flujos de información nos encontramos con interferencias, obstáculos o barreras, la transmisión de la información podría llevar a un trabajo desviado y sobre el que se deba volver y rehacer. La claridad del código lingüístico, del canal selecto de comunicación y de la secuenciación esperada en la realización del proceso, son claves en este proceso de transmisión.