¿Cómo aplicar el método de 5S en la oficina?

En la escala del método de 5S, ¿qué tan ordenado y disciplinado eres? ¿Y tu empresa? A veces el buen funcionamiento de una organización no se trata solo de implementar tecnologías y vender más. Es muy importante, pero no es lo único, también es necesario mantener en buen estado la infraestructura física que nuclea las actividades laborales con tus colaboradores. 

<<< ¿Qué es el método de las 5S? >>>

En un artículo anterior explicamos de qué se trata el método de las 5S y de su importancia para ordenar los procesos de toda empresa que busque optimizar el lugar de trabajo para que, teniendo un entorno ordenado, estructurado y limpio se puede desarrollar con mayor efectividad y eficiencia cualquier actividad laboral, desde las físicas a las intelectuales.

Previamente, habíamos dicho que el método de las 5S es una técnica de gestión originaria de Japón, cuyos principios básicos están orientados a mejorar las áreas de trabajo aumentando la productividad, y lo mejor que tiene es que no requiere de una gran inversión

Ahora bien, si hemos entendido cada una de las fases de este método de gestión, te darás cuenta de que puedes aplicar el método de 5S en la oficina de tu empresa y hacerla más eficiente en los detalles más simples.  

1. Seiri - Clasifica los elementos de la oficina por categorías.

En primer lugar y para aplicar el método de 5S en la oficina, debes clasificar los elementos que tienes y dividir los más importantes de aquellos que no lo son. Por ejemplo, procura que solo quede en las mesas de trabajo el material para trabajar como las computadoras, tablets, impresoras, tableros de control, etc. 

El resto de elementos, como tazas de café, vasos, botellas de agua, mates y comida en general puede estar guardado en un armario dispuesto para ese fin hasta su uso específico. Los bolsos y mochilas pueden colgarse en un perchero o guardados en casilleros personales con sus respectivas llaves.

2. Seiton - Ordena los elementos de los escritorios y mesas de trabajo.

Una vez que tienes lo necesario para trabajar en las mesas de oficina, llega el momento de ordenar, que se puede confundir con el paso anterior, pero aquí ya se busca hilar más fino ordenando los elementos que ya quedaron seleccionados en la oficina. En este sentido, asegúrate de que las computadoras estén en su correspondiente lugar, conforme la ubicación en el espacio físico de cada colaborador. 

Sería pertinente que cada ordenador tenga un soporte para facilitar la visión de la pantalla y escritura, ya que hay sillas de oficina que suelen ser más bajas que otras y puede resultar incómodo para la columna vertebral trabajar inclinado sobre la computadora. También presta atención a los cables y tomas de corriente de modo tal que no se sature de voltaje en una misma caja. 

3. Seiso - Limpia el espacio de trabajo compartido.

Ahora que tus oficinas van adquiriendo forma de oficina empresarial, es momento de hacer limpieza. Recuerda que este trabajo debe ser hecho en equipo delegando tareas y responsabilidades, a fin de que no haya recargas injustas de trabajo sobre pocas personas. 

Es importante fomentar un ambiente colaborativo desde las actividades más cotidianas para que las que corresponden a funciones clave para el progreso de la empresa se realicen de manera natural y con un genuino intercambio de ideas.

Por otro lado, también es importante que en tiempos de COVID la limpieza sea una norma estricta en la oficina. Por eso no deben faltar los productos de limpieza que hay en todo hogar: escoba, lampazo, detergente, lavandina, alcohol y alcohol en gel, limpiador de muebles, etc. 

Bajo este concepto, se debe concientizar a todo el personal a mantener limpio el espacio de trabajo cada día y sanitizar las superficies con alcohol mezclado con agua (70%-30%). Y además, a que se laven las manos con frecuencia, sobre todo, antes de ingerir alimentos, y aplicarse alcohol en gel de vez en cuando. 

Si bien es cierto que las empresas tienen su propio personal de limpieza, no está de más que los colaboradores la realicen ellos mismos en el día a día. De esta forma, todos gozarán de un espacio laboral más armónico a los sentidos y libre de riesgos sanitarios.

4. Seiketsu - Chequea que todo esté ordenado, limpio y despejado de elementos innecesarios.

Como en toda obra realizada, llega el momento de la revisión para detectar e identificar posibles desviaciones en los procesos anteriores, como por ejemplo, que una taza haya quedado sucia fuera o dentro de la oficina. En esos casos, el encargado de hacer el control deberá exponer el error ante los demás, resolverlo y establecer reglas muy precisas para que no se vuelva a repetir otra irregularidad semejante.

5. Shitsuke - Mantén el orden y la disciplina.

Si ya pudiste lograr que tu equipo de trabajo dejara la oficina en óptimas condiciones y establecieron un reglamento interno que incluye, tanto normas sanitarias elementales como de sana convivencia, el último paso es justamente mantener el orden y la disciplina para que también la oficina de tu empresa sea, para todos los colaboradores, como un segundo hogar. 

En pocas palabras, para aplicar el método 5S en la oficina, no solo debes conocer los principios teóricos que lo sustentan, sino también la mejor manera de aplicarlos de forma eficiente en tu empresa. Lo que aquí fue apenas un bosquejo de lo que tú y tu equipo pueden lograr en un futuro.